HR naar ITSM
Personio koppelen met EasyVista: employees en afdelingsboom uit Personio, verzoeken bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Personio en EasyVista staat elke medewerker uit Personio als employee in EV Service Manager, met een afdelingspad dat de organisatie-eenheden uit Personio volgt, en zet KoppelHet bij een nieuw of beëindigd dienstverband een verzoek uit de catalogus klaar. Externe medewerkers krijgen in EasyVista een eigen kenmerk, zodat IT ze apart kan behandelen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Personio voor HR gebruiken en EasyVista voor IT-service management, houden de afdelingsboom in EasyVista vaak los bij van de organisatie-eenheden in Personio. Na een reorganisatie kloppen de afdelingen in EasyVista dan niet meer, en onboardingverzoeken worden ingediend voor collega's die nog niet als employee bestaan.
- Personio meldt een nieuwe of gewijzigde persoon of een dienstverband; KoppelHet leest het meest recente dienstverband.
- KoppelHet bouwt het afdelingspad uit de organisatie-eenheden en maakt een ontbrekende afdeling aan.
- De employee wordt op identificatie opgezocht en aangemaakt of bijgewerkt.
- Binnen de onboardingtermijn volgt een verzoek uit de catalogus met de nieuwe collega als begunstigde.
- Een beëindiging levert een offboardingverzoek op de laatste werkdag op.
Waar je op let bij Personio en EasyVista
- Personio geeft organisatie-eenheden met een type terug, en EasyVista beschrijft een afdeling als pad van boven naar beneden. KoppelHet zet de eenheden in Personio-volgorde achter elkaar, zodat de boom in EasyVista na een reorganisatie in HR vanzelf meeverandert.
- Afdelingen aanmaken via de API kan in EasyVista vanaf versie 2025.2. Op een oudere versie zet KoppelHet een nieuwe Personio-eenheid op een werklijst voor IT, en wacht de employee op die afdeling.
- Een dienstverband in Personio is INTERNAL of EXTERNAL. EasyVista staat eigen velden met prefix e_ toe op een employee; KoppelHet zet het type daarin, zodat een catalogusregel voor externen een ander pakket kan aanbieden.
- Personio zet een nieuwe medewerker op status ONBOARDING voordat het contract ingaat. KoppelHet maakt de employee dan al aan in EasyVista, omdat een verzoek zonder bestaande begunstigde in EasyVista met een fout wordt geweigerd.
- Elke aanroep naar EasyVista kost een licentie, en niet elke wijziging in Personio geeft een webhook. De nachtelijke vergelijking vraagt daarom alleen de velden op die de koppeling gebruikt, en schrijft alleen bij een verschil.
- Personio kent per beëindiging een einddatum en een laatste werkdag. Het offboardingverzoek noemt de laatste werkdag als moment voor het innemen van middelen; KoppelHet geeft het verzoek een externe referentie per dienstverband, zodat een gecorrigeerde datum geen tweede verzoek oplevert.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als we de afdelingsboom in EasyVista anders willen dan in Personio?
Dan werkt de koppeling met een vertaaltabel van Personio-eenheid naar bestaand afdelingspad, en maakt hij zelf geen afdelingen aan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio via webhooks (Person.created, Person.updated, Employment.created, Employment.updated) en de Personio API v2 (GET /v2/persons/{id}/employments, meest recente eerst; org_units met type, office, position.title, type INTERNAL of EXTERNAL, status ONBOARDING, termination met termination_date en last_working_day). Alleen leesrechten.
- EasyVista via https://{server}/api/v1/{account}/ met een access token. GET /employees?search=identification:..., POST /employees (één employee in een employees-array, 201 met HREF), PUT /employees/{employee_id}, eigen velden e_; GET en POST /departments (aanmaken vanaf 2025.2, department_path verplicht). Verzoeken via POST /requests met catalog_guid, title, description, recipient_identification, requestor_mail en external_reference.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in EasyVista | Toelichting |
|---|---|---|
Person-ID | identification | |
last_name en first_name | last_name (Achternaam, Voornaam) | |
email | e_mail | |
org_units | department_path | |
Startdatum dienstverband | begin_of_contract | |
type INTERNAL of EXTERNAL | Eigen veld met prefix e_ | |
termination.last_working_day | Omschrijving van het offboardingverzoek |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio