Payroll koppeling
Remote AFAS koppeling: alleen de eigen bv-medewerkers uit Remote naar AFAS Profit
Met een koppeling tussen Remote en AFAS Profit start een nieuwe medewerker van jullie eigen Nederlandse bv in Remote automatisch de in-dienstworkflow in AFAS, en komen functie, afdeling en einddatum daarna vanzelf in het AFAS-contract. Wie via Remote als employer of record werkt of als contractor, komt niet in AFAS, omdat Remote of de contractor die betaling zelf regelt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die begonnen met Remote als werkgever in Nederland, inmiddels een eigen bv hebben en de salarissen daarvan in AFAS Profit verwerken, houden in Remote iedereen bij en voeren de bv-medewerkers in AFAS opnieuw in. Daarbij gaat het makkelijk mis bij wie overstapt van Remote naar de eigen bv, en bij wie in Remote nog als contractor staat.
- Remote meldt een nieuw dienstverband bij de eigen Nederlandse bv.
- KoppelHet controleert de soort dienstverband en de entiteit, en haalt de volledige gegevens op.
- In AFAS start de in-dienstworkflow bij de juiste werkgever, met persoonsgegevens, functie en afdeling.
- De salarisadministratie vult in de workflow salaris, rooster en fiscale gegevens aan en rondt hem af.
- Een einde dienstverband in Remote zet de einddatum op het AFAS-contract.
Waar je op let bij Remote en AFAS Profit
- Remote onderscheidt medewerkers via Remote als werkgever, contractors, eigen medewerkers en medewerkers waarvoor Remote de payroll van een eigen entiteit doet. AFAS krijgt alleen de eigen medewerkers van de Nederlandse bv; de andere groepen worden al elders betaald.
- Een nieuwe medewerker start in AFAS de in-dienstworkflow, zodat de salarisadministratie cao, loonheffingskorting en pensioen aanvult voordat iemand in de loonrun komt.
- Remote kent naast de startdatum een aparte anciënniteitsdatum. Komt iemand van Remote als werkgever naar de eigen bv, dan begint het AFAS-contract op de nieuwe startdatum en gaat de eerdere diensttijd als aparte datum mee, als jullie die laten meetellen.
- Remote ondertekent elke melding. KoppelHet controleert die handtekening voordat er iets in AFAS gebeurt, zodat een vervalste melding geen medewerker kan aanmaken.
- Voor eigen medewerkers laat Remote een koppeling alleen lezen. Het AFAS-medewerkernummer gaat dus niet terug naar Remote; de koppeling legt die verbinding zelf vast.
- In AFAS krijgt de koppeling een eigen app connector met alleen de connectoren die ze nodig heeft, met OAuth, omdat het classic token van AFAS op 31 augustus 2027 vervalt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met onze contractors in Remote?
Die komen niet in de salarisadministratie. Wil je ze als relatie in AFAS voor de inkoopfacturen, dan is dat een aparte stroom die later als uitbreiding kan.
Hoe weten we dat er geen medewerker wordt gemist?
Op vaste momenten legt KoppelHet de eigen Nederlandse medewerkers in Remote naast de actieve contracten in AFAS. Verschillen staan in het KoppelHet platform.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Remote via de Remote API (GET /v1/employments met employment_type=direct_employee voor de eerste lading, GET /v1/employments/{employment_id} per gewijzigd dienstverband) en ondertekende webhooks via POST /v1/webhook-callbacks (employment.updated, employment.details.updated, employment.status.updated). Voor direct_employee zijn alleen List en Show employment beschikbaar.
- Naar AFAS via de UpdateConnector HrOnboarding voor nieuwe medewerkers en KnEmployee voor wijzigingen en de einddatum.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Remote | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
id (employment) | Vrij veld bij de medewerker | Om het dienstverband later terug te vinden |
type = direct_employee | Filter | Andere soorten gaan niet naar AFAS |
engaged_by_legal_entity_id | Werkgever in AFAS | |
full_name | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | Gesplitst, met controle in de workflow |
provisional_start_date | Begindatum contract | |
seniority_date | Datum in dienst voor anciënniteit | Alleen als die afwijkt van de startdatum |
job_title | Functie | Via een vertaaltabel |
department | Organisatorische eenheid | Via een vertaaltabel |
termination_date | Einddatum contract |
Gerelateerd
Greenhouse → Remote
Greenhouse Remote koppeling: buitenlandse aannames als EOR-employment met het formulier van het land
Recruitee → Remote
Recruitee Remote koppeling: buitenlandse aannames direct als employment bij Remote
Remote → 4PS Construct
Remote 4PS Construct koppeling: eigen medewerkers van de bouwentiteit uit Remote in 4PS
Remote → Active Directory
Remote Active Directory koppeling: accounts voor collega's in andere landen