HR-data naar BI
Personio Power BI koppeling: medewerkers, afwezigheid en loonkosten uit Personio in Power BI
Met een koppeling tussen Personio en Power BI staan medewerkers, dienstverbanden, afwezigheid per dag en vergoedingen per maand uit Personio in een vast Power BI-model, per juridische entiteit en kostenplaats. HR en finance rapporteren dan in Power BI op dezelfde cijfers, zonder losse exports uit Personio samen te voegen.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Personio voor HR en afwezigheid willen verzuim en loonkosten per kostenplaats in Power BI zien, naast hun andere cijfers. Zonder koppeling maakt HR elke maand een export, en afwezigheid in uren en in dagen wordt met de hand gelijkgetrokken.
- Personio-beheer maakt API-gegevens aan met alleen leesrechten en geeft de benodigde attributen vrij.
- KoppelHet haalt elke dag gewijzigde personen, dienstverbanden en afwezigheid op.
- Afwezigheid wordt per dag uitgesplitst, zodat dagen en uren in één maat samenkomen.
- Na afloop van de maand komen de vergoedingen van die maand erbij, per kostenplaats.
- KoppelHet ververst het Power BI-model; vestigingsmanagers zien alleen hun eigen vestiging.
Waar je op let bij Personio en Power BI
- Personio levert vergoedingen per aanvraag voor hooguit één maand. Een historie van loonkosten in Power BI bouwt KoppelHet daarom maand voor maand op en bewaart die, zodat een jaaroverzicht niet bij elke verversing twaalf keer opnieuw hoeft te worden opgevraagd.
- Het basissalaris in de vergoedingen van Personio is zonder herberekening voor een deel van de maand. Wie halverwege de maand in of uit dienst gaat, staat er met het volle maandbedrag in. KoppelHet markeert die maanden in het model, zodat finance weet waar het bedrag een bovengrens is.
- Afwezigheid wordt in Personio per soort in dagen of in uren bijgehouden. Personio kan een afwezigheid per dag uitsplitsen. KoppelHet gebruikt die uitsplitsing, zodat verzuim uit Nederland en Duitsland in Power BI op dezelfde manier telt en een periode over een maandgrens bij de juiste maand hoort.
- Juridische entiteiten, kostenplaatsen, afdelingen, teams en werkplekken zijn in Personio aparte onderdelen met een eigen ID. KoppelHet maakt er aparte dimensies van in Power BI, zodat een hernoemde afdeling niet als nieuwe afdeling in de rapporten verschijnt.
- In de oudere Personio-API komen alleen attributen mee die vooraf als leesbaar zijn vrijgegeven. Een attribuut dat later wordt toegevoegd, blijft in Power BI leeg tot iemand het vrijgeeft. KoppelHet meldt een lege kolom in plaats van een leeg rapport te tonen.
- Personio heeft een eigen rapportbouwer, en opgeslagen rapporten zijn via de API op te halen. Rapporteert HR al op een Personio-rapport, dan kan KoppelHet dat als bron gebruiken, zodat de cijfers in Personio en Power BI gelijk blijven.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Bestaat er geen kant-en-klare Power BI-connector voor Personio?
Er zijn connectoren van derden. Personio zelf levert er geen. KoppelHet bouwt het model op de API van Personio, met historie en beveiliging per vestiging.
Doet Personio de Nederlandse salarisverwerking?
Nee. Komt het salaris uit een Nederlands salarispakket, dan kan KoppelHet die loonkosten naast de Personio-gegevens in hetzelfde model zetten.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. De reden van afwezigheid blijft buiten het model; alleen het soort afwezigheid gaat mee.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio API v2 met OAuth 2.0 client credentials en alleen leesscopes. Dienstverbanden via /v2/persons/{person_id}/employments met filter op updated_at; afwezigheid via /v2/absence-periods en /v2/absence-periods/{id}/breakdowns; vergoedingen via /v2/compensations met start_date en end_date (maximaal één maand per aanvraag). Dimensies via legal entities, cost centers, org units (type department of team) en workplaces.
- Opgeslagen rapporten via de Reporting Engine Service (/v2/reports/{id}) met cursor-paginering. Power BI-semantic model in import-modus, ververst via de Power BI REST API, met row-level security op werkplek of entiteit.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in Power BI | Toelichting |
|---|---|---|
Person ID | Persoonsleutel | |
Employments (met updated_at) | Tabel dienstverbanden | Meest recente dienstverband eerst |
Absence periods en daily breakdowns | Tabel afwezigheid per dag | |
Compensations (start_date tot end_date, maximaal één maand) | Tabel vergoedingen per maand | |
Legal entities en cost centers | Dimensie entiteit en kostenplaats | |
Org units (type department of team) | Dimensie afdeling en team |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio