HR naar ERP
Personio Dynamics 365 koppeling: medewerkers, kostenplaatsen en entiteit uit Personio in het ERP
Met een koppeling tussen Personio en Microsoft Dynamics 365 komt elke medewerker uit Personio automatisch in de Dynamics-administratie van zijn juridische entiteit, met afdeling en hoofdkostenplaats als dimensie. Is iemand in Personio over meerdere kostenplaatsen verdeeld, dan krijgt Dynamics de kostenplaats met het grootste aandeel en ziet finance de verdeling in een overzicht.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die HR in Personio voeren en boekhouden in Dynamics 365 Business Central, houden medewerkers daar vaak met de hand bij. Finance verdeelt personeelskosten over kostenplaatsen die HR in Personio vastlegt, en de kostenplaatslijsten in beide systemen lopen uit elkaar.
- HR legt in Personio een medewerker vast met entiteit, afdeling, kostenplaatsen en leidinggevende.
- Personio meldt de wijziging; KoppelHet haalt de persoon en het dienstverband op.
- De juridische entiteit bepaalt de Dynamics-administratie. Daar maakt KoppelHet de medewerker aan of werkt hem bij, met afdeling en hoofdkostenplaats als dimensie.
- De leidinggevende wordt goedkeurder van de urenstaten van de medewerker.
- Elke nacht legt KoppelHet de kostenplaatsen van Personio naast die van Dynamics en stuurt finance en HR de verschillen.
Waar je op let bij Personio en Microsoft Dynamics 365
- Personio verdeelt een dienstverband over kostenplaatsen met percentages die samen honderd moeten zijn. Business Central geeft een medewerker per dimensie één standaardwaarde. KoppelHet zet de kostenplaats met het grootste aandeel als standaard; de volledige verdeling staat in het overzicht voor finance.
- Bij een verdeling van precies vijftig-vijftig is er in Personio geen hoofdkostenplaats. KoppelHet kiest dan niet zelf, maar meldt de medewerker, zodat finance de standaard in Dynamics bepaalt.
- Personio legt per dienstverband een juridische entiteit vast. In Business Central is elke vennootschap een eigen administratie. De entiteit uit Personio bepaalt zo in welke administratie de medewerker komt.
- Zowel Personio als Business Central hebben een lijst met kostenplaatsen, maar beide laten die via de standaard-API alleen lezen. KoppelHet maakt daarom niets aan en stuurt elke nacht een lijst met codes die in het ene systeem wel en in het andere niet bestaan.
- Personio kent naast afdelingen ook teams. Een teamindeling verandert vaak vaker dan de boekhouding wil volgen. Standaard gaat alleen de afdeling naar Dynamics; een team als tweede dimensie kan later als uitbreiding.
- Personio kent een einddatum van het contract voor tijdelijke contracten. Die datum is geen vertrek; vaak wordt het contract verlengd. KoppelHet zet een medewerker in Dynamics pas op beëindigd als HR in Personio het vertrek vastlegt.
- Velden als kostenplaats en leidinggevende komen alleen via de API als ze in Personio voor de koppeling zijn vrijgegeven. Ontbreekt de kostenplaats in Dynamics, dan is dat meestal deze instelling en geen fout in de koppeling.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan Dynamics de verdeling over kostenplaatsen ook gebruiken?
Niet op de medewerkerkaart, die kent één waarde per dimensie. Finance kan het overzicht gebruiken voor een verdeelsleutel in de boekhouding.
Gaan salarisgegevens mee naar Dynamics?
Nee. Compensatie blijft in Personio; Dynamics krijgt alleen wat nodig is voor uren, declaraties en kostenverdeling.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio via webhooks (alleen id's) en de Personio API v2 (persons en employments met legal_entity, org_units, position, supervisor en cost_centers met weight; de som van de weights is honderd). Kostenplaatsen via GET /v2/cost-centers. Aanmelden met client credentials; velden moeten voor de API zijn vrijgegeven.
- Business Central via API v2.0 per company - employees en defaultDimensions met parentType Employee; dimensionValues alleen GET. Dynamics 365 Finance via Worker en Employment per company.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in Microsoft Dynamics 365 | Toelichting |
|---|---|---|
Persoon-id of personeelsnummer | number | |
first_name, last_name | givenName, surname | |
position.title | jobTitle | |
legal_entity.id | Company | Via een tabel per entiteit |
org_units (type department) | defaultDimensions (afdeling) | |
cost_centers (id, weight) | defaultDimensions (kostenplaats) | De kostenplaats met het hoogste gewicht |
supervisor.id | Time Sheet Approver User ID | Via de Dynamics-gebruiker van de leidinggevende |
Startdatum dienstverband | employmentDate | |
Einddatum bij vertrek | terminationDate en status Terminated |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio