Identity en access management
Remote Google Workspace koppeling: Google-accounts voor medewerkers via Remote
Met een koppeling tussen Remote en Google Workspace krijgt iedereen die via Remote in dienst komt een Google-account in de organisatie-eenheid van zijn land, met functie, afdeling en leidinggevende. Het nieuwe Google-adres gaat terug naar Remote, en het account wordt pas geschorst op de einddatum die Remote na de offboarding heeft bevestigd.
Wat de koppeling doet
Organisaties die medewerkers in andere landen via Remote in dienst nemen en zelf op Google Workspace werken, maken de Google-accounts vaak met de hand. Het adres moet daarna ook nog in Remote, en bij een vertrek in een ander land weet IT niet altijd welke datum na de landtoets is blijven staan.
- In Remote maakt een beheerder een API-token met alleen de scopes voor employments lezen en het werkadres schrijven.
- In Google krijgt KoppelHet een service account met domain-wide delegation, beperkt tot gebruikers, groepen en overdracht van bestanden.
- Zodra Remote een nieuwe employment meldt, maakt KoppelHet het Google-account aan in de organisatie-eenheid van het land, geschorst tot de onboarding klaar is.
- Het Google-adres gaat terug naar de employment in Remote.
- Na een bevestigde offboarding schorst KoppelHet het account op de einddatum, draagt bestanden over en verwijdert het na de bewaartermijn.
Waar je op let bij Remote en Google Workspace
- Remote koppelt zelf met Google Workspace voor inloggen met single sign-on, via een eigen SAML-app in Google. Accounts aanmaken of schorsen doet die inlog niet. KoppelHet regelt de accounts, en de single sign-on op Remote blijft gewoon werken met hetzelfde Google-account.
- Remote biedt medewerkers aan als SCIM-gebruikers met afdeling, personeelsnummer en leidinggevende, maar alleen om te lezen en met een filter in de vorm veld eq waarde. KoppelHet gebruikt die lijst voor de dagelijkse vergelijking met Google en de meldingen van Remote voor wijzigingen.
- Het werkadres is via de API van Remote alleen te schrijven bij een employment die is uitgenodigd of actief is, niet bij contractors. KoppelHet zet het Google-adres bij werknemers terug en meldt contractors aan HR, die het adres in Remote zelf invult.
- Een employment doorloopt bij Remote eerst uitnodiging en onboarding, en kan in die fase nog afvallen. KoppelHet maakt het Google-account dan al aan zodat het adres bekend is, maar laat het geschorst tot de onboarding is afgerond, en verwijdert het weer als de employment niet doorgaat.
- Bij een offboarding toetst Remote eerst de regels van het land, en daarna kan de einddatum nog schuiven. KoppelHet schorst het Google-account pas op de datum die Remote heeft doorgezet, zodat een collega in Duitsland of Brazilië niet te vroeg zijn mail kwijt is.
- Een vertrouwelijke offboarding staat niet in de gewone lijst van Remote en moet apart worden opgevraagd. KoppelHet vraagt die op, gebruikt alleen de einddatum en zet geen reden in Google, ook niet als schorsingsreden.
- Medewerkers via Remote zitten in veel landen, en in Google bepaalt de organisatie-eenheid welk beleid geldt. KoppelHet kiest de eenheid uit land en soort dienstverband, zodat bijvoorbeeld delen buiten het domein per land of voor contractors anders kan zijn.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Krijgen contractors via Remote ook een Google-account?
Als jullie dat willen, in een eigen organisatie-eenheid. Hun werkadres moet HR dan in Remote zelf invullen.
Wat gebeurt er met de bestanden van een vertrekker?
KoppelHet zet ze over naar de leidinggevende voordat het account na de bewaartermijn wordt verwijderd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Remote via de Remote API (gateway.remote.com) met een Customer API token met beperkte scopes. GET /v1/employments, SCIM GET /v1/scim/v2/Users (alleen lezen, filter alleen attribuut eq waarde), webhooks ondertekend met X-Remote-Signature; vertrouwelijke offboardings met include_confidential. Terugschrijven met PATCH /v1/employments/{employment_id} (work_email bij invited en active), scope employment:write.
- Google via de Admin SDK Directory API (users met externalIds, name, primaryEmail, password bij aanmaken, orgUnitPath, organizations, relations type manager en suspended; groups en members) en de Data Transfer API voor Drive, met een service account met domain-wide delegation.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Remote | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
employment id | externalIds (type organization) | |
SCIM name.givenName, name.familyName | name.givenName, name.familyName | |
Naamgevingsregel | primaryEmail | |
job_title | organizations.title | |
department (SCIM enterprise-extensie) | organizations.department en groepen | |
manager (SCIM enterprise-extensie) | relations (type manager) | |
country en employment_type | orgUnitPath | |
Bevestigde einddatum offboarding | suspended = true | |
primaryEmail (Google) | work_email |
Gerelateerd
Greenhouse → Remote
Greenhouse Remote koppeling: buitenlandse aannames als EOR-employment met het formulier van het land
Recruitee → Remote
Recruitee Remote koppeling: buitenlandse aannames direct als employment bij Remote
Remote → 4PS Construct
Remote 4PS Construct koppeling: eigen medewerkers van de bouwentiteit uit Remote in 4PS
Remote → Active Directory
Remote Active Directory koppeling: accounts voor collega's in andere landen