HR naar ITSM
Personio koppelen met Ivanti Neurons for ITSM: employees uit Personio en serviceverzoeken bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Personio en Ivanti Neurons for ITSM staat elke medewerker uit Personio als employee in Ivanti, met afdeling, kantoor en leidinggevende, en dient KoppelHet een serviceverzoek in zodra iemand in Personio op onboarding staat of een laatste werkdag krijgt. Het offboardingverzoek richt zich op de laatste werkdag; de employee wordt pas na de contracteinddatum inactief.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Personio als HR-systeem hebben en hun servicedesk in Ivanti Neurons for ITSM draaien, krijgen nieuwe collega's vaak via een e-mail van HR. De servicedesk vult het onboardingformulier dan zelf in, en bij een vertrek is onduidelijk of de laptop op de laatste werkdag of op de contracteinddatum terug moet.
- Personio meldt een nieuwe persoon of een gewijzigd dienstverband; KoppelHet haalt het meest recente dienstverband op.
- KoppelHet maakt de employee in Ivanti aan zodra de status onboarding is, en koppelt de manager.
- Binnen de onboardingtermijn volgt het serviceverzoek op naam van de nieuwe employee, met de startdatum als parameter.
- Bij een beëindiging dient KoppelHet het offboardingverzoek in met de laatste werkdag.
- Na de contracteinddatum zet KoppelHet de employee in Ivanti op inactief.
Waar je op let bij Personio en Ivanti
- Personio kent bij een beëindiging zowel een laatste werkdag als een einddatum, en die liggen bij opgenomen verlof of vrijstelling uit elkaar. Het offboardingverzoek in Ivanti krijgt de laatste werkdag, want dan moeten laptop en pas terug; de employee blijft tot de einddatum actief voor vragen over het laatste loon.
- Iemand die nog moet beginnen, staat in Personio op de status onboarding. Ivanti dient serviceverzoeken alleen in voor een employee met een RecID, dus KoppelHet maakt de employee aan zodra die status verschijnt en dient het verzoek later binnen de termijn in.
- Personio geeft de supervisor als verwijzing naar een andere persoon. KoppelHet zoekt het werkadres van die persoon op en vindt daarmee de employee in Ivanti, zodat goedkeuringen naar de leidinggevende uit Personio gaan.
- Personio heeft organisatie-eenheden van het type afdeling en van het type team. Alleen de afdeling wordt de afdeling van de employee in Ivanti, zodat de afdelingenlijst in Ivanti niet volloopt met projectteams.
- Niet elke wijziging aan een persoon in Personio stuurt een melding, maar een wijziging in een eigen attribuut altijd. Staat bijvoorbeeld het gewenste laptoptype in een eigen attribuut, dan komt een aanpassing direct mee als parameter in het verzoek; andere velden haalt de nachtelijke vergelijking op.
- Personio onderscheidt interne en externe medewerkers. KoppelHet zet dat onderscheid op de employee en kiest voor externen een ander sjabloon in Ivanti, zodat een externe met eigen laptop alleen accounts krijgt.
- Ivanti vraagt per serviceverzoek het verschil met UTC in minuten. KoppelHet leidt dat af uit het kantoor in Personio, zodat de startdatum voor een collega op een kantoor in een andere tijdzone op de juiste dag in het verzoek staat.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan salaris of verlof naar Ivanti?
Nee. Alleen naam, werkadres, functie, afdeling, kantoor, leidinggevende, soort medewerker en de datums.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio via webhooks (Person.created, Person.updated, Employment.created, Employment.updated; niet elke standaardattribuutwijziging stuurt Person.updated) en de Personio API v2 (GET /v2/persons/{id}/employments, meest recente eerst; status ACTIVE, INACTIVE, ONBOARDING of LEAVE, type INTERNAL of EXTERNAL, position.title, supervisor.id, office.id, org_units, termination met termination_date en last_working_day).
- Ivanti via de OData REST API (/api/odata/businessobject/employees met $filter op e-mailadres; POST en PATCH) en POST /api/rest/ServiceRequest/new met subscriptionId, strUserId (RecID), strCustomerLocation, parameters par-{RecID} en localOffset. Een REST API-key (rest_api_key=…) namens een eigen gebruiker en rol.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in Ivanti | Toelichting |
|---|---|---|
person.id | Personeelsnummer op de employee | Vaste sleutel |
Voornaam en achternaam | Voornaam en achternaam | |
Werk-e-mailadres | PrimaryEmail en loginnaam | |
position.title | Functietitel | |
org_units (type department) | Afdeling | Teams tellen niet mee |
office.id | Locatie, en localOffset van het verzoek | |
supervisor.id | Manager, via het e-mailadres van de supervisor | |
type (INTERNAL of EXTERNAL) | Eigen veld soort medewerker | |
termination.last_working_day | Parameter laatste werkdag van het offboardingverzoek | |
termination.termination_date | Status inactief na die datum |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio