HR naar ITSM
Personio koppelen met SysAid: eindgebruikers per entiteit en service records voor onboarding en offboarding
Met een koppeling tussen Personio en SysAid wordt elke medewerker uit Personio een eindgebruiker in SysAid, onder het bedrijf van zijn juridische entiteit en met vestiging, afdeling en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een nieuw of beëindigd dienstverband een service record aan. De laatste werkdag uit Personio wordt de vervaldatum van het offboardingrecord.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Personio voor HR gebruiken en SysAid voor IT, met medewerkers in meer dan één land, zetten nieuwe collega's vaak met de hand in SysAid. De entiteit, de taal en de leidinggevende ontbreken dan, en offboarding hangt af van een melding die HR moet onthouden.
- Personio meldt een wijziging; KoppelHet leest de persoon en het meest recente dienstverband.
- Bestaat de juridische entiteit nog niet als bedrijf in SysAid, dan maakt KoppelHet dat aan.
- De eindgebruiker wordt aangemaakt of bijgewerkt, met de leidinggevende als manager.
- Binnen de onboardingtermijn volgt een service record vanuit het onboardingsjabloon.
- Een beëindiging levert een offboardingrecord op; na de einddatum wordt de eindgebruiker uitgeschakeld.
Waar je op let bij Personio en SysAid
- SysAid heeft een API voor companies, en Personio geeft bij elk dienstverband de juridische entiteit. KoppelHet maakt per entiteit een company aan, zodat IT in SysAid per land of werkgever kan filteren en rapporteren.
- Zonder taal zet SysAid een eindgebruiker op Engels. Personio heeft een veld voor de hoofdtaal van de medewerker; KoppelHet geeft die door, zodat het selfserviceportaal voor een collega in Duitsland of Nederland in de eigen taal opent.
- De leidinggevende staat in Personio als persoon, en SysAid legt de manager vast met een eigen ID. KoppelHet zoekt de leidinggevende eerst op als eindgebruiker en maakt hem zo nodig aan, zodat goedkeuringen in SysAid bij de juiste persoon komen.
- Personio onderscheidt een einddatum en een laatste werkdag. Het offboardingrecord krijgt de laatste werkdag als vervaldatum; de eindgebruiker gaat pas na de einddatum op uitgeschakeld, zodat de collega tot dan nog een melding kan maken.
- Personio stuurt niet bij elke wijziging van een standaardattribuut een webhook. De nachtelijke vergelijking leest de eindgebruikers in SysAid in pagina's van maximaal vijfhonderd en blijft onder de limiet van duizend aanroepen per vijf minuten.
- Externe medewerkers staan in Personio als type EXTERNAL. Omdat elke eindgebruiker meetelt voor het SysAid-quotum, spreekt KoppelHet vooraf af of externen een eindgebruiker krijgen of alleen in het service record van hun leidinggevende worden genoemd.
- SysAid heeft geen veld voor een personeelsnummer. KoppelHet bewaart de koppeling tussen Personio-ID en SysAid-gebruiker zelf en gebruikt het werkadres als gebruikersnaam, zodat een collega die na vertrek terugkomt zijn oude eindgebruiker terugkrijgt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft SysAid een Personio-koppeling?
We vonden er geen. SysAid heeft wel een HiBob-verbinding voor AI-agents, maar niet voor Personio. KoppelHet gebruikt de API's van beide kanten.
Kunnen afdelingen uit Personio vanzelf in SysAid ontstaan?
Nee, de SysAid-API kan geen afdelingen aanmaken. IT legt nieuwe afdelingen aan in SysAid; de koppeling meldt wanneer er een ontbreekt.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio via webhooks (Person.created, Person.updated, Employment.created, Employment.updated) en de Personio API v2 (persons en GET /v2/persons/{id}/employments met legal_entity, org_units, office, supervisor, type, status en termination.last_working_day), met alleen leesrechten.
- SysAid via https://{account}.sysaidit.com/connect/v1 met een access token. GET en POST /companies; GET /end-users (limit tot 500), POST /end-users met userName, firstName, lastName, userEmail, companyId, departmentId, locationId, managerId en language; PATCH /end-users/{id} met version en isDisabled. Service records via POST /service-records met type request, requestUser, dueDate en templateId; bij 429 wachten tot X-RateLimit-Reset.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in SysAid | Toelichting |
|---|---|---|
email | userName en userEmail | |
first_name en last_name | firstName en lastName | |
legal_entity | companyId | |
office | locationId | Via een vertaaltabel |
org_units | departmentId | Naar bestaande afdelingen |
supervisor | managerId | |
Main language of the employee | language | |
termination.last_working_day | dueDate van het offboardingrecord |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio