HaHR naar ITSM
Personio HaloITSM koppeling: nieuwe collega's al tijdens de onboarding in Halo, met ticket
Met een koppeling tussen Personio en HaloITSM komt een nieuwe medewerker al in Halo zodra hij in Personio de status onboarding krijgt, op de site van zijn Personio-vestiging en met een onboardingticket voor laptop en accounts. Bij een einddatum, ook na een proeftijd die niet wordt verlengd, volgt een offboardingticket en daarna een inactieve gebruiker.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Personio en IT in HaloITSM regelen, horen vaak pas via een los bericht van de recruiter dat er iemand begint, terwijl de onboarding in Personio al weken loopt. Externen krijgen dan soms een laptop die ze niet nodig hebben.
- HR maakt de nieuwe collega in Personio aan; die krijgt de status onboarding.
- KoppelHet maakt de gebruiker aan in Halo, op de site van de Personio-vestiging, met functie en afdeling.
- Er komt een onboardingticket van het tickettype dat bij een eigen medewerker of een externe hoort, met startdatum en leidinggevende.
- Wisselt iemand van vestiging of afdeling, dan werkt KoppelHet de gebruiker bij.
- Bij een einddatum komt er een offboardingticket. Na de laatste werkdag wordt de gebruiker inactief.
Waar je op let bij Personio en HaloITSM
- Personio geeft een nieuwe collega een eigen status voor de onboarding, weken voor de startdatum. KoppelHet maakt de Halo-gebruiker en het ticket in die fase aan, zodat IT de laptop op tijd bestelt.
- Personio onderscheidt eigen medewerkers en externen. Een externe krijgt in Halo een ander tickettype, bijvoorbeeld alleen accounts, zodat er geen laptop wordt besteld voor iemand die zijn eigen apparaat meeneemt.
- Elke vestiging in Personio hoort bij een site in Halo. De servicedesk van een vestiging ziet zo alleen de eigen nieuwe collega's, en een verhuizing naar een andere vestiging verplaatst de gebruiker naar die site.
- De koppeling ziet in Personio alleen attributen die onder Readable employee attributes zijn vrijgegeven. Legt HR in een eigen attribuut vast welke hardware iemand krijgt, dan moet dat attribuut daar aanstaan voordat het in het Halo-ticket kan komen.
- Wordt een proeftijd in Personio niet verlengd, dan krijgt het contract een einddatum. Ook dan komt er een offboardingticket in Halo, net als bij een gewoon vertrek.
- Niet elke wijziging in Personio stuurt direct een melding. Halo begrenst het aantal aanroepen per vijf minuten, dus de nachtelijke vergelijking vraagt alleen gebruikers op die in Personio echt anders zijn.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan de nieuwe collega voor de startdatum al in het Halo-portaal?
Dat bepalen jullie in Halo. De koppeling maakt de gebruiker aan; of die al kan inloggen, hangt af van de instellingen voor het portaal en van het moment waarop het werkaccount bestaat.
Wat als iemand in Personio meerdere contracten heeft?
Dan telt het meest recente contract voor startdatum, einddatum en type. Een verlenging levert geen offboardingticket op.
Gaan er salarisgegevens naar Halo?
Nee. KoppelHet leest alleen de attributen die voor de servicedesk nodig zijn, en salarisattributen geven jullie in Personio niet vrij voor deze koppeling.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio wordt gelezen via webhooks (Person.created, Person.updated, Employment.updated) en de Personio API v2 (persons en employments), met alleen leesrechten. Velden onder meer position.title, org_units, office, supervisor, employment_start_date, employment_end_date, status ONBOARDING en type INTERNAL of EXTERNAL.
- Naar Halo schrijven we via de Halo REST API met een API-applicatie (client credentials). POST /Users met site_id, department, title en customfields; inactive bij vertrek. POST /Tickets met tickettype_id, user_id, site_id, summary, details en customfields. Ratelimiet 700 aanroepen per 300 seconden per tenant, daarboven HTTP 429.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in HaloITSM | Toelichting |
|---|---|---|
Personio-id van de persoon | Eigen veld personeelsnummer (customfields) | Sleutel om de Halo-gebruiker terug te vinden |
Voornaam en achternaam | firstname en surname | |
Zakelijk e-mailadres | emailaddress | |
position.title | title | |
org_units (afdeling) | department | |
office | site_id | Via een tabel van vestiging naar site |
Type INTERNAL of EXTERNAL | tickettype_id van het onboardingticket | |
employment_start_date en supervisor | Onboardingticket: user_id, summary, details | |
Eigen attribuut voor hardware | customfields van het onboardingticket | |
employment_end_date | Offboardingticket, daarna inactive = true |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio