Verlof, verzuim en uren
Personio Deputy koppeling: medewerkers en goedgekeurde afwezigheid uit Personio in Deputy, gewerkte tijd terug als attendance
Met een koppeling tussen Personio en Deputy staat elke medewerker die in Personio voor roosterplanning is aangemerkt automatisch in Deputy, op de juiste locatie. Goedgekeurde afwezigheid uit Personio komt als goedgekeurd verlof in Deputy, en timesheets die in Deputy voor de payroll zijn goedgekeurd, gaan als attendance terug naar Personio.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en salarisvoorbereiding in Personio doen en hun vloerpersoneel in Deputy plannen, typen starters over en houden afwezigheid op twee plekken bij. Gewerkte tijd staat in Deputy, terwijl Personio die nodig heeft voor de loonstrook.
- HR zet in Personio een medewerker op roosterplanning, met vestiging en startdatum.
- KoppelHet maakt de medewerker in Deputy aan op de locatie die bij de vestiging hoort.
- Goedgekeurde afwezigheid wordt per dag als goedgekeurd verlof in Deputy gezet; een verwijderde afwezigheid wordt daar ingetrokken.
- Timesheets die in Deputy voor de payroll zijn goedgekeurd, gaan als werk- en pauzeperiodes naar Personio, zonder tweede goedkeuring.
- Na de laatste werkdag beëindigt KoppelHet de medewerker in Deputy.
Terug: Werk- en pauzeperiodes uit timesheets die voor de payroll zijn goedgekeurd
Waar je op let bij Personio en Deputy
- Personio raadt koppelingen met roosterplanning aan alleen de medewerkers over te nemen die daarvoor zijn aangezet. KoppelHet neemt alleen mensen met dat kenmerk mee naar Deputy, zodat kantoorpersoneel zonder diensten niet in de lijst van inplanbare medewerkers verschijnt. Wordt het kenmerk later aangezet, dan volgt de medewerker bij de volgende melding.
- Personio stuurt bij afwezigheid alleen meldingen voor aanmaken, een gewijzigde periode en verwijderen, niet voor een goedkeuring. Deputy moet het verlof juist als goedgekeurd krijgen. KoppelHet vraagt daarom elke paar minuten de gewijzigde afwezigheden op en zet pas na goedkeuring verlof met status goedgekeurd in Deputy.
- Deputy wil bij verlof een begin- en eindtijd, ook bij een hele dag. Personio geeft per afwezigheid een opsplitsing per dag van wat er van het saldo afgaat, en of de eerste of laatste dag een halve dag is. KoppelHet bouwt uit die dagdelen de tijden per dag op, zodat een halve dag in Deputy ook een halve dag beslaat.
- Personio raadt aan goedgekeurde gewerkte tijd uit het planningssysteem naar Personio te sturen, zodat tijd niet dubbel wordt geregistreerd. Deputy kent een goedkeuring voor tijd en een voor de payroll. KoppelHet stuurt alleen timesheets met die tweede goedkeuring, en schrijft ze in Personio zonder extra goedkeuringsstap.
- Personio kan zelf pauzes genereren op basis van pauzeregels van de klant. Stuurt KoppelHet de pauzes uit Deputy daarnaast mee, dan staat een pauze twee keer in Personio. Bij de start kiezen we één bron voor pauzes: de Deputy-pauzes, of de regels in Personio.
- Personio neemt begin- en eindtijd van gewerkte tijd aan zonder tijdzone, en wijst een nachtdienst toe aan één datum. Deputy geeft tijden met de tijdzone van de locatie. KoppelHet zet de tijden om naar lokale tijd van de vestiging en laat een dienst over middernacht bij de startdatum horen.
- Personio begrenst hoe vaak de gewerkte tijd van één dag mag worden aangepast. Deputy kan een timesheet na goedkeuring nog wijzigen. KoppelHet stuurt een dag pas als alle timesheets van die dag voor de payroll zijn goedgekeurd, en een latere correctie als één aanpassing, zodat de limiet niet wordt geraakt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen medewerkers verlof in Deputy aanvragen?
Dat kan, maar Personio raadt aan Personio leidend te houden voor afwezigheid. Deze koppeling volgt dat advies.
Gaan toeslagen uit Deputy ook naar Personio?
Nee, alleen werk- en pauzetijd. Toeslagen rekent de salarisverwerking. Looncomponenten uit Deputy kunnen later als uitbreiding.
Wat als een afwezigheidstype geen leave rule in Deputy heeft?
Dan wordt het verlof niet gezet en verschijnt er een melding. HR koppelt een leave rule of geeft aan dat het type niet in het rooster hoeft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio via de API v2 met client credentials. Persons en employments (office, termination.last_working_day) via webhooks en opvragen. Afwezigheid via GET /v2/absence-periods met updated_at en approval.status, en GET /v2/absence-periods/{id}/breakdowns per dag; webhooks absence-period.created, absence-period.updated.timerange en absence-period.deleted. Gewerkte tijd via POST /v2/attendance-periods (person, type WORK of BREAK, start en end zonder tijdzone) met skip_approval; 403 bij overschreden daglimiet.
- Deputy via POST /api/management/v2/employees (firstName, lastName, primaryLocation, workplaces[].agreement.payrollId, externalId, startDate) en POST /api/v1/supervise/employee/{employeeid}/terminate. Verlof via POST /api/v1/resource/Leave (Employee, LeaveRule, Company, DateStart, DateEnd, Start, End, Status 1). Timesheets via POST /api/v1/resource/Timesheet/QUERY (standaard 500 records) met TimeApproved en PayRuleApproved.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in Deputy | Toelichting |
|---|---|---|
Person ID (Personio) | externalId en workplaces[].agreement.payrollId | |
first_name, last_name, email | firstName, lastName, contact.email1 | |
office (employment) | primaryLocation | Via een tabel van vestigingen naar locaties |
Absence period (APPROVED) met breakdowns | Leave met Status 1, Start en End per dag | |
termination.last_working_day | terminate na die datum | |
Timesheet (PayRuleApproved), StartTime, EndTime | Attendance period type WORK | Lokale tijd zonder tijdzone |
Pauzes op de timesheet | Attendance period type BREAK |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio