DyVerlof, verzuim en uren
Remote Dyflexis koppeling: dienstverbanden uit Remote met de juiste werkgever in Dyflexis
Met een koppeling tussen Remote en Dyflexis komen medewerkers in Nederland uit Remote automatisch in Dyflexis, met contract, vestiging, proeftijd en de werkgever die bij het dienstverband hoort. Zo ziet de planner of iemand via Remote als werkgever of bij de eigen bv in dienst is, en eindigt het contract in Dyflexis op de einddatum die Remote bij de uitdiensttreding vastlegt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die medewerkers in Nederland via Remote in dienst nemen of in Remote vastleggen, en in Dyflexis roosteren, voeren elke start en elk vertrek twee keer in. Bij het verwerken van uren is vaak niet te zien of iemand via Remote of bij de eigen entiteit in dienst is.
- HR maakt in Remote een dienstverband aan voor een medewerker in Nederland.
- Remote stuurt een ondertekende melding; KoppelHet controleert de handtekening en haalt het dienstverband op.
- Valt het type in de tabel en is de status ver genoeg, dan gaat de medewerker naar Dyflexis, met de werkgever als referentie.
- Een beheerder verbindt de nieuwe medewerker eenmalig in Dyflexis; daarna volgt elke wijziging automatisch.
- Bij offboarding krijgen medewerker en contract de einddatum, en die wordt bijgewerkt als Remote hem later verschuift.
Waar je op let bij Remote en Dyflexis
- Remote kent verschillende soorten dienstverband, waaronder medewerkers via Remote als werkgever, eigen medewerkers (direct_employee), global payroll en contractors. Per soort leggen we vast of iemand in Dyflexis hoort. Contractors blijven meestal buiten het rooster.
- Dyflexis kan per medewerker een werkgeverreferentie bewaren. KoppelHet vult daar de entiteit in waarbij Remote het dienstverband heeft vastgelegd. Bij het verwerken van gewerkte uren is dan meteen te zien of de uren naar Remote gaan of naar de eigen salarisverwerking.
- De contractgegevens in Remote volgen per land een eigen formulier. Uren en werkdagen staan dus in het Nederlandse formulier, niet in een vast veld. KoppelHet leest de velden van dat formulier, en meldt een dienstverband waarin ze ontbreken in plaats van een contract zonder uren te maken.
- Remote heeft veel tussenstatussen, zoals created, invited, review en pre_hire. KoppelHet stuurt een medewerker pas naar Dyflexis als de onboarding ver genoeg is, en gebruikt de voorlopige startdatum, die we bijwerken als Remote hem nog verschuift.
- Remote zegt zelf dat de einddatum van een offboarding nog kan veranderen, ook nadat de offboarding is afgerond. KoppelHet blijft die datum daarom vergelijken en past het einde van het Dyflexis-contract aan, zodat een verschoven laatste dag niet tot lege of dubbele diensten leidt.
- Remote levert de proeftijd als einddatum per dienstverband, en Dyflexis heeft daar een eigen veld voor. Met die datum in het rooster ziet de leidinggevende wanneer het gesprek over de proeftijd moet plaatsvinden, zonder Remote te openen.
- Remote geeft de naam als één volledige naam, terwijl Dyflexis voornaam, tussenvoegsel en achternaam apart bewaart en de achternaam verplicht stelt. KoppelHet splitst de naam en meldt een naam die niet eenduidig te splitsen is, zodat niemand zonder achternaam in het rooster komt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan gewerkte uren terug naar Remote?
Niet in deze koppeling. Voor medewerkers via Remote als werkgever kan een urenstroom naar Remote later als uitbreiding; uren van de eigen entiteit horen bij de eigen payroll.
Wat als iemand overstapt van Remote naar de eigen entiteit?
Dan zijn het in Remote twee dienstverbanden. In Dyflexis verbindt de beheerder het tweede dienstverband aan dezelfde medewerker, zodat de roosterhistorie bij elkaar blijft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Remote via de Remote API - GET /v1/employments en GET /v1/employments/{employment_id} (type, status, full_name, work_email, job_title, department, provisional_start_date, probation_period_end_date, engaged_by_legal_entity_id, contract_details per land, offboarding met termination_date). Ondertekende webhooks voor wijzigingen in dienstverbanden. Voor direct_employee, global_payroll_employee en contractor zijn alleen List en Show employment beschikbaar.
- Naar Dyflexis via POST /api2/external-employees/{employeeReference} (lastName verplicht; firstName, lastNamePrefix, email, employerReferenceId, probationDate, employmentStart, employmentEnd, jobDescription) en POST /api2/external-employees/{employeeReference}/contracts (contractReference, office, type, start, end, hours, days). Scope external_employees.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Remote | Veld in Dyflexis | Toelichting |
|---|---|---|
id (Remote-employment) | employeeReference | Elk dienstverband een eigen referentie |
full_name | firstName, lastNamePrefix, lastName | Gesplitst in voornaam, tussenvoegsel en achternaam |
work_email | email | |
job_title | jobDescription | |
engaged_by_legal_entity_id en type | employerReferenceId | Remote als werkgever of de eigen entiteit |
provisional_start_date | employmentStart en start (contract) | |
probation_period_end_date | probationDate | |
department | office (contract) | Via een tabel naar de Dyflexis-vestiging |
contract_details (Nederlands formulier) | hours en days (contract) | |
termination_date (offboarding) | employmentEnd en end (contract) |
Gerelateerd
Greenhouse → Remote
Greenhouse Remote koppeling: buitenlandse aannames als EOR-employment met het formulier van het land
Recruitee → Remote
Recruitee Remote koppeling: buitenlandse aannames direct als employment bij Remote
Remote → 4PS Construct
Remote 4PS Construct koppeling: eigen medewerkers van de bouwentiteit uit Remote in 4PS
Remote → Active Directory
Remote Active Directory koppeling: accounts voor collega's in andere landen