HR naar ERP
Remote Exact Online koppeling: eigen medewerkers van de Nederlandse entiteit op de werklijst in Exact
Met een koppeling tussen Remote en Exact Online vergelijkt KoppelHet de eigen medewerkers van jullie Nederlandse entiteit in Remote dagelijks met de medewerkers in de bijbehorende Exact-administratie. Nieuwe medewerkers, vertrekkers en een andere afdeling of leidinggevende komen op een werklijst voor de beheerder, omdat Exact Online medewerkers via de API alleen laat lezen; EOR-medewerkers en contractors blijven erbuiten.
Wat de koppeling doet
Organisaties met een eigen Nederlandse entiteit die HR en payroll in Remote doen en de boekhouding in Exact Online, houden de medewerkerslijst in Exact met de hand bij. Remote toont ook EOR-medewerkers en contractors, waardoor finance niet altijd ziet wie in Exact hoort.
- Eén keer lezen we alle employments van de eigen Nederlandse entiteit in Remote en vergelijken ze met Exact.
- Daarna meldt Remote wijzigingen via webhooks; KoppelHet haalt alleen die ene employment volledig op.
- Nieuwe medewerkers, vertrekkers en verschillen in afdeling of leidinggevende komen op de werklijst.
- Na de aanpassing in Exact verdwijnt de regel bij de volgende vergelijking.
Waar je op let bij Remote en Exact Online
- Remote onderscheidt employments naar model, zoals employer of record, PEO en global payroll, en naar soort, zoals eigen werknemer of contractor. In Exact horen alleen eigen werknemers van de Nederlandse entiteit. Een EOR-medewerker staat bij Remote op de loonlijst en komt bij finance binnen als factuur van Remote.
- Remote vraagt koppelingen om de lijst met employments één keer te lezen en daarna op webhooks te vertrouwen, in plaats van elke medewerker steeds opnieuw op te vragen. De lijst bevat alleen de basis; KoppelHet haalt het volledige record alleen op voor een employment waarover een webhook binnenkomt.
- Volgens Remote kan de einddatum van een offboarding nog veranderen, ook nadat de offboarding is afgerond. KoppelHet blijft de einddatum daarom tot na de laatste werkdag vergelijken, en zet een nieuwe datum op de werklijst zodat de EndDate in Exact klopt.
- Remote heeft een aparte webhook voor een ingetrokken beëindiging. Staat de vertrekker al op de werklijst, dan haalt KoppelHet die regel weg, zodat de beheerder in Exact geen einddatum zet voor iemand die blijft.
- Remote geeft bij de leidinggevende een employment-id. Exact wil als leidinggevende een gebruiker in dezelfde administratie die geen ondergeschikte van de medewerker is. Een leidinggevende bij een buitenlandse entiteit of zonder Exact-account komt als opmerking op de werklijst.
- Medewerkers zijn in Exact Online alleen via de API te lezen, en dan alleen in pakketten met payroll, Time & Billing of Professional Services vanaf Plus. Bij de start controleren we het pakket; zonder medewerkers in Exact valt er niets te vergelijken en heeft de koppeling geen zin.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom maakt KoppelHet de medewerker niet zelf aan in Exact?
De REST API van Exact Online laat medewerkers alleen lezen. KoppelHet zet alles klaar op de werklijst en controleert het resultaat bij de volgende vergelijking.
Komen de facturen van Remote voor EOR-medewerkers ook mee?
Niet in deze koppeling. Facturen naar de crediteurenadministratie kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Remote via GET /v1/employments (page en page_size, filters status, employment_model, employment_type, company_id) voor de eerste lading, GET /v1/employments/{employment_id} per gewijzigde employment (onder meer department, manager_employment_id, engaged_by_legal_entity_id, provisional_start_date en bij een actieve offboarding termination_date), en webhooks via POST /v1/webhook-callbacks voor employment.updated, employment.details.updated, employment.status.updated, employment.work_email.updated, offboarding.* en termination.cancelled. Company-scoped API-token.
- Exact Online via de REST API met OAuth, per division. payroll/Employees (Code, StartDate, EndDate, Manager in dezelfde division en geen ondergeschikte) en hrm/Departments zijn alleen te lezen. Employees is beschikbaar in Payroll, Time & Billing en Professional Services (Plus, Professional en Premium). API-limieten per minuut en per dag per administratie.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Remote | Veld in Exact Online | Toelichting |
|---|---|---|
engaged_by_legal_entity_id | Division | Alleen de eigen Nederlandse entiteit, via een tabel |
employment_type en employment_model | Filter | Geen EOR, PEO of contractor |
employment_id | Employees.Code (vergelijking) | Via een tabel met het Exact-nummer |
full_name en work_email | Employees (vergelijking) | |
department | Departments.Code (vergelijking) | Via een tabel |
manager_employment_id | Employees.Manager (vergelijking) | Opgezocht als Exact-gebruiker in dezelfde administratie |
provisional_start_date en termination_date | Employees.StartDate en EndDate (vergelijking) |
Gerelateerd
Greenhouse → Remote
Greenhouse Remote koppeling: buitenlandse aannames als EOR-employment met het formulier van het land
Recruitee → Remote
Recruitee Remote koppeling: buitenlandse aannames direct als employment bij Remote
Remote → 4PS Construct
Remote 4PS Construct koppeling: eigen medewerkers van de bouwentiteit uit Remote in 4PS
Remote → Active Directory
Remote Active Directory koppeling: accounts voor collega's in andere landen