HR naar ITSM

Personio koppelen met Jira Service Management: nieuwe collega's in het portaal en onboardingverzoeken vóór hun start

Met een koppeling tussen Personio en Jira Service Management staat een medewerker uit Personio al tijdens de onboarding als klant in het portaal en als medewerker in Assets, en maakt KoppelHet namens die medewerker een onboardingverzoek aan van jullie request type, met startdatum, functie en leidinggevende. Een einddatum levert een offboardingverzoek op, en na die datum trekt de koppeling de portaaltoegang in.

Bespreek je koppeling Zo werkt de koppeling

Geschreven door Marcel van Beek, oprichter en integratiespecialistLaatst bijgewerkt: 9 november 2026

Wat de koppeling doet

Wie Personio voor HR en Jira Service Management met Assets voor IT gebruikt, start de onboarding in Personio weken voor de eerste werkdag. IT hoort er vaak pas een paar dagen van tevoren van, te laat om een laptop klaar te zetten.

HR legt een nieuwe medewerker vast in Personio; de onboarding begint.
Personio meldt de nieuwe medewerker; KoppelHet haalt persoon en meest recente contract op.
De medewerker wordt klant in het portaal en lid van de organisatie van zijn afdeling, en krijgt in Assets een medewerkerobject met startdatum.
IT koppelt een laptop aan het medewerkerobject, ruim voor de eerste werkdag.
Na de einddatum van het contract trekt KoppelHet de portaaltoegang in en zet het medewerkerobject op uit dienst.
Valt de startdatum binnen de afgesproken termijn, standaard vier weken, dan maakt KoppelHet een verzoek van het request type voor onboarding aan, namens de nieuwe klant, met startdatum, functie en manager in de velden.
Een nieuwe functie of afdeling levert een wijzigingsverzoek op; een week voor de laatste werkdag komt een offboardingverzoek voor laptop en toegang.

Heen: Klant in het portaal met naam en e-mail · Organisatie per afdeling · Medewerkerobject in Assets · Vestiging, leidinggevende en kostenplaats · Portaaltoegang intrekken na vertrek · Onboardingverzoek van het request type voor onboarding, namens de nieuwe medewerker · Wijzigings- en offboardingverzoek

Waar je op let bij Personio en Jira Service Management

Omdat nieuwe collega's al tijdens de onboarding in Personio klant zijn, dient KoppelHet het onboardingverzoek namens hen in. Ze volgen de status in het portaal nog voor hun eerste werkdag.
Een externe uit Personio kan een eigen request type krijgen, bijvoorbeeld alleen accounts en geen laptop. Het type INTERNAL of EXTERNAL bepaalt welk request type KoppelHet kiest.
Het offboardingverzoek komt een week voor employment_end_date. Krijgt de medewerker daarna toch een nieuw contract, dan zet KoppelHet een opmerking op het verzoek dat het vertrek niet doorgaat.
De onboarding in Personio begint vóór de startdatum, met een eigen status. KoppelHet maakt de klant en het medewerkerobject al in die fase aan, zodat IT de laptop kan klaarzetten terwijl de nieuwe collega nog geen portaaltoegang nodig heeft.
Niet elke wijziging in Personio stuurt een melding. Naast de directe meldingen loopt daarom een periodieke vergelijking, zodat bijvoorbeeld een nieuwe vestiging toch in Assets komt.
Personio kent afdelingen en teams door elkaar. KoppelHet maakt alleen van afdelingen een organisatie in Jira Service Management, zodat klanten niet in tientallen kleine teamorganisaties verdwijnen.
Personio maakt onderscheid tussen eigen medewerkers en externen. Beide kunnen hardware krijgen; het type staat bij het medewerkerobject in Assets, zodat IT bij externen een kortere uitleentermijn kan hanteren.
Een medewerker kan in Personio over meerdere kostenplaatsen verdeeld zijn. In Assets telt de kostenplaats met het grootste aandeel, zodat hardware in de rapportage bij één kostenplaats hoort.
Iemand kan in Personio meerdere contracten hebben, bijvoorbeeld na een verlenging. KoppelHet gebruikt het meest recente contract voor start- en einddatum, zodat een verlenging niet leidt tot het intrekken van de portaaltoegang.

Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.

Hoe we het bouwen en beheren

De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Prijsindicatie · Basis

Veelgestelde vragen

Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?

Ja. Standaard maakt KoppelHet vier weken voor de startdatum een verzoek van jullie request type voor onboarding aan, namens de nieuwe medewerker, en een week voor de einddatum een offboardingverzoek. Externen kunnen een eigen request type krijgen.

Wanneer ziet IT een nieuwe collega?

Zodra HR de medewerker in Personio vastlegt en de onboarding begint, vaak weken voor de eerste werkdag.

Krijgen externen ook een portaalaccount?

Dat bepalen jullie. Het type uit Personio staat in Assets, en per type spreken we af of er een portaalaccount komt.

Wat gebeurt er als een contract wordt verlengd?

Dan gebruikt KoppelHet het nieuwe contract, en blijft de portaaltoegang gewoon staan.

Hoe zit het met de AVG?

Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. De koppeling leest in Personio alleen persoons- en contractgegevens, en elke actie staat in de auditlogging.

Technische details voor IT

Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.

Personio wordt gelezen via webhooks (Person.created, Person.updated, Employment.updated) en de Personio API v2 (persons en employments, de meest recente eerst), met een periodieke vergelijking. Velden onder meer org_units, office, supervisor, cost_centers, employment_start_date, employment_end_date, status ONBOARDING en type INTERNAL of EXTERNAL.
Jira Service Management via de REST API onder /rest/servicedeskapi/ - POST customer, PUT customer/user/{accountId}/revoke-portal-only-access, organization met users en properties. Assets via de import source-API met de scope import:import-configuration:cmdb.
Verzoeken via POST /rest/servicedeskapi/request met serviceDeskId, requestTypeId en requestFieldValues (onder meer summary, startdatum en eigen velden), en raiseOnBehalfOf met het accountId van de klant die de koppeling heeft aangemaakt. De velden per request type haalt KoppelHet op via GET /rest/servicedeskapi/servicedesk/{serviceDeskId}/requesttype/{requestTypeId}/field. Een opmerking op een openstaand verzoek via POST /rest/servicedeskapi/request/{issueIdOrKey}/comment.

Welke velden overgaan

De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.

Veld in Personio	Veld in Jira Service Management	Toelichting
`Personio-id van de persoon`	`Assets: medewerkernummer (sleutel)`
`Voornaam en achternaam`	`Klant: displayName`
`Zakelijk e-mailadres`	`Klant: email`
`org_units (type afdeling)`	`Organisatie, met het Personio-id als eigenschap`
`office`	`Assets: vestiging`
`supervisor`	`Assets: manager (verwijzing)`
`cost_centers (hoogste aandeel)`	`Assets: kostenplaats`
`Type (INTERNAL of EXTERNAL)`	`Assets: soort medewerker`
`employment_start_date en employment_end_date`	`Assets: start, einde en status`
`Indiensttreding, wijziging of vertrek`	`requestTypeId`	Request type voor onboarding, wijziging of offboarding
`Klant die de koppeling aanmaakte`	`raiseOnBehalfOf (accountId)`	Het verzoek staat op naam van de medewerker
`employment_start_date of employment_end_date`	`requestFieldValues: startdatum of laatste werkdag`
`Functie en leidinggevende`	`requestFieldValues: functie en manager`
`Afdeling of locatie`	`Servicedesk en queue van het request type`

Bronnen

Gerelateerd

Kerngegevens

Richting: Personio → Jira Service Management · Eén richting
Wanneer: HR legt in Personio een nieuwe medewerker, een wijziging in afdeling, vestiging of leidinggevende, of een einddatum vast; een start- of einddatum komt binnen de afgesproken termijn
Frequentie: Kort na een melding uit Personio, plus een periodieke vergelijking voor wijzigingen zonder melding
Wat gaat er over: Klant in het portaal met naam en e-mail
Organisatie per afdeling
Medewerkerobject in Assets
Vestiging, leidinggevende en kostenplaats
Portaaltoegang intrekken na vertrek
Onboardingverzoek van het request type voor onboarding, namens de nieuwe medewerker
Wijzigings- en offboardingverzoek
Doorlooptijd implementatie: Indicatie: twee tot vier weken

Past dit bij jullie situatie?

Doe de online intake. Een consultant bereidt de vragen voor op jullie systemen en werkt daarna het ontwerp en de offerte uit.

Bespreek je koppeling