Verlof, verzuim en uren
Planday AFAS koppeling: goedgekeurde diensten als loonmutatie, medewerkers en contracturen terug
Met een koppeling tussen Planday en AFAS Profit gaan de goedgekeurde diensten en toeslagen uit Planday na elke salarisperiode als loonmutatie per looncomponent naar AFAS. Nieuwe medewerkers, contracturen en uitdiensttredingen uit AFAS komen terug in Planday, zodat de planning werkt met wat HR heeft vastgelegd.
Wat de koppeling doet
Wie roostert in Planday en HR en salaris in AFAS Profit voert, zet uren vaak met de hand over. De uren gaan aan het eind van de maand als export naar de salarisadministratie, die ze per looncomponent overtypt, en een uurloon in Planday wijkt soms af van AFAS.
- HR legt in AFAS een nieuwe medewerker vast met dienstverband, functie en roosteruren.
- KoppelHet zet de medewerker in Planday, in de juiste afdeling en medewerkersgroep, met de bijbehorende contractregel.
- Managers keuren de diensten goed in Planday. Na de salarisperiode haalt KoppelHet alleen goedgekeurde diensten op.
- De uren en toeslagen staan per looncomponent als loonmutatie bij het juiste dienstverband in AFAS, klaar voor de salarisrun.
- Bij uitdiensttreding deactiveert KoppelHet de medewerker in Planday per de einddatum, en komen diensten daarna weer open te staan.
Terug: Nieuwe medewerkers met afdeling en medewerkersgroep · Contractregel bij de roosteruren · Deactivering op de einddatum
Waar je op let bij Planday en AFAS Profit
- Planday rekent per dienst al een bedrag uit, met het uurloon van de medewerkersgroep en de toeslagen als bedrag of percentage. AFAS rekent het loon zelf, met cao en eigen tarieven. KoppelHet stuurt alleen de uren per looncomponent en laat de Planday-bedragen weg, zodat AFAS leidend blijft voor het loon.
- Planday vraagt de urendata op met een vrije begin- en einddatum, terwijl AFAS in salarisperiodes werkt, per maand of per vier weken. KoppelHet vraagt Planday precies de dagen van de AFAS-periode op, alleen met goedgekeurde diensten, zodat een dienst nooit in twee periodes terechtkomt.
- In Planday kan het salarisnummer per afdeling verschillen. Werkt iemand in AFAS met twee dienstverbanden, bijvoorbeeld op twee verschillende afdelingen, dan krijgt elke afdeling het nummer van het eigen dienstverband. Zo landen de uren in AFAS op het juiste contract.
- AFAS waarschuwt niet als dezelfde loonmutatie via een koppeling twee keer binnenkomt. Planday geeft elke dienst een eigen nummer. KoppelHet houdt per dienstnummer bij wat al in AFAS staat, en past bij een gecorrigeerde dienst de bestaande regel aan in plaats van een tweede te boeken.
- Contracturen staan in Planday niet als getal bij de medewerker, maar als contractregel die de beheerder vooraf aanmaakt. KoppelHet koppelt de roosteruren uit AFAS aan een bestaande contractregel, en meldt het als er voor een urenaantal nog geen regel bestaat.
- Een gebruikersnaam in Planday moet een e-mailadres zijn. Niet elke horecamedewerker heeft in AFAS een zakelijk adres. KoppelHet gebruikt het adres dat HR daarvoor in AFAS aanwijst, en meldt een medewerker zonder adres in plaats van hem met een verzonnen adres aan te maken.
- Bij een uitdiensttreding kan Planday iemand per een datum deactiveren en daarbij de diensten na die datum vrijgeven. KoppelHet doet dat op de einddatum uit AFAS, zodat de vestigingsmanager open diensten ziet in plaats van diensten op naam van iemand die al weg is.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan verlofsaldi uit AFAS ook naar Planday?
Dat kan later als uitbreiding. Planday heeft vakantierekeningen waarop een koppeling correcties kan boeken, en AFAS kan het saldo per verlofsoort leveren. We beginnen met uren en medewerkers.
Wat als een salariscode in Planday geen looncomponent in AFAS heeft?
Dan wordt de regel niet geboekt en verschijnt er een melding in het platform. De salarisadministratie wijst een looncomponent toe of bevestigt dat de code niet wordt uitbetaald.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Planday wordt gelezen via de Payroll API (GET /payroll/v1.0/payroll met departmentIds, from, to en shiftStatus=Approved). De respons bevat shiftsPayroll (per dienst id, employeeId, departmentId, salaryCode, breaks met isPaid en supplements met salaryCode en duration), supplementsPayroll en salariedPayroll. Salarisnummers via GET /pay/v1.0/salaryIdentifiers/employees, ook per afdeling. OAuth 2.0; per portaal 20 verzoeken per seconde en 750 per minuut.
- Loonmutaties gaan naar AFAS via de UpdateConnector HrCompMut; correcties en verwijderingen via HrCompMutGUID met de GUID die KoppelHet per Planday-dienst bewaart. Extra parameters (VaD1 tot en met VaD3) alleen als ze bij de looncomponent zijn ingericht. Medewerkers en roosteruren worden uit AFAS gelezen met een eigen GetConnector op wijzigingsdatum.
- Naar Planday schrijven we via de HR API (POST en PUT /hr/v1.0/employees met userName, departments, employeeGroups, salaryIdentifier en contractRulesRuleId; PUT /hr/v1.0/employees/deactivate/{employeeId} met date en keepShifts) en de Contract Rules API.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Planday | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
salaryIdentifier | Medewerker (EmId) en dienstverband | Per afdeling in te stellen, zodat twee dienstverbanden apart blijven |
salaryCode van dienst of toeslag | Looncomponent in HrCompMut | Via een vertaaltabel die de salarisadministratie goedkeurt |
Duur van de dienst minus onbetaalde pauze | Waarde (uren) van de loonmutatie | |
supplements.duration | Waarde van de toeslagcomponent | |
date van de dienst | Periode van de loonmutatie | |
AFAS roepnaam, achternaam, e-mail (terug) | firstName, lastName, userName en email | |
AFAS organisatorische eenheid (terug) | departments | Via een vertaaltabel |
AFAS functie (terug) | employeeGroups | |
AFAS roosteruren per week (terug) | contractRulesRuleId | Een bestaande contractregel in Planday |
AFAS einddatum dienstverband (terug) | deactivate met date |
Gerelateerd
ADP iHCM → Planday
ADP iHCM Planday koppeling: medewerkers, afdeling en contracturen uit ADP in Planday
BambooHR → Planday
BambooHR Planday koppeling: medewerkers, verlof en saldi in de planning, en open diensten na vertrek
Dayforce → Planday
Dayforce Planday koppeling: medewerkers, werktoewijzingen en goedgekeurd verlof uit Dayforce in Planday
Deel → Planday
Deel Planday koppeling: eigen werknemers met werkuren in Planday, goedgekeurd verlof en saldo erbij