vPVerlof, verzuim en uren
Personio vPlan koppeling: medewerkers en goedgekeurde afwezigheid uit Personio in de planning
Met een koppeling tussen Personio en vPlan komen medewerkers uit Personio als resource in vPlan, met hun weekuren verdeeld over hun werkdagen, en staat afwezigheid die in Personio is goedgekeurd als afwijking in hun rooster. Afwezigheid die nog wacht op goedkeuring blijft buiten de planning.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Personio voor HR gebruiken en werk, projecten of monteurs in vPlan plannen, houden medewerkers en verlof in twee systemen bij. Een ziekmelding of vakantie uit Personio ziet de planner pas als hij belt waarom iemand er niet is.
- Personio meldt een nieuwe of gewijzigde medewerker; KoppelHet haalt het dienstverband met weekuren, vestiging en status op.
- Medewerkers van de afgesproken vestigingen worden resource in vPlan, met de Personio-id als externe referentie.
- Elke paar minuten haalt KoppelHet de afwezigheden op die in Personio zijn gewijzigd, en zet alleen goedgekeurde als afwijking in vPlan.
- Een verschoven of verwijderde afwezigheid past KoppelHet aan of haalt hij weg.
- Bij vertrek krijgt de resource de laatste werkdag als einddatum.
Waar je op let bij Personio en vPlan
- Personio stuurt bij afwezigheid alleen meldingen bij aanmaken, verschuiven en verwijderen, niet bij goedkeuring. KoppelHet vraagt daarom elke paar minuten de afwezigheden op die sinds de vorige ronde zijn bijgewerkt, zodat een vakantie kort na de goedkeuring in vPlan staat.
- Een afwezigheid in Personio kan ook de status verwijdering in afwachting of vervanger gevraagd hebben. KoppelHet laat een goedgekeurde afwezigheid in vPlan staan zolang de verwijdering nog niet is goedgekeurd, zodat de planner niet op iemand rekent die mogelijk toch weg is.
- Een langdurige ziekte heeft in Personio geen einddatum zolang ze loopt. Een afwijking in vPlan vraagt wel een einddatum. KoppelHet zet de afwijking tot een afgesproken datum vooruit en verlengt die tot de einddatum in Personio staat.
- Personio geeft begin en einde van een afwezigheid in de tijdzone van de medewerker, met een aanduiding voor de eerste of tweede helft van de dag. vPlan rekent verlof in minuten per dag. KoppelHet zet op een halve dag de helft van de uren van die werkdag, zodat de planner de andere helft nog kan vullen.
- Het dienstverband in Personio geeft de weekuren en de uren van een voltijdweek, maar niet hoe die over de dagen zijn verdeeld. vPlan wil uren per weekdag. KoppelHet verdeelt de weekuren volgens een regel per vestiging of team die de planning kiest, en de planner legt uitzonderingen vast in Personio.
- Een dienstverband in Personio heeft de status onboarding voordat iemand begint, en een type intern of extern. KoppelHet maakt ook voor iemand in onboarding al een resource met de startdatum, en neemt externen alleen mee als jullie die in vPlan willen plannen.
- Bij een uitdiensttreding kent Personio zowel een einddatum van het dienstverband als een laatste werkdag. Wie zijn laatste weken vakantie opneemt, is na de laatste werkdag niet meer planbaar. KoppelHet gebruikt de laatste werkdag als einddatum van de resource.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ziet de planner of iemand ziek is of op vakantie?
Nee. vPlan krijgt alleen dat de medewerker afwezig is en hoeveel uur. Het soort afwezigheid blijft in Personio.
Gaan geplande uren uit vPlan terug naar Personio?
Nee. Uren uit vPlan als aanwezigheid in Personio kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio via de API v2 met client credentials. Personen en dienstverbanden (status ACTIVE, ONBOARDING, LEAVE of INACTIVE; type INTERNAL of EXTERNAL; weekly_working_hours, full_time_weekly_working_hours, office, legal_entity, org_units, employment_start_date, termination.last_working_day) via meldingen en opvragen op updated_at. Afwezigheid via GET /v2/absence-periods met updated_at.gte, limit tot 100 en cursor (approval.status PENDING, APPROVED, DELETION_PENDING of SUBSTITUTE_REQUESTED; starts_from en ends_at met FIRST_HALF of SECOND_HALF; ends_at null bij lopende afwezigheid; timezone_id). Webhooks absence-period.created, absence-period.updated.timerange en absence-period.deleted.
- vPlan via de vPlan API (https://api.vplan.com/v1). POST /resource (type employee, name, start_date, end_date, workdays met sleutels 1 tot 7, integration_schedule true, external_ref uniek; dubbel geeft 422). Afwezigheid via POST /resource/{resource_id}/schedule_deviation/ (type leave, start_date, end_date, time_per_day in minuten, skip_non_workday, external_ref).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in vPlan | Toelichting |
|---|---|---|
person.id | external_ref van de resource | |
Voornaam en achternaam | name | |
weekly_working_hours | workdays (1 tot 7) | Verdeeld over de werkdagen per vestiging |
employment_start_date | start_date | |
termination.last_working_day | end_date | |
absence-period met approval.status APPROVED | schedule_deviation type leave | |
starts_from.type en ends_at.type (FIRST_HALF, SECOND_HALF) | time_per_day op de eerste en laatste dag | |
absence-period id | external_ref van de afwijking |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio