Verlof, verzuim en uren
Personio Protime koppeling: medewerkers en werkuren naar Protime, afwezigheid terug in Personio
Met een koppeling tussen Personio en Protime staat elke nieuwe medewerker uit Personio automatisch in Protime, met wekelijkse werkuren, juridische entiteit, vestiging en afdeling, zodat de tijdregistratie vanaf de eerste werkdag klopt. Afwezigheid die in Protime is goedgekeurd, komt terug in Personio, met halve dagen en al, zodat het verlofoverzicht in Personio compleet blijft.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die HR in Personio voeren en medewerkers in Protime laten klokken, zetten elke nieuwe kracht na de aanname nog een keer in Protime. Verlof en ziekte staan in Protime, terwijl het verlofoverzicht in Personio leeg blijft en saldi in een spreadsheet belanden.
- HR maakt de medewerker aan in Personio met entiteit, vestiging, afdeling en werkuren per week.
- Personio meldt de wijziging. KoppelHet haalt de medewerker en het dienstverband op en maakt persoon en contract aan in Protime.
- De medewerker klokt in Protime en vraagt daar verlof aan. De leidinggevende keurt goed in Protime.
- KoppelHet zet de goedgekeurde afwezigheid als afwezigheidsperiode in Personio, met het juiste type en eventueel een halve dag.
- Bij een beëindiging in Personio krijgt de persoon in Protime de laatste werkdag als datum uit dienst.
Terug: Goedgekeurde afwezigheid als afwezigheidsperiode
Waar je op let bij Personio en Protime
- Personio kent per dienstverband zowel de werkuren als de voltijduren per week, en Protime vraagt bij elk contract precies die twee waarden. De deeltijdfactor gaat daardoor ongewijzigd over, zonder dat iemand een percentage hoeft om te rekenen.
- Afwezigheid is in de Protime API alleen te lezen, dus verlof uit Personio kan niet in Protime worden gezet. Deze koppeling laat verlof daarom in Protime aanvragen en goedkeuren, en vult Personio met het resultaat.
- Personio laat bij het aanmaken van een afwezigheid de eigen goedkeuring overslaan. KoppelHet gebruikt dat, omdat de leidinggevende al in Protime heeft goedgekeurd. Zo komt er in Personio geen tweede goedkeuringsverzoek.
- Protime geeft bij een halve dag afwezigheid aan of het om het eerste of tweede deel van de dag gaat. Personio kent dezelfde indeling voor begin en einde van een periode. Een halve vrije middag komt zo ook als halve dag in Personio.
- Personio weigert een afwezigheid die overlapt met een bestaande periode. Wordt verlof in Protime later verlengd, dan past KoppelHet de bestaande periode in Personio aan in plaats van een tweede toe te voegen.
- Personio levert bij een beëindiging zowel de datum einde contract als de laatste werkdag. Protime krijgt de laatste werkdag, zodat een medewerker met resterend verlof na de laatste werkdag niet meer kan klokken.
- Personio verwacht dat een melding binnen drie seconden is bevestigd. KoppelHet bevestigt direct en verwerkt de medewerker daarna, zodat een trage aanvraag bij Protime geen herhaalde meldingen oplevert.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen medewerkers verlof blijven aanvragen in Personio?
Niet als het ook in Protime moet staan, want Protime neemt afwezigheid niet via de API aan. Daarom kiezen we één plek voor de aanvraag. Bij klokken in Protime is dat meestal Protime.
Gaan salarisgegevens uit Personio naar Protime?
Nee. Voor tijdregistratie zijn naam, dienstverband, werkuren en organisatie genoeg. Salaris en compensatie blijven in Personio.
Wat als een afwezigheidstype in Personio ontbreekt?
Dan wordt de periode niet aangemaakt en verschijnt er een melding in het platform. HR maakt het type aan in Personio of geeft aan dat de Protime-code niet in Personio hoeft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio via webhooks (person.created, employment.created, employment.updated, employment.started, employment.terminated), ondertekend met HMAC-SHA256, en de API v2 voor persons en employments (weekly_working_hours, full_time_weekly_working_hours, legal_entity, office, org_units, termination met last_working_day). Afwezigheid terug met POST /v2/absence-periods (person, absence_type, starts_from, ends_at met FIRST_HALF of SECOND_HALF, skip_approval); 409 bij overlap.
- Protime via de Protime API (v1) met OAuth 2.0 client credentials. POST people met externalReferenceIdentifier, POST contracts en historische velden voor employer, department en work-location. Afwezigheid lezen via webhooks op absences (dayPart, approvalLevel), ondertekend met HMAC-SHA256; absences hebben geen schrijfscope.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in Protime | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer (attribuut) | employeeNumber en externalReferenceIdentifier | Vaste sleutel in Protime |
employment_start_date | inServiceDate | |
termination.last_working_day | outOfServiceDate | |
weekly_working_hours | contractHoursInMinutes | Omgerekend naar minuten |
full_time_weekly_working_hours | fullTimeEquivalentInMinutes | |
legal_entity | employer-history | |
office | work-location-history | |
org_units (afdeling) | department-history | |
Absence definition en dayPart (terug) | absence_type en starts_from.type / ends_at.type | First en Second worden FIRST_HALF en SECOND_HALF |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio