Accounts in applicaties
Personio Salesforce koppeling: Salesforce-gebruikers per entiteit, dicht op de laatste werkdag
Met een koppeling tussen Personio en Salesforce krijgt elke nieuwe sales- of servicemedewerker in Personio automatisch een Salesforce-gebruiker met profiel, rol, manager en de taal en tijdzone van zijn entiteit. Op de laatste werkdag in Personio gaat de gebruiker uit, ook als de datum uit dienst door opgenomen verlof pas weken later valt.
Wat de koppeling doet
Wie Personio voor HR en Salesforce voor sales en support gebruikt, geeft nieuwe collega's vaak via een chatbericht door aan de Salesforce-beheerder. Vertrekkers gaan pas uit als hun datum uit dienst voorbij is, vaak weken na hun laatste werkdag.
- HR legt de nieuwe medewerker vast in Personio, met entiteit, afdeling, functie, leidinggevende en startdatum.
- Personio meldt de wijziging; KoppelHet haalt persoon en dienstverband op.
- Hoort de functie bij Salesforce, dan maakt KoppelHet de gebruiker aan met het profiel van eigen personeel of van externe agenten, en met de instellingen van de entiteit.
- Een nieuwe leidinggevende of afdeling in Personio past manager en rol in Salesforce aan.
- Na de laatste werkdag wordt de gebruiker gedeactiveerd; de datum uit dienst speelt daarvoor geen rol meer.
Waar je op let bij Personio en Salesforce
- Personio kent een laatste werkdag en een datum uit dienst, die door opgenomen verlof ver uit elkaar kunnen liggen. Een salesmedewerker die met verlof gaat, heeft zijn pijplijn niet meer nodig. KoppelHet deactiveert in Salesforce na de laatste werkdag, zodat ook de licentie eerder vrijkomt.
- Personio onderscheidt eigen personeel en externen. Staan externe salesagenten in Personio, dan krijgen ze in Salesforce een eigen profiel en een rol onderaan de hiërarchie, zodat ze alleen hun eigen leads en klanten zien; eigen personeel krijgt het volledige salesprofiel. Die keuze volgt automatisch uit Personio.
- Elke entiteit in Personio hoort bij een land. Die entiteit bepaalt in Salesforce de bedrijfsnaam, taal, landinstelling en tijdzone, zodat een collega in Madrid offertes met Spaanse datums en bedragen ziet.
- Personio meldt een wijziging alleen voor velden die voor een account tellen, zoals afdeling, functie, leidinggevende en status. Een nieuw privéadres of salaris levert dus geen onnodige update in Salesforce op en kost geen API-verzoeken.
- Personio geeft alleen attributen terug die voor de koppeling zijn vrijgegeven. Ontbreekt bijvoorbeeld de afdeling, dan zou een gebruiker in Salesforce zonder rol uitkomen en niets zien. KoppelHet controleert de gegevens voordat de gebruiker wordt aangemaakt, en meldt wat ontbreekt.
- Personio probeert een melding tot drie dagen opnieuw, en meldingen van de laatste dertig dagen zijn opnieuw op te vragen. Ligt Salesforce een tijd plat voor onderhoud, dan haalt KoppelHet gemiste vertrekken alsnog op.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we de laatste werkdag niet gewoon gelijk zetten aan de datum uit dienst?
Dat kan in Personio, maar dan verliest HR het verschil dat de salarisverwerking nodig heeft. De koppeling kijkt naar beide en gebruikt de vroegste.
Wat zien de externe agenten in Salesforce?
Dat bepaalt het profiel en de rol die jullie voor externen kiezen. De koppeling zorgt alleen dat elke externe in Personio dat profiel krijgt en geen ander.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio wordt gelezen via webhooks (employment.updated vuurt onder meer bij afdeling, functie, leidinggevende, status, last_working_day en uitdienstdatum) en de Personio API v2, met alleen leesscopes op personen en dienstverbanden. Webhooks worden tot drie dagen opnieuw afgeleverd; events van dertig dagen zijn opnieuw op te vragen.
- Naar Salesforce schrijven we via de REST API op het object User met een connected app (OAuth 2.0) en een integratiegebruiker met Manage Users. Verplicht bij aanmaken onder meer Username (uniek over alle Salesforce-omgevingen), Alias (maximaal 8 tekens), Email, LastName, ProfileId, TimeZoneSidKey, LocaleSidKey, LanguageLocaleKey en EmailEncodingKey. Bij vertrek IsActive = false, of UserLogin.IsFrozen = true als deactiveren wordt geweigerd.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in Salesforce | Toelichting |
|---|---|---|
id | EmployeeNumber | |
first_name of preferred_name | FirstName | |
last_name | LastName | |
Naamgevingsregel per entiteit | Username, Email en FederationIdentifier | |
Naam (ingekort) | Alias | |
position | Title | |
department | Department en UserRoleId | |
employment type (INTERNAL, EXTERNAL) | ProfileId | Ander profiel voor externe agenten |
legal_entity | CompanyName, TimeZoneSidKey, LocaleSidKey en LanguageLocaleKey | |
supervisor | ManagerId | |
last_working_day | IsActive |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio