Personio SAP Concur koppeling: dienstverbanden uit Personio als Concur-gebruiker met goedkeurder en kostenplaats

Wat de koppeling doet

Organisaties die Personio als HR-systeem gebruiken en SAP Concur voor reizen en declaraties, onderhouden Concur-profielen vaak met de hand of met een periodiek bestand. Kostenplaatsen en goedkeurders in Concur lopen dan achter op Personio, en een collega die al vertrokken is, staat nog actief.

1. Personio meldt een wijziging; KoppelHet bevestigt meteen en haalt het dienstverband op.
2. KoppelHet bepaalt de Concur-waarden: kostenplaats, valuta en land per entiteit, en de goedkeurder.
3. De wijzigingen van het afgelopen halfuur gaan als één bulkverzoek naar Concur.
4. KoppelHet volgt de verwerking en meldt afgewezen bewerkingen per medewerker.
5. Na de laatste werkdag wordt de gebruiker op inactief gezet.

Waar je op let bij Personio en SAP Concur

• Personio geeft per webhook alleen een ID en wil binnen drie seconden antwoord. Concur verwerkt provisioning op de achtergrond en kan daar tot twee uur over doen. KoppelHet ontkoppelt die twee: elke melding wordt direct bevestigd, en de wijzigingen gaan per halfuur samen naar Concur.
• Een dienstverband in Personio kan meerdere kostenplaatsen met een gewicht hebben. Concur bewaart in het profiel één kostenplaats, en die staat volgens SAP los van het gelijknamige veld in Expense. KoppelHet zet de kostenplaats met het grootste gewicht in het profiel én in het lijstveld van het declaratieformulier.
• Het bedrijf van een Concur-gebruiker ligt vast bij het aanmaken. Gaat iemand in Personio via een wissel van bedrijf naar een andere entiteit, dan blijft het dezelfde Concur-gebruiker. KoppelHet wijzigt dan valuta, land en kostenplaats, maar laat het Concur-bedrijf staan; hoort de nieuwe entiteit bij een andere Concur-omgeving, dan meldt KoppelHet dat aan de beheerder.
• Personio onderscheidt de einddatum van het dienstverband en de laatste werkdag. Concur heeft een einddatum in het profiel en los daarvan de status actief. KoppelHet vult de einddatum met de datum uit het dienstverband en zet de gebruiker na de laatste werkdag op inactief, zodat declaraties van de laatste week nog kunnen.
• In Concur kan iemand alleen goedkeurder zijn als hij zelf de bijbehorende rol heeft, en alleen bij declaraties en aanvragen mag er een tweede goedkeurder naast staan. KoppelHet zet de leidinggevende uit Personio als primaire goedkeurder van declaraties en controleert eerst of die de rol heeft.
• Personio kan externe dienstverbanden bevatten, zoals freelancers die in Personio worden bijgehouden. Of die mogen declareren, verschilt per organisatie. KoppelHet neemt bij de start vast welke typen dienstverband een Concur-profiel krijgen, en slaat de andere over in plaats van iedereen uit Personio aan te maken.

Hoe we het bouwen en beheren

• De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
• Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
• Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
• KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
• Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
• De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Veelgestelde vragen

Gerelateerd

• HR naar ERP
• Personio koppelen
• SAP Concur koppelen

→

Ashby → Personio

Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio

→

Bullhorn → Personio

Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio

→

Carerix → Personio

Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio

→

Greenhouse → Personio

Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio