HR naar ITSM
Remote koppelen met Freshservice: aanvragers en verzoeken voor EOR, PEO en global payroll
Met een koppeling tussen Remote en Freshservice wordt iedereen die via Remote werkt een aanvrager in Freshservice, en dient KoppelHet een onboardingverzoek in zodra de employment in Remote actief wordt, met het werkmodel als veld zodat Freshservice het juiste onboardingpakket kiest. Een offboardingverzoek volgt pas als Remote de offboarding naar payroll heeft doorgezet en de einddatum vaststaat.
Wat de koppeling doet
Organisaties die via Remote mensen in landen zonder eigen entiteit in dienst nemen en Freshservice voor IT gebruiken, vullen het onboardingformulier vaak zelf in op basis van een mail. Of de nieuwe collega via EOR, PEO of global payroll werkt, staat er dan niet bij, en de einddatum van een vertrek verandert nog terwijl IT al plant.
- KoppelHet laadt eenmalig alle employments uit Remote en maakt daarna alleen wijzigingen op basis van webhooks.
- Bij een melding haalt KoppelHet de details van die ene employment op en maakt of werkt de aanvrager bij.
- Wordt de employment actief, dan dient KoppelHet het onboardingverzoek in namens de leidinggevende, met het werkmodel.
- Zet Remote de offboarding door naar payroll, dan volgt het offboardingverzoek met de einddatum die dan vaststaat.
- Na de einddatum deactiveert KoppelHet de aanvrager; tickets blijven bewaard.
Waar je op let bij Remote en Freshservice
- Freshservice kiest de verplichte onderdelen van een onboardingpakket op basis van de ingevulde velden. KoppelHet vult het werkmodel uit Remote in, EOR, PEO of global payroll, zodat een medewerker via global payroll die al hardware van een lokale entiteit krijgt een ander pakket krijgt dan een EOR-medewerker.
- Bij een offboarding toetst Remote eerst de opzegregels van het land, zodat de voorgestelde einddatum nog kan schuiven. KoppelHet dient het offboardingverzoek in Freshservice pas in bij de melding dat Remote de offboarding naar payroll heeft doorgezet, en trekt het in als Remote de offboarding verwijdert.
- Een vertrouwelijke offboarding is in Remote alleen zichtbaar voor de eigenaar van het token of de integratie, en de lijst laat hem standaard weg. KoppelHet vraagt vertrouwelijke offboardings niet op, zodat in Freshservice geen verzoek verschijnt voordat de medewerker zelf is ingelicht.
- Remote geeft het werkadres soms pas later en meldt die wijziging met een eigen webhook. Freshservice kan een aanvrager ook zonder e-mailadres aanmaken als er een telefoonnummer is, maar KoppelHet wacht op het werkadres, zodat de nieuwe collega bij zijn eerste login direct zijn eigen aanvrager is.
- Remote herhaalt een melding alleen bij een verbindingsfout, tot vijf keer binnen ongeveer achttien uur; een foutcode van de ontvanger geldt als afgeleverd. KoppelHet neemt een melding daarom altijd eerst aan, en haalt een melding waarvan de verwerking mislukte terug via de afleverhistorie van Remote.
- Freshservice kent naast deactiveren ook vergeten, en dat verwijdert de aanvrager samen met al zijn tickets definitief. KoppelHet gebruikt alleen deactiveren, ook als een employment in Remote de status deleted krijgt, zodat de historie van laptop en accounts bewaard blijft.
- Een verzoek namens een ander indienen mag in Freshservice alleen met beheerdersrechten. KoppelHet zet de leidinggevende uit Remote als indiener, zodat vragen van de servicedesk over de werkplek bij hem komen en niet bij het koppelaccount.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Freshservice een Remote-koppeling?
We vonden er geen van Freshworks of van Remote; wel generieke automatiseringsplatforms. KoppelHet bouwt op de API's van beide kanten.
Wat als de einddatum in Remote nog verandert?
Zolang Remote de offboarding toetst, maakt KoppelHet nog geen verzoek. Pas als de offboarding naar payroll gaat, staat de datum vast en dient KoppelHet het verzoek in.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Remote via de Remote API: eerste vulling met GET /v1/employments (page_size 100, lichte objecten met status, employment_model en employment_type), details via GET /v1/employments/{employment_id}. Webhooks via POST /v1/webhook-callbacks op employment.status.updated, employment.details.updated, employment.work_email.updated, offboarding.submitted_to_payroll en offboarding.deleted; ondertekend met X-Remote-Signature en X-Remote-Timestamp. GET /v1/webhook-events en POST /v1/webhook-events/replay alleen met een OAuth-integratietoken (webhook.read, webhook.write).
- Freshservice via de API v2: POST /api/v2/requesters (first_name verplicht, plus primary_email, werk- of mobiel nummer; department_ids, location_id, reporting_manager_id, time_zone, custom_fields), deactiveren met DELETE /api/v2/requesters/{id} (niet /forget). Verzoeken via POST /api/v2/onboarding_requests en /api/v2/offboarding_requests met fields en initiator_id, alleen met beheerdersrechten.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Remote | Veld in Freshservice | Toelichting |
|---|---|---|
employment_id | Eigen aanvragersveld (custom_fields) | Vaste sleutel |
full_name | first_name en last_name | |
Werkadres | primary_email | |
job_title | job_title | |
department | department_ids | |
Land van de employment | location_id en time_zone | |
employment_model en employment_type | Veld in het onboardingverzoek | Bepaalt het onboardingpakket |
offboarding.submitted_to_payroll | Offboardingverzoek, daarna deactiveren |
Gerelateerd
Greenhouse → Remote
Greenhouse Remote koppeling: buitenlandse aannames als EOR-employment met het formulier van het land
Recruitee → Remote
Recruitee Remote koppeling: buitenlandse aannames direct als employment bij Remote
Remote → 4PS Construct
Remote 4PS Construct koppeling: eigen medewerkers van de bouwentiteit uit Remote in 4PS
Remote → Active Directory
Remote Active Directory koppeling: accounts voor collega's in andere landen