HR naar ERP
Personio Unit4 koppeling: medewerkers met kostenverdeling en relaties in Unit4 ERP
Met een koppeling tussen Personio en Unit4 ERP staat elke nieuwe medewerker uit Personio als medewerker in Unit4, in het juiste Unit4-bedrijf, met afdeling en kostenplaats als relatie vanaf de ingangsdatum. Bij vertrek in Personio beëindigt de koppeling de medewerker in Unit4, zodat goedkeuringen en tijdschrijven stoppen en de historie blijft staan.
Wat de koppeling doet
Wie HR in Personio voert en financiën, projecten en tijdschrijven in Unit4 ERP, zet een verdeling over meerdere kostenplaatsen met de hand over. In Personio klopt de verdeling, maar na een wijziging lopen Personio en Unit4 uit elkaar.
- HR legt een nieuwe medewerker vast in Personio, met juridische entiteit, afdeling, kostenplaatsen en startdatum.
- KoppelHet laat Unit4 de medewerker eerst controleren zonder op te slaan, en maakt hem daarna aan in het Unit4-bedrijf van die entiteit.
- Afdeling en kostenplaats komen als relaties met een ingangsdatum bij de medewerker; een verdeling over meer kostenplaatsen gaat in de kostenverdeling van Unit4.
- Een wijziging in Personio sluit de oude relatie af en opent een nieuwe op de ingangsdatum.
- Na de laatste werkdag beëindigt KoppelHet de medewerker in Unit4. Uren en boekingen uit het verleden blijven bij hem staan.
Waar je op let bij Personio en Unit4 ERP
- Personio verdeelt een dienstverband over kostenplaatsen met een gewicht per kostenplaats. Unit4 heeft voor medewerkers een eigen kostenverdeling. KoppelHet zet de percentages uit Personio daarin, zodat loonkosten en uren in Unit4 volgens dezelfde verdeling lopen als in HR.
- Personio meldt een gewijzigde kostenverdeling met een eigen gebeurtenis. KoppelHet reageert daar direct op en werkt alleen de kostenverdeling bij, zonder de rest van de medewerker opnieuw te sturen.
- Elke juridische entiteit in Personio hoort bij één Unit4-bedrijf. Unit4 weigert een verzameling medewerkers uit verschillende bedrijven in één aanroep. KoppelHet groepeert daarom per entiteit, ook bij de eerste vulling.
- Schuift de startdatum in Personio naar achteren, dan staat Unit4 niet toe dat je de begindatum van het dienstverband later zet. KoppelHet verwijdert het dienstverband dan en maakt het opnieuw aan met de nieuwe datum.
- Heeft Unit4 een goedkeuringsworkflow op nieuwe medewerkers, dan staat de medewerker na het aanmaken eerst klaar voor goedkeuring. KoppelHet toont dat als wachtend in het platform en niet als fout, zodat niemand hem een tweede keer aanmaakt.
- Een uitdiensttreding in Personio wordt in Unit4 een beëindiging, geen verwijdering. Unit4 zet de medewerker dan op de status beëindigd, en uren, declaraties en projectboekingen uit het verleden blijven gekoppeld.
- Unit4 heeft zelf ook een personeelsmodule. Met Personio als HR-systeem houden we in Unit4 alleen bij wat financiën, projecten en tijdschrijven nodig hebben; salaris, verlof en verzuim blijven in Personio.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan salarisgegevens uit Personio naar Unit4?
Nee. Unit4 heeft voor tijdschrijven en projecten geen salaris nodig. Kostprijzen per uur beheert finance in Unit4 zelf.
Wat als de kostenverdeling in Personio niet op honderd procent uitkomt?
Dan zet de koppeling de verdeling niet door en krijgt HR een melding. De vorige verdeling in Unit4 blijft staan tot het klopt.
Krijgen medewerkers ook een gebruiker in Unit4?
Niet in de eerste versie. Het koppelen van een gebruiker aan de medewerker kan later als uitbreiding, of via jullie identity provider.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio via de v2-API voor persons en employments (legal_entity, org_units, cost_centers met weight, employment_start_date, termination) en webhooks, waaronder employment.updated.cost-centers en employment.terminated, ondertekend met HMAC-SHA256.
- Unit4 ERPx via de Employees API - POST /v1/employees/validate en POST /v1/employees (of /v1/employees/batch, maximaal 200 per aanroep en één companyId), PATCH /v1/employees/batch met AddOrReplaceById en RemoveById op relatedValues (relationId, dateFrom, dateTo) en employments (positionId, startDate, endDate), DELETE /v1/employees/{personId} om te beëindigen. Bij een actieve workflow antwoordt Unit4 met 202. Kostenverdeling via de Cost Distribution API. Client ID en client secret.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in Unit4 ERP | Toelichting |
|---|---|---|
person id of personeelsnummer | personId | Vaste sleutel; automatische nummering in Unit4 alleen als die is afgesproken |
legal_entity | companyId | Vaste tabel per entiteit |
first_name, last_name | nameInformation.firstName, surname | |
email | contactPoints (e-mail) | |
employment_start_date, termination.last_working_day | employments (startDate, endDate) | |
org_units (type department) | relatedValues (afdeling, dateFrom, dateTo) | Welke relatie-ID per Unit4-inrichting |
cost_centers (id, weight) | Kostenverdeling per medewerker | Percentages uit Personio |
employment.terminated | Status beëindigd | Via het beëindigen van de medewerker, niet via verwijderen |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio