Accounts in applicaties
Personio Simplicate koppeling: medewerkers uit Personio in Simplicate, met contracturen en einddatum
Met een koppeling tussen Personio en Simplicate komt elke nieuwe medewerker uit Personio al tijdens de onboarding in Simplicate, met leidinggevende, team en een rooster op basis van de contracturen. Een tijdelijk contract geeft het rooster in Simplicate meteen een einddatum, en bij vertrek krijgt de beheerder een seintje om de gebruiker te blokkeren.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Personio voor HR en Simplicate voor uren, planning en facturatie houden contracten in beide systemen apart bij. Wordt een tijdelijk contract niet verlengd, dan staat iemand in Simplicate nog maanden met een open rooster, en een verlenging komt er pas aan als iemand eraan denkt.
- HR maakt de nieuwe medewerker aan in Personio; de status is onboarding tot de startdatum.
- KoppelHet zet persoon en medewerker klaar in Simplicate, met leidinggevende en team.
- Het rooster begint op de startdatum en eindigt op de einddatum van het contract, als die er is.
- De beheerder van Simplicate nodigt de collega uit als gebruiker.
- Bij een verlenging schuift het einde van het rooster op; bij vertrek vraagt KoppelHet de beheerder de gebruiker te blokkeren.
Waar je op let bij Personio en Simplicate
- Personio geeft per contract de uren per week en het aantal uren dat daar voltijd is, maar geen uren per dag. KoppelHet verdeelt de weekuren over de werkdagen volgens jullie regel; wie op woensdag vrij is, zet de officemanager daarna in Simplicate goed.
- Een tijdelijk contract heeft in Personio een einddatum. KoppelHet zet die meteen als einde van het rooster in Simplicate. Wordt het contract verlengd, dan schuift de einddatum mee; wordt het niet verlengd, dan verdwijnt de collega na de laatste dag vanzelf uit de urenkalender.
- Een nieuwe medewerker heeft in Personio de status onboarding tot de startdatum. In die periode staat hij al in Simplicate, zodat een projectleider hem kan inplannen, maar zijn rooster begint pas op de eerste werkdag.
- Personio maakt onderscheid tussen eigen medewerkers en externen. Elke Simplicate-gebruiker kost een licentie, dus externen komen alleen mee als jullie dat per persoon of per afdeling afspreken.
- Iemand kan in Personio meerdere contracten na elkaar hebben, bijvoorbeeld van stagiair naar vaste kracht. In Simplicate blijft dat één medewerker; KoppelHet gebruikt het meest recente contract voor het rooster.
- Niet elke wijziging in Personio stuurt een melding. Naast de directe meldingen vergelijkt KoppelHet daarom periodiek de stand in Personio met Simplicate, zodat ook een gewijzigde leidinggevende of afdeling aankomt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan de afwezigheid uit Personio ook naar Simplicate?
Dat kan later als uitbreiding. We beginnen met medewerkers, roosters en einddatums.
Wordt de nieuwe collega ook gebruiker in Simplicate?
De koppeling zet de medewerker klaar; de beheerder nodigt uit en kiest de gebruikersgroep. De openbare API van Simplicate kent geen gebruikers, en de licentie gaat in bij het uitnodigen.
Wat als we meerdere juridische entiteiten in Personio hebben?
Dan kiezen jullie welke entiteiten in Simplicate horen. Medewerkers van de andere entiteiten slaat de koppeling over.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio wordt gelezen via webhooks (Person.created, Person.updated, Employment.updated) en de Personio API v2 (employments van een persoon, met onder meer weekly_working_hours, full_time_weekly_working_hours, supervisor, org_units, type, status, employment_start_date, contract_end_date en employment_end_date). De credential heeft alleen leesrechten op personen en employments.
- Naar Simplicate schrijven we via REST API v2 (headers Authentication-Key en Authentication-Secret). Eerst /api/v2/crm/person, dan /api/v2/hrm/employee met person_id, supervisor, status en custom_fields, en /api/v2/hrm/timetable met even_week, start_date en end_date.
- In Simplicate API v2 zijn teams alleen te lezen en is er geen endpoint voor gebruikers. Simplicate belooft minimaal 60 verzoeken per minuut; daarboven HTTP 429.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in Simplicate | Toelichting |
|---|---|---|
person.id | Eigen veld bij de medewerker (custom_fields) | Vaste sleutel tussen beide systemen |
Voornaam, achternaam | first_name, family_name_prefix, family_name (persoon) | |
E-mail | email (persoon) en werkadres | |
supervisor | supervisor (medewerker) | Via de Simplicate-medewerker van de leidinggevende |
org_units (afdeling) | teams (persoon) | Via een vertaaltabel naar bestaande Simplicate-teams |
weekly_working_hours | even_week day_1 … day_7 (rooster) | Verdeeld over de werkdagen volgens een afgesproken regel |
employment_start_date | start_date (rooster) | |
contract_end_date of employment_end_date | end_date (rooster) | |
type (INTERNAL, EXTERNAL) | Wel of niet naar Simplicate |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio