Verlof, verzuim en uren
Remote Protime koppeling: medewerkers met werkgever en contract in Protime, afwezigheid terug als verlof in Remote
Met een koppeling tussen Remote en Protime komt elke medewerker die via Remote in dienst is en in Nederland of België klokt automatisch in Protime, met de juiste werkgever en een contract met uren en werkdagen. Afwezigheid die in Protime is goedgekeurd, zet KoppelHet als goedgekeurd verlof in Remote, zodat de salarisverwerking van Remote het verlof meeneemt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die via Remote mensen in dienst hebben in Nederland of België en daar met Protime klokken, voeren elke nieuwe medewerker met de hand in Protime in. Verlof wordt bij de klok aangevraagd, maar moet ook in Remote staan voor de loonstrook, en dat gebeurt nu met een tweede aanvraag.
- Een dienstverband in Remote bereikt de afgesproken status; KoppelHet zet de persoon met werkgever en contract in Protime.
- De medewerker vraagt verlof aan in Protime en de leidinggevende keurt het goed.
- KoppelHet zet het verlof in Remote als goedgekeurd, met de uren per dag.
- Wijzigt de afwezigheid in Protime, dan past KoppelHet het verlof in Remote aan; verdwijnt ze, dan annuleert KoppelHet het.
- Na een offboarding in Remote zet KoppelHet de datum uit dienst in Protime.
Terug: Goedgekeurde afwezigheid als verlof met uren per dag · Wijzigingen en annuleringen
Waar je op let bij Remote en Protime
- Protime laat afwezigheid via de API alleen lezen. Remote neemt via de API juist alleen verlof aan dat al is goedgekeurd. Dat past: de leidinggevende keurt verlof goed in Protime, en KoppelHet legt het resultaat in Remote vast zonder tweede goedkeuring.
- Remote wil per verlofaanvraag één regel per dag, ook voor weekend en vrije dagen, met de uren als geheel getal tussen nul en acht. Protime meldt de duur per dag in minuten. KoppelHet vult de dagen zonder afwezigheid met nul en meldt een duur die geen heel uur is, zodat HR kiest hoe die in Remote komt.
- Verlof waarvan de datum voorbij is, krijgt in Remote de status opgenomen en is dan niet meer via de API te annuleren. Verwijdert een leidinggevende achteraf afwezigheid in Protime, dan kan KoppelHet dat in Remote niet meer terugdraaien en gaat er een melding naar HR om het in Remote zelf te regelen.
- Remote maakt feestdagen zelf aan als goedgekeurd verlof. In Protime staan feestdagen vaak als afwezigheid in de kalender. KoppelHet stuurt die afwezigheidscodes niet terug, zodat een feestdag in Remote niet twee keer als vrije dag telt.
- Wie goedgekeurd verlof in Remote bijwerkt, moet volgens Remote een reden opgeven, en bij nieuwe datums ook de dagen opnieuw meesturen. KoppelHet geeft bij een gewijzigde afwezigheid uit Protime die reden mee, met een verwijzing naar de wijziging in Protime, en stuurt de volledige reeks dagen.
- Remote legt per dienstverband vast welke juridische entiteit de medewerker in dienst heeft. Protime houdt een werkgeverhistorie bij. KoppelHet zet die entiteit als werkgever in Protime, zodat geklokte tijd en afwezigheid per werkgever te scheiden zijn als Remote en een eigen entiteit naast elkaar bestaan.
- Remote bewaart contractgegevens in een formulier dat per land verschilt. Protime wil bij elk contract uren in minuten en het aantal werkdagen per week. KoppelHet leest die waarden uit het formulier van het land en maakt geen contract als ze ontbreken, maar meldt de medewerker aan HR.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom verlof aanvragen in Protime en niet in Remote?
Omdat Protime afwezigheid niet via de API aanneemt. Verlof bij de klok blijft in Protime; Remote krijgt het goedgekeurde resultaat.
Gaan geklokte uren naar de salarisverwerking van Remote?
Niet in deze koppeling. Geklokte uren als looncomponent kunnen later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Remote via de Remote API met een company-token. Dienstverbanden via GET /v1/employments/{employment_id} (full_name, department, provisional_start_date, engaged_by_legal_entity_id, contract_details) en webhooks employment.updated, employment.start_date.changed en offboarding.completed. Verlof terug via Create Time Off (employment_id, start_date, end_date, timeoff_type, timezone, status approved, timeoff_days met day en hours 0 tot 8), Update Time Off met edit_reason en Cancel Time Off met cancel_reason (niet bij status taken).
- Protime via de Protime API (v1) met OAuth 2.0 client credentials. POST people met externalReferenceIdentifier, POST contracts (contractHoursInMinutes, fullTimeEquivalentInMinutes, numberOfWorkingDaysPerWeek, numberOfDaysInContractPeriod) en de historie voor employer en department. Afwezigheid via webhooks op absences (changeType InsertOrUpdate of Delete, dayPart, durationInMinutes, approvalLevel Approved), ondertekend met HMAC-SHA256.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Remote | Veld in Protime | Toelichting |
|---|---|---|
employment id | externalReferenceIdentifier | Vaste sleutel |
full_name | firstName, lastName | Gesplitst |
provisional_start_date en termination_date | inServiceDate en outOfServiceDate | |
engaged_by_legal_entity_id | employer-history | Via een tabel |
contract_details (land) | contractHoursInMinutes en numberOfWorkingDaysPerWeek | |
department | department-history | |
Afwezigheidsdefinitie (Protime, terug) | timeoff_type | Via een tabel per afwezigheidscode |
durationInMinutes per dag (Protime, terug) | timeoff_days met day en hours |
Gerelateerd
Greenhouse → Remote
Greenhouse Remote koppeling: buitenlandse aannames als EOR-employment met het formulier van het land
Recruitee → Remote
Recruitee Remote koppeling: buitenlandse aannames direct als employment bij Remote
Remote → 4PS Construct
Remote 4PS Construct koppeling: eigen medewerkers van de bouwentiteit uit Remote in 4PS
Remote → Active Directory
Remote Active Directory koppeling: accounts voor collega's in andere landen