HR naar ITSM
Personio koppelen met ServiceDesk Plus: aanvragers met leidinggevende en requests bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Personio en ManageEngine ServiceDesk Plus wordt elke medewerker uit Personio een aanvrager in ServiceDesk Plus, met afdeling, functie en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een nieuwe medewerker of een beëindiging in Personio een request aan uit het sjabloon voor dat kantoor. De laatste werkdag uit Personio wordt de deadline van het offboardingrequest.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Personio voor HR en ServiceDesk Plus voor IT laten leidinggevenden een nieuwe collega vaak zelf aanmelden via het portaal. Het formulier verschilt per kantoor, de startdatum klopt niet altijd met Personio, en bij een contractverlenging komt soms toch een offboardingrequest.
- Personio meldt een nieuwe persoon of een gewijzigd dienstverband; KoppelHet haalt het nieuwste dienstverband op.
- KoppelHet maakt of werkt de aanvrager bij, met de Personio-id als employee_id en de supervisor als leidinggevende.
- Binnen de onboardingtermijn maakt KoppelHet het onboardingrequest uit het sjabloon van het kantoor.
- Een beëindiging levert een offboardingrequest op met de laatste werkdag als deadline.
- Een taak in dat request laat de servicedesk de aanvrager na de einddatum uitzetten.
Waar je op let bij Personio en ManageEngine ServiceDesk Plus
- Een verlenging levert in Personio een nieuw dienstverband op, en Personio geeft de dienstverbanden met het meest recente eerst. KoppelHet kijkt alleen naar dat nieuwste dienstverband, zodat de einddatum van een afgelopen contract geen offboardingrequest in ServiceDesk Plus maakt.
- In ServiceDesk Plus is de status van een aanvrager via de API alleen te lezen. KoppelHet zet daarom een taak in het offboardingrequest om de aanvrager na de einddatum uit te zetten, en controleert de volgende nacht of dat is gebeurd.
- De supervisor uit Personio wordt de leidinggevende van de aanvrager, en krijgt in ServiceDesk Plus het recht om serviceverzoeken goed te keuren. Zo gaat de goedkeuring voor een extra licentie naar de leidinggevende die in Personio staat.
- Elk kantoor in Personio krijgt in ServiceDesk Plus een eigen site en een eigen onboardingsjabloon. KoppelHet kiest het sjabloon bij het kantoor van het nieuwe dienstverband, zodat de werkplek wordt ingericht door het team op die locatie.
- Personio kent bij een beëindiging een laatste werkdag die eerder kan liggen dan de einddatum. KoppelHet zet de laatste werkdag als deadline in het offboardingrequest, in milliseconden zoals ServiceDesk Plus vraagt, zodat laptop en pas op tijd terugkomen.
- Personio onderscheidt interne en externe medewerkers. KoppelHet zet dat in een eigen gebruikersveld van ServiceDesk Plus, zodat de servicedesk in het request ziet dat een externe geen laptop van de organisatie krijgt.
- Niet elke wijziging aan standaardvelden in Personio stuurt een webhook. KoppelHet vergelijkt daarom elke nacht alle actieve dienstverbanden met de aanvragers in ServiceDesk Plus, zodat bijvoorbeeld een nieuwe functietitel er de volgende ochtend staat.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er bij een contractverlenging?
Niets in ServiceDesk Plus. KoppelHet kijkt naar het nieuwste dienstverband, dus de aanvrager blijft actief en er komt geen offboardingrequest.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio via webhooks (Person.created, Person.updated, Employment.created, Employment.updated) en de Personio API v2 (GET /v2/persons/{id}/employments, meest recente eerst; position.title, supervisor.id, office.id, org_units, type, status en termination.last_working_day).
- ServiceDesk Plus via de v3-API: gebruikers met employee_id, name, email_id, login_name, jobtitle, department, reporting_to, service_request_approver en user_udf_fields; status is alleen-lezen. Requests via POST /api/v3/requests met subject (verplicht), requester (email_id), template, site, group en due_by_time in milliseconden sinds 1970.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in ManageEngine ServiceDesk Plus | Toelichting |
|---|---|---|
person.id | employee_id | Uniek per aanvrager |
Voornaam en achternaam | name | |
Werk-e-mailadres | email_id en login_name | |
position.title | jobtitle | |
org_units (type department) | department | |
supervisor.id | reporting_to, en service_request_approver op de supervisor | |
office.id | site en template van het request | |
type (INTERNAL of EXTERNAL) | user_udf_fields (soort medewerker) | |
termination.last_working_day | due_by_time van het offboardingrequest |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio