HR naar ITSM
Remote koppelen met ServiceNow: gebruikers per land en catalogusverzoeken voor EOR-medewerkers en contractors
Met een koppeling tussen Remote en ServiceNow wordt iedereen die via Remote werkt een gebruiker in ServiceNow, met land, afdeling en soort dienstverband, en bestelt KoppelHet het onboardingitem als de employment in Remote actief wordt en het offboardingitem als Remote de beëindiging bevestigt. Vertrouwelijke offboardings blijven buiten ServiceNow.
Wat de koppeling doet
Organisaties die medewerkers in andere landen via Remote in dienst hebben en ServiceNow voor IT gebruiken, regelen laptop en accounts voor die collega's vaak via losse e-mails. De servicedesk weet dan niet in welk land iemand werkt, en een einddatum wordt bekend voordat Remote de opzegtermijn heeft getoetst.
- Bij de start laadt KoppelHet alle employments uit Remote; daarna komen wijzigingen via webhooks.
- Per gewijzigde employment haalt KoppelHet de details op en zet land en afdeling eerst in ServiceNow, daarna de gebruiker.
- Wordt de employment actief, dan bestelt KoppelHet het onboardingitem.
- Gaat een offboarding naar payroll, dan bestelt KoppelHet het offboardingitem met de bevestigde datum.
- Na de einddatum gaat de gebruiker in ServiceNow op inactief.
Waar je op let bij Remote en ServiceNow
- Remote kent EOR, PEO en global payroll, en iedereen in die modellen kan IT nodig hebben. KoppelHet geeft het model mee als variabele van het catalogusitem, zodat de flow in ServiceNow per model de juiste taken maakt, bijvoorbeeld wel of geen laptop van de organisatie.
- Bij een offboarding toetst Remote eerst de opzegtermijnen van het land; de voorgestelde einddatum kan dus nog veranderen. KoppelHet bestelt het offboardingitem pas als Remote de offboarding naar payroll heeft doorgezet, met de datum die dan vaststaat.
- Een offboarding kan in Remote vertrouwelijk zijn, en staat dan niet in de gewone lijst. KoppelHet vraagt vertrouwelijke verzoeken niet op, zodat in ServiceNow geen offboardingtaak verschijnt voor een vertrek waarover de medewerker nog niet is ingelicht.
- Remote probeert een webhook alleen opnieuw bij een verbindingsfout; een foutcode van de ontvanger telt als afgeleverd. KoppelHet neemt elke melding direct aan en verwerkt hem daarna; mislukt de verwerking, dan haalt KoppelHet de melding terug uit de afleverhistorie van Remote.
- Afleverhistorie en opnieuw afleveren werken bij Remote alleen met een OAuth-integratietoken; met een gewone klant-API-token geeft Remote daar een 404. KoppelHet gebruikt daarom een integratietoken, zodat een storing bij ServiceNow later is in te halen.
- Het werkadres staat in Remote soms later vast dan de rest van de employment, en Remote meldt die wijziging apart. KoppelHet maakt de gebruiker in ServiceNow al aan en vult het e-mailadres aan zodra die melding binnenkomt, zodat het onboardingverzoek niet hoeft te wachten.
- Remote raadt aan de volledige lijst één keer te laden en daarna per employment te werken. De lijst geeft een lichte versie zonder alle details; KoppelHet haalt de details alleen op voor de employment waar een melding over is, en vergelijkt wekelijks de lijst met ServiceNow.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Remote een ServiceNow-koppeling?
We vonden er geen van Remote of ServiceNow zelf, alleen generieke voorbeelden bij automatiseringsplatforms. KoppelHet bouwt op de API's van beide kanten.
Ziet de servicedesk loon of contractvoorwaarden?
Nee. Alleen naam, werkadres, functie, afdeling, land, soort dienstverband en de datums gaan naar ServiceNow.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Remote via de Remote API op gateway.remote.com. Eerste vulling met GET /v1/employments (page_size 100, filters op status, employment_model en employment_type), details via GET /v1/employments/{employment_id}. Webhooks via POST /v1/webhook-callbacks op employment.status.updated, employment.details.updated, employment.work_email.updated en offboarding.submitted_to_payroll, ondertekend met X-Remote-Signature en X-Remote-Timestamp; ontdubbelen op het event-id. GET /v1/webhook-events en POST /v1/webhook-events/replay met een OAuth-integratietoken (webhook.read, webhook.write). Vertrouwelijke offboardings alleen met include_confidential.
- ServiceNow via de Import Set API (insertMultiple met run_after voor cmn_department en cmn_location vóór sys_user, coalesce op employee_number) en de Service Catalog API (POST /api/sn_sc/servicecatalog/items/{sys_id}/order_now met variables en sysparm_requested_for).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Remote | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
id van de employment | employee_number | Coalesce-sleutel |
full_name | first_name en last_name | |
Werkadres | email | |
job_title | title | |
department | department (cmn_department) | |
Land van de employment | location (cmn_location) | Eén locatie per land |
employment_model en type | Variabele van het catalogusitem | |
status active | Onboardingitem | |
offboarding.submitted_to_payroll | Offboardingitem, daarna active op false |
Gerelateerd
Greenhouse → Remote
Greenhouse Remote koppeling: buitenlandse aannames als EOR-employment met het formulier van het land
Recruitee → Remote
Recruitee Remote koppeling: buitenlandse aannames direct als employment bij Remote
Remote → 4PS Construct
Remote 4PS Construct koppeling: eigen medewerkers van de bouwentiteit uit Remote in 4PS
Remote → Active Directory
Remote Active Directory koppeling: accounts voor collega's in andere landen