Lease en mobiliteit
Personio Shuttel koppeling: nieuwe collega's al tijdens de onboarding in Shuttel
Met een koppeling tussen Personio en Shuttel staat een nieuwe collega van het Nederlandse bedrijf in Personio al tijdens de onboarding in Shuttel, in de groep van zijn regeling, zodat hij vóór de eerste werkdag een mobiliteitskaart kan aanvragen. Op de laatste werkdag uit Personio wordt hij in Shuttel afgemeld, ook als de einddatum van het contract later valt.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die Personio gebruiken en hun Nederlandse collega's een Shuttel-kaart geven, zetten nieuwe mensen vaak pas na de eerste werkdag in Shuttel. Die schieten hun reizen de eerste week dan zelf voor.
- HR legt de nieuwe collega vast in Personio bij het Nederlandse bedrijf; Personio zet hem op onboarding.
- Personio meldt de wijziging; KoppelHet haalt de vrijgegeven attributen op en bepaalt de Shuttel-groep.
- De collega staat in Shuttel met personeelsnummer, naam, zakelijk e-mailadres, groep en leidinggevende, nog voor de startdatum.
- Bij een andere vestiging, afdeling of regeling verhuist de collega naar de juiste groep.
- Op de laatste werkdag wordt de collega in Shuttel afgemeld.
Waar je op let bij Personio en Shuttel
- Personio zet een collega met een startdatum in de toekomst op de status onboarding. KoppelHet meldt hem dan al aan in Shuttel, zodat de kaart er op de eerste werkdag kan zijn in plaats van een week later.
- Personio kent naast de einddatum van het contract een aparte laatste werkdag. Bij een vrijstelling van werk valt die eerder. KoppelHet meldt af op de laatste werkdag; ontbreekt die, dan op de einddatum.
- Een Personio-account met meerdere landen legt per collega het bedrijf (subcompany) en de vestiging vast. Alleen collega's van het Nederlandse bedrijf gaan naar Shuttel; een collega in München met een Nederlands project blijft erbuiten, tenzij HR een uitzondering vastlegt.
- Personio onderscheidt interne en externe medewerkers. Externen gaan standaard niet naar Shuttel, omdat de mobiliteitsregeling voor eigen personeel geldt. Is dat bij jullie anders, dan krijgen zij een eigen groep.
- Personio geeft via de API alleen attributen die HR per veld heeft vrijgegeven. HR kan een eigen attribuut voor de mobiliteitsregeling aanmaken en vrijgeven; KoppelHet zet de collega dan in de Shuttel-groep met die naam, zonder vertaaltabel.
- Een collega met verlof blijft in Personio actief, met de status leave. KoppelHet laat hem in Shuttel staan en zet hem alleen in een andere groep als jullie dat per soort verlof willen.
- Personio doet de Nederlandse salarisverwerking niet, en Shuttel levert de vergoedingen aan het salarissysteem. KoppelHet gebruikt daarom het personeelsnummer van de Nederlandse payroll als sleutel in Shuttel, vastgelegd als attribuut in Personio.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan een nieuwe collega de kaart echt vóór de eerste werkdag hebben?
De aanmelding staat klaar zodra Personio de collega op onboarding zet. Hoe snel de kaart daarna wordt geleverd, bepaalt Shuttel.
Welke gegevens ziet KoppelHet in Personio?
Alleen de attributen die HR voor deze koppeling vrijgeeft. Salaris en privéadres horen daar niet bij.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio wordt gelezen via webhooks en de Personio API (v1 Personnel Data en v2), met client credentials. Attributen onder meer first_name, last_name, email, status (onboarding, active, leave, inactive), employment_type (internal, external), subcompany, office, department, supervisor, hire_date, termination_date en last_working_day; custom attributes moeten onder Readable employee attributes zijn vrijgegeven.
- Shuttel publiceert geen openbare API-documentatie; de aansluiting aan de Shuttel-kant spreken we per klant af.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in Shuttel | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer van de Nederlandse payroll | Personeelsnummer | Als custom attribute; de Personio-id als terugval |
first_name | Voornaam | |
last_name | Achternaam | |
email | E-mailadres | Voor de uitnodiging voor de app en Mijn Shuttel |
subcompany en office | Werkgever | Alleen het Nederlandse bedrijf gaat mee |
Custom attribute mobiliteitsregeling, of department | Gebruikersgroep | |
supervisor | Leidinggevende | Voor de goedkeuringsstap in Shuttel |
hire_date en status onboarding | Aanmelden en startdatum | |
last_working_day | Afmelden | Met termination_date als terugval |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio