HR naar ITSM
Personio koppelen met BMC Helix ITSM: personen per juridische entiteit en incidenten bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Personio en BMC Helix ITSM wordt elke medewerker uit Personio een persoon in BMC Helix, onder het bedrijf dat hoort bij zijn juridische entiteit en op de site van zijn vestiging, en krijgt de supportgroep een incident zodra een dienstverband start of eindigt. Externe medewerkers uit Personio gaan mee, maar komen bij een eigen supportgroep terecht.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Personio voor HR gebruiken en BMC Helix ITSM voor IT, met entiteiten in meerdere landen, beheren de bedrijfs- en afdelingsstructuur in Helix los van HR. Een collega die in Personio naar een andere entiteit gaat, blijft dan in Helix onder het oude bedrijf staan en zijn verzoeken komen bij de verkeerde supportgroep.
- Personio meldt een nieuwe of gewijzigde persoon of een dienstverband; KoppelHet leest het meest recente dienstverband.
- Ontbreekt het bedrijf, de organisatie of de afdeling in BMC Helix, dan maakt KoppelHet die eerst aan.
- De persoon wordt aangemaakt of bijgewerkt in CTM:People, met de vestiging als site.
- Binnen de onboardingtermijn volgt een incident voor de supportgroep van de entiteit, of voor de groep voor externen.
- Een beëindiging levert een offboardingincident op de laatste werkdag op; na de einddatum wordt het profiel niet-actief.
Waar je op let bij Personio en BMC Helix ITSM
- Personio geeft bij elk dienstverband de juridische entiteit mee, en BMC Helix hangt supportgroepen en rechten aan het bedrijf. KoppelHet maakt van elke entiteit een bedrijf in Helix, zodat een overstap naar een andere entiteit de persoon ook in Helix verhuist.
- Organisatie-eenheden in Personio hebben een type. KoppelHet gebruikt het type om te kiezen wat in Helix organisatie wordt en wat afdeling, omdat Helix een afdeling altijd onder een organisatie verwacht.
- BMC Helix weigert een nieuwe persoon zonder site of thuisadres. De vestiging uit Personio wordt de site in Helix, dus de koppeling heeft geen privéadres uit Personio nodig.
- Een dienstverband in Personio is INTERNAL of EXTERNAL. Externen krijgen in Helix wel een persoon, maar hun onboardingincident gaat naar een aparte supportgroep, omdat IT voor hen vaak minder middelen uitgeeft.
- Personio kent bij een beëindiging zowel een einddatum als een laatste werkdag. Het offboardingincident richt zich op de laatste werkdag, als laptop en pas terug moeten; het profiel in Helix gaat pas na de einddatum op niet-actief.
- Niet elke wijziging van een standaardattribuut in Personio stuurt een webhook. KoppelHet vergelijkt daarom elke nacht alle personen met CTM:People, en meldt zich halverwege opnieuw aan omdat het Helix-token na een uur verloopt.
- Een medewerker met status ONBOARDING staat al in Personio voordat het contract ingaat. KoppelHet zet die persoon direct in Helix, zodat het onboardingincident op tijd een bestaande klant heeft.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er bij een overstap naar een andere entiteit?
Personio legt een nieuw dienstverband vast. De persoon verhuist in Helix naar het nieuwe bedrijf en er komt een incident voor rechten en middelen, geen vertrek.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio via webhooks (Person.created, Person.updated, Employment.created, Employment.updated) en de Personio API v2 (GET /v2/persons/{id}/employments, meest recente eerst; legal_entity, org_units met type, office, position.title, supervisor, type INTERNAL of EXTERNAL, status ACTIVE, INACTIVE, ONBOARDING of LEAVE, termination met termination_date en last_working_day). Client credentials met alleen leesrechten.
- BMC Helix via de platform-REST API: POST /api/jwt/login (token één uur, header Authorization: AR-JWT), POST en PUT op /api/arsys/v1/entry/CTM:People en de formulieren voor bedrijf, organisatie en afdeling, POST /api/jwt/logout. Incidenten via HPD:IncidentInterface_Create met z1D_Action CREATE, Corporate_ID, Impact, Urgency, Service_Type, Reported_Source, Description en Assigned_Group.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in BMC Helix ITSM | Toelichting |
|---|---|---|
Person-ID | Corporate ID | |
first_name en last_name | First Name en Last Name | |
email | Internet E-mail | |
legal_entity | Company | |
org_units (type) | Organization en Department | |
office | Site | |
position.title | Job Title | |
type INTERNAL of EXTERNAL | Assigned_Group van het incident | |
termination.last_working_day | Datum in het offboardingincident |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio