X4HR naar ITSM
Personio koppelen met Xurrent: personen per juridische entiteit en requests bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Personio en Xurrent staat elke medewerker uit Personio als persoon in Xurrent, onder de business unit van zijn juridische entiteit, met afdeling, kantoor en manager, en maakt KoppelHet bij een nieuwe medewerker of een beëindiging in Personio een request aan voor het team van dat kantoor. Een vertrekker wordt pas uitgeschakeld als het offboardingrequest klaar is.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Personio gebruiken over meerdere juridische entiteiten en Xurrent als servicedesk hebben, zien in Xurrent vaak één platte lijst personen zonder entiteit. Rapportage en serviceafspraken per land kloppen dan niet, en onboardingrequests landen bij het verkeerde team.
- Personio meldt een nieuwe persoon of een gewijzigd dienstverband; KoppelHet haalt het nieuwste dienstverband op.
- Nieuwe entiteiten, afdelingen en kantoren maakt KoppelHet eerst aan in Xurrent, daarna de persoon.
- Binnen de onboardingtermijn maakt KoppelHet het onboardingrequest, ingediend door de supervisor.
- Een beëindiging levert een offboardingrequest op met de laatste werkdag als gewenste datum.
- Is het offboardingrequest afgerond, dan schakelt KoppelHet de persoon uit.
Waar je op let bij Personio en Xurrent (4me)
- Elk dienstverband in Personio hoort bij een juridische entiteit. KoppelHet maakt per entiteit een business unit in Xurrent met de regio van dat land, en hangt de afdelingen daaronder. Die afdelingen nemen de regio automatisch over, zodat serviceafspraken per land kloppen.
- Xurrent gebruikt het primaire e-mailadres als unieke sleutel en inlognaam. KoppelHet legt de Personio-id vast als bronsleutel en zoekt de persoon daarop, zodat een nieuw werkadres na een naamswijziging de bestaande persoon bijwerkt.
- Personio zet een nieuwe collega op de status onboarding zodra het contract klaar is. KoppelHet maakt de persoon dan al aan in Xurrent, en het request pas binnen de termijn, met de startdatum als gewenste datum.
- Een request in Xurrent vraagt wie het indient en voor wie het is. KoppelHet zet de supervisor uit Personio als indiener en de nieuwe medewerker als ontvanger, zodat vragen over het request bij de leidinggevende komen.
- Een persoon die in Xurrent is uitgeschakeld, mag niet meer aan records worden gekoppeld. KoppelHet schakelt een vertrekker daarom pas uit nadat het offboardingrequest is afgerond, en niet al op de laatste werkdag.
- Personio kent interne en externe medewerkers. Voor externen kiest KoppelHet een ander requestsjabloon, zodat het team weet dat er geen laptop nodig is maar wel accounts.
- Een kantoor in Personio wordt een site in Xurrent, met een tijdzone. Een request voor een collega op een kantoor in een andere tijdzone krijgt zo de juiste dag als gewenste datum, en het team bij dat kantoor krijgt het request.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Xurrent een Personio-koppeling?
We vonden er geen. KoppelHet bouwt op de API's van Personio en Xurrent.
Wat als een nieuwe medewerker nog geen werkadres heeft?
Xurrent vraagt een e-mailadres om een persoon aan te maken. KoppelHet wacht dan tot het werkadres in Personio staat en meldt het als de startdatum binnen de termijn komt zonder adres.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio via webhooks (Person.created, Person.updated, Employment.created, Employment.updated) en de Personio API v2 (persons en employments, meest recente eerst; legal_entity.id, org_units, office.id, supervisor.id, type, status, employment_start_date, termination.last_working_day), met een nachtelijke vergelijking omdat niet elke wijziging een webhook stuurt.
- Xurrent via de REST API: /organizations (parent, business_unit, region; regio alleen op een business unit, onderliggende organisaties erven die), /sites, /people (primary_email, organization, site, manager, disabled, source en sourceID). Requests via POST /requests met category, subject, requested_by, requested_for, team, template en desired_completion_at.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in Xurrent (4me) | Toelichting |
|---|---|---|
person.id | sourceID (source personio) | Vaste sleutel; primary_email kan veranderen |
Werk-e-mailadres | primary_email | |
Voornaam en achternaam | name | |
position.title | job_title | |
legal_entity.id | Organisatie met business_unit en region | |
org_units (type department) | organization, met de entiteit als parent | |
office.id | site en time_zone | |
supervisor.id | manager en requested_by | |
employment_start_date | desired_completion_at van het onboardingrequest | |
termination.last_working_day | desired_completion_at van het offboardingrequest |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio