HR naar ITSM
Personio Zendesk koppeling: medewerkers met vestiging en leidinggevende in de interne servicedesk
Met een koppeling tussen Personio en Zendesk komt elke medewerker uit Personio als eindgebruiker in jullie interne Zendesk, bij de organisatie van zijn vestiging en met afdeling, taal en leidinggevende, en krijgt IT een taak voor de startdatum en voor de laatste werkdag. Een verlenging in Personio telt niet als vertrek, en wie vertrekt wordt opgeschort in plaats van verwijderd.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Personio voor HR en Zendesk als interne IT-servicedesk kondigen nieuwe collega's vaak aan via een gedeeld spreadsheet. De servicedesk weet niet bij welke vestiging een aanvrager hoort, dus een vraag over een toegangspas komt bij het verkeerde kantoor.
- HR maakt de nieuwe medewerker in Personio aan; die staat daar op onboarding tot de startdatum.
- KoppelHet krijgt de melding van Personio en zet de medewerker als eindgebruiker in Zendesk, bij de organisatie van zijn vestiging, zonder welkomstmail.
- Binnen de afgesproken termijn voor de startdatum krijgt de IT-groep van die vestiging een onboardingtaak.
- Wijzigen vestiging, afdeling of leidinggevende, dan volgt de gebruiker in Zendesk.
- Bij een einddatum komt een offboardingtaak en na de laatste werkdag wordt de gebruiker opgeschort.
Waar je op let bij Personio en Zendesk
- Personio staat niet toe dat twee medewerkers hetzelfde e-mailadres hebben. Daardoor is het adres een betrouwbare tweede sleutel om bestaande gebruikers in Zendesk te vinden die al eens naar de servicedesk mailden.
- Elke vestiging in Personio wordt een organisatie in Zendesk. Triggers in Zendesk kunnen een vraag over een pas of een bureau dan naar de IT-groep van het juiste kantoor sturen.
- De leidinggevende uit Personio komt in een gebruikersveld dat naar een andere Zendesk-gebruiker verwijst. Een agent ziet zo in het ticket wie de manager is en kan hem vanuit Zendesk betrekken, zonder in Personio te kijken.
- Personio laat alleen attributen zien die vooraf zijn vrijgegeven voor de koppeling. Blijft een gebruikersveld in Zendesk leeg, dan is het attribuut in Personio vaak nog niet vrijgegeven; KoppelHet meldt dat bij de eerste ronde.
- Een verlenging levert in Personio een nieuw contract op terwijl de oude einddatum blijft staan. KoppelHet kijkt naar het nieuwste contract, zodat Zendesk geen offboardingtaak krijgt en de gebruiker niet wordt opgeschort.
- Personio kent een voorkeurstaal per medewerker. KoppelHet zet de taal van de gebruiker in Zendesk daarop, zodat collega's in andere landen de automatische berichten van de servicedesk in hun eigen taal krijgen.
- Niet elke wijziging in Personio stuurt een melding. KoppelHet vergelijkt daarom ook periodiek, zodat bijvoorbeeld een andere afdeling toch in Zendesk komt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen externen en stagiairs ook in Zendesk?
Ja, als ze in Personio staan. Per soort dienstverband spreken we af of ze een gebruiker krijgen en of er een onboardingtaak komt.
Wat gebeurt er met tickets van vertrokken collega's?
Die blijven bewaard. De gebruiker wordt opgeschort en niet verwijderd, want een verwijderde gebruiker is in Zendesk niet terug te halen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Personio wordt gelezen via webhooks (Person.created, Person.updated, Employment.updated) en de Personio API v2 (persons en employments), met een periodieke vergelijking. Alleen attributen die onder Readable employee attributes zijn vrijgegeven komen terug.
- Naar Zendesk schrijven we via de Users API (create_or_update op external_id of email, met skip_verify_email en locale; suspended bij vertrek). Organisaties via create_or_update op external_id, lidmaatschappen via de Organization Memberships API. De leidinggevende in een user field van het type lookup. Taken via de Tickets API met type task, due_at en group_id.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Personio | Veld in Zendesk | Toelichting |
|---|---|---|
Personio-id | external_id | |
Voornaam en achternaam | name | |
email | email | In Personio uniek per medewerker |
office | organization (via organization_memberships) | |
department | user_fields: afdeling (dropdown) | |
supervisor | user_fields: leidinggevende (lookup naar gebruiker) | |
Voorkeurstaal | locale | |
employment_start_date | Onboardingtaak (type task) met due_at | |
employment_end_date (nieuwste contract) | Offboardingtaak en daarna suspended = true |
Gerelateerd
Ashby → Personio
Ashby Personio koppeling: aannames met uren en entiteit als nieuwe medewerker in Personio
Bullhorn → Personio
Bullhorn Personio koppeling: plaatsingen als persoon met dienstverband in Personio
Carerix → Personio
Carerix Personio koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Personio
Greenhouse → Personio
Greenhouse Personio koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Personio