Verlof, verzuim en uren
Planday Loket koppeling: goedgekeurde diensten en toeslagen als variabele gegevens per Loket-periode
Met een koppeling tussen Planday en Loket gaan de goedgekeurde diensten en toeslagen uit Planday na elke periode als variabele gegevens naar het juiste dienstverband in Loket, per looncomponent en kostenplaats. KoppelHet haalt de uren op over precies de datums van de Loket-periode en laat de salarisadministratie per mail weten dat de periode klaarstaat.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Planday roosteren en hun salaris in Loket laten verwerken, vaak door een administratiekantoor, exporteren na elke periode een rapport en typen de uren over. Planday heeft voor Nederland geen salariskoppeling, dus elke toeslag en elke correctie gaat met de hand.
- KoppelHet leest de periodes van de loonadministratie in Loket en bepaalt de begin- en einddatum van de lopende periode.
- Over precies die datums haalt KoppelHet de goedgekeurde diensten en losse toeslagen uit Planday op.
- Per medewerker zoekt KoppelHet het dienstverband in Loket op het salarisnummer uit Planday, en haalt de standaardwaarden van dat dienstverband op.
- Uren en toeslagen gaan per salariscode naar de looncomponent die de salarisadministratie heeft gekozen, op de kostenplaats van de afdeling.
- Na de aanlevering stuurt KoppelHet via Loket de melding dat de periode klaar is voor verloning.
Waar je op let bij Planday en Loket
- Een werkgever in Loket verloont per maand, per vier weken of per week, en elke periode heeft eigen datums. De Payroll API van Planday neemt een vrije van- en tot-datum. KoppelHet leest de periodes uit Loket en vraagt Planday precies dat bereik, zodat bij vier-wekelijkse verloning geen dienst in de verkeerde loonstrook belandt.
- In Loket bepaalt de ploeg van een dienstverband de voltijduren en een toeslagpercentage. Planday rekent toeslagen, zoals een avondtoeslag, ook zelf als percentage bovenop het uurloon. Rekent de ploeg in Loket al een toeslag, dan stuurt KoppelHet die toeslag uit Planday niet nog eens mee, zodat de medewerker hem niet dubbel krijgt.
- Loket herkent een regel variabele gegevens aan de combinatie van periode, ploeg, strooksoort, verdeeleenheid, kostenplaats en kostendrager, en overschrijft de looncomponenten die je opnieuw aanlevert. KoppelHet stuurt na een correctie in Planday daarom het nieuwe totaal per component, niet het verschil, zodat uren niet dubbel op de strook komen.
- Planday zet maandlonen apart in de salarisgegevens, en kan voor een medewerker die halverwege de maand begint een volledig of een naar rato maandloon geven. In Loket staat het vaste salaris al op het dienstverband. KoppelHet laat de maandlonen uit Planday daarom weg en stuurt alleen uren en toeslagen.
- Planday maakt diensten per afdeling, en een medewerker werkt soms op meer afdelingen. Loket neemt per regel een eigen kostenplaats aan. KoppelHet boekt de uren van elke dienst op de kostenplaats van de afdeling waar de dienst stond, en niet op de standaardkostenplaats van het dienstverband.
- Loket heeft een opdracht die de salarisadministrateur mailt dat een periode klaar is voor verloning. KoppelHet stuurt die melding pas als alle afdelingen van de periode zijn aangeleverd, zodat het administratiekantoor niet hoeft te bellen of alles binnen is.
- Het salarisnummer in Planday is een vrij tekstveld op het medewerkerprofiel. In Loket kan hetzelfde personeelsnummer bij twee werkgevers voorkomen. KoppelHet bepaalt de werkgever uit de Planday-afdeling en zoekt pas daarbinnen het nummer op, en meldt diensten van een medewerker zonder salarisnummer apart.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ons administratiekantoor werkt in Loket. Moet dat iets doen?
Het kantoor geeft de koppeling toegang tot de werkgever en bevestigt de tabel van salariscodes naar looncomponenten. Daarna staan de uren elke periode klaar, met een mail als alles binnen is.
Gaan nieuwe medewerkers uit Loket ook naar Planday?
Dat kan later als uitbreiding. We beginnen met de uren, omdat daar het meeste overtypen zit.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Planday via de Payroll API (GET /payroll/v1.0/payroll met afdelingen, van- en tot-datum en shiftStatus Approved; optioneel returnFullSalaryForMonthlyPaid). shiftsPayroll bevat per dienst salaryCode, departmentId en supplements; supplementsPayroll en salariedPayroll staan apart. Afdelingen via GET /hr/v1.0/departments. OAuth 2.0 per portaal.
- Naar Loket via de Loket REST API met OAuth 2.0. Periodes via GET /v2/providers/employers/payrolladministrations/{payrollAdministrationId}/payrollperiods; standaardwaarden via .../employments/{employmentId}/payrollperioddata/defaults; aanleveren met PATCH .../employments/{employmentId}/payrollperioddata of de collectieve PATCH /v2/providers/employers/{employerId}/payrollperioddata.
- De melding naar de salarisadministratie via POST /v2/providers/employers/payrolladministrations/{payrollAdministrationId}/periodreadyforpayroll. Ploegen in Loket hebben fullTimeHoursPerWeek en bonusPercentage.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Planday | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
salaryIdentifier | Personeelsnummer van het dienstverband in Loket | |
departmentId | costCenter | Via een tabel van afdeling naar kostenplaats |
salaryCode van een dienst | payrollComponent (uren) | |
salaryCode van een toeslag in geld | payrollComponent (bedrag) | |
Begin- en einddatum Loket-periode | payrollPeriod | |
salariedPayroll | Niet overgenomen | Het vaste salaris staat al in Loket |
Diensten met een afwezigheidstype | Niet als gewerkte uren | Afspraak per salariscode |
Gerelateerd
ADP iHCM → Planday
ADP iHCM Planday koppeling: medewerkers, afdeling en contracturen uit ADP in Planday
BambooHR → Planday
BambooHR Planday koppeling: medewerkers, verlof en saldi in de planning, en open diensten na vertrek
Dayforce → Planday
Dayforce Planday koppeling: medewerkers, werktoewijzingen en goedgekeurd verlof uit Dayforce in Planday
Deel → Planday
Deel Planday koppeling: eigen werknemers met werkuren in Planday, goedgekeurd verlof en saldo erbij