HR naar ERP
Personio Exact Online koppeling: medewerkers, afdelingen en kostenplaatsen naast elkaar, verschillen op een werklijst
Met een koppeling tussen Personio en Exact Online vergelijkt KoppelHet elke dag de medewerkers per subcompany in Personio met die in de bijbehorende Exact-administratie, en zet nieuwe kostenplaatsen uit Personio direct in Exact. Omdat Exact Online medewerkers via de API alleen laat lezen, krijgt de beheerder in Exact een werklijst met nieuwe medewerkers, vertrekkers en afwijkende afdelingen of kostenplaatsen, met alle gegevens klaar om over te nemen.
Wat de koppeling doet
Organisaties met meerdere vennootschappen die Personio voor HR en Exact Online voor boekhouding en projecturen gebruiken, leggen elke maand de Personio-export naast de medewerkerslijst in Exact. Een nieuwe kostenplaats staat pas in Exact als iemand eraan denkt, en wie van vennootschap wisselt, schrijft nog weken uren in de oude administratie.
- HR legt in Personio een nieuwe medewerker, een overplaatsing of een vertrek vast, zoals nu.
- KoppelHet haalt alleen de medewerkers op bij wie afdeling, kostenplaats, subcompany, leidinggevende of status is gewijzigd.
- Een kostenplaats die in Exact nog niet bestaat, maakt KoppelHet aan in de administratie van die subcompany.
- Nieuwe medewerkers, vertrekkers en verschillen komen op de werklijst voor de beheerder in Exact.
- Na de wijziging in Exact verdwijnt de regel bij de volgende vergelijking vanzelf.
Waar je op let bij Personio en Exact Online
- Personio kan een medewerker over meerdere kostenplaatsen verdelen, met een percentage per kostenplaats. Een dienstverband in Exact Online heeft er precies één. Op de werklijst staat de kostenplaats met het grootste aandeel; de verdeling zelf blijft in Personio en staat erbij als opmerking.
- Elke subcompany in Personio is een eigen vennootschap en hoort bij een eigen Exact-administratie. Wisselt iemand van subcompany, dan staat dat op de werklijst als einde in de ene en start in de andere administratie, op dezelfde datum.
- Personio kan in één vraag alleen de medewerkers teruggeven bij wie bepaalde gegevens sinds een datum zijn gewijzigd. KoppelHet vraagt zo alleen naar afdeling, kostenplaats, subcompany, leidinggevende en status, en blijft daardoor ruim binnen de limieten die Exact per administratie stelt.
- In Personio is de leidinggevende een andere medewerker. In Exact moet de leidinggevende een Exact-gebruiker zijn in dezelfde administratie, en mag hij geen ondergeschikte van de medewerker zijn. Een leidinggevende zonder Exact-account staat als opmerking op de werklijst.
- Personio geeft alleen gegevens vrij die vooraf als leesbaar attribuut zijn aangezet. Exact geeft persoonlijke velden alleen aan gebruikers met extra rollen. De koppeling vraagt aan beide kanten alleen werkgegevens, zodat salaris en BSN buiten beeld blijven.
- Een afdeling in Personio is alleen een naam, een afdeling in Exact heeft een code en één vaste kostenplaats. KoppelHet houdt een tabel bij van Personio-afdeling naar Exact-afdeling en meldt een nieuwe Personio-afdeling die in Exact nog geen tegenhanger heeft.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom een werklijst en geen automatische medewerker in Exact?
Exact Online biedt in de REST API alleen lezen aan voor medewerkers, afdelingen en dienstverbanden. Kostenplaatsen kunnen wel worden aangemaakt; dat doet KoppelHet direct.
Kunnen we de projecturen later ook koppelen?
Ja, als uitbreiding. Voor deze koppeling beginnen we met medewerkers en kostenplaatsen, zodat iedereen in de juiste administratie uren kan schrijven.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio via de Personnel Data API (v1), GET /company/employees met updated_since en attributes[] als selectiefilter. cost_centers komt terug als lijst met id, name en percentage; subcompany, department en supervisor als objecten. Aanmelden met client id en secret; attributen moeten zijn vrijgegeven onder Readable employee attributes.
- Exact Online via de REST API met OAuth, per division. hrm/Costcenters is te schrijven (Code en Description verplicht). payroll/Employees, payroll/EmploymentOrganizations (één CostCenter, Department en JobTitle per dienstverband) en hrm/Departments (één Costcenter per afdeling) zijn alleen te lezen. API-limieten per minuut en per dag per administratie.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in Exact Online | Toelichting |
|---|---|---|
subcompany | Division | Eén Exact-administratie per subcompany |
cost_centers (naam en id) | Costcenters.Code en Description | |
cost_centers.percentage | Kostenplaats op de werklijst | Bij een verdeling de kostenplaats met het grootste aandeel |
department | Departments.Code (vergelijking) | Via een tabel; afdelingen zijn in Exact niet via de API te wijzigen |
id (Personio) | Employees.Code (vergelijking) | |
supervisor | Employees.Manager | Moet een Exact-gebruiker in dezelfde administratie zijn |
hire_date en termination_date | Employees.StartDate en EndDate (vergelijking) |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio