Leren en certificaten
Remote StudyTube koppeling: medewerkers uit Remote in de academy, met afdeling en manager
Met een koppeling tussen Remote en StudyTube krijgt elke medewerker in Remote automatisch een StudyTube-account zodra zijn onboarding klaar is, in het team van zijn afdeling en met zijn manager als teammanager. Na de laatste werkdag uit de offboarding in Remote verdwijnt het account uit StudyTube.
Wat de koppeling doet
Organisaties die mensen in meerdere landen via Remote in dienst hebben en StudyTube gebruiken voor onboarding en verplichte training, zetten nieuwe collega's vaak met de hand in de academy. Wie via een ander land of als contractor begint, valt daarbij makkelijk tussen wal en schip.
- Remote meldt dat de onboarding van een medewerker klaar is; KoppelHet haalt het dienstverband op.
- De afdeling wordt een team in StudyTube en de medewerker krijgt een account in dat team, in de taal van zijn land.
- KoppelHet zoekt de manager op e-mailadres in StudyTube en maakt hem teammanager.
- Een nieuwe afdeling of manager in Remote verplaatst de medewerker in StudyTube.
- Na de laatste werkdag uit de offboarding verwijdert KoppelHet het account.
Waar je op let bij Remote en StudyTube
- Remote meldt een afgeronde onboarding pas als alle taken van de medewerker klaar zijn en zijn account actief is. KoppelHet maakt het StudyTube-account op dat moment aan, zodat de uitnodiging niet aankomt bij iemand die zijn contract nog moet tekenen.
- Een afdeling staat in Remote bij het dienstverband als naam én als vast ID. KoppelHet gebruikt dat ID als external_id van het team in StudyTube, zodat een hernoemde afdeling hetzelfde team blijft en niet een tweede team naast het oude oplevert.
- Remote geeft het ID van de manager alleen als die zelf ook via Remote in dienst is, en anders alleen zijn e-mailadres. StudyTube kan tot honderd e-mailadressen tegelijk omzetten naar gebruikers. KoppelHet zoekt managers daarom op e-mailadres, zodat ook een manager op de eigen payroll teammanager wordt.
- Remote kent EOR-werknemers, contractors, eigen werknemers en global payroll. Per soort spreken we af of StudyTube een contentlicentie toekent, zodat een contractor wel de verplichte gedragscode volgt zonder een volledige licentie.
- Een offboarding in Remote doorloopt stappen: ingediend, in behandeling, naar payroll en afgerond, en afgerond volgt pas na de eindbetaling. KoppelHet wacht daar niet op, maar verwijdert het StudyTube-account op de dag na de laatste werkdag.
- Remote heeft een veld voor een extern ID, maar dwingt niet af dat het uniek is. KoppelHet gebruikt daarom het ID van het dienstverband in Remote als uid in StudyTube, en niet een personeelsnummer dat iemand met de hand invult.
- Elk dienstverband in Remote heeft een land. Er is geen taalveld, dus KoppelHet leidt de StudyTube-taal af van het land, met een lijst die we per organisatie vastleggen, bijvoorbeeld Duits voor Duitsland en Engels voor landen waarvan StudyTube de taal niet kent.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Komen certificaten terug in Remote?
Niet in de eerste versie. Remote heeft eigen velden per dienstverband die via de API te vullen zijn; het laatste certificaat daarin zetten kan later als uitbreiding.
Werkt dit ook voor medewerkers op onze eigen payroll?
Alleen als ze in Remote staan, bijvoorbeeld als eigen werknemer of via global payroll. Wie alleen in een ander HR-systeem staat, komt via die bron in StudyTube.
Wat als een webhook van Remote mislukt?
Dan herstelt de dagelijkse vergelijking van Remote met StudyTube het verschil binnen een dag.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Remote API met een customer API-token of OAuth 2.0 en scope employment:read: GET /v1/employments/{id} (full_name, work_email, job_title, country, department, department_id, manager_email, manager_employment_id, type, employment_model, status, user_status, employment_lifecycle_stage, external_id). Webhooks employment.onboarding.completed, employment.details.updated, employment.status.updated, offboarding.submitted en offboarding.completed.
- StudyTube Academy API v2 met OAuth 2.0 client credentials (scope write): POST /api/v2/users op uid (language, assign_licence), GET /api/v2/users/ids met 1 tot 100 e-mailadressen, academy-teams/bulk/upsert tot 500 teams, academy-teams/managers/sync en DELETE /api/v2/users/{id}.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Remote | Veld in StudyTube | Toelichting |
|---|---|---|
employment id | uid | |
full_name | first_name en last_name | Gesplitst volgens een afgesproken regel |
work_email | email | |
job_title | company_role | |
country | language | |
department_id en department | Team met external_id en naam | |
manager_email | Teammanager via users/ids | |
type (employee, contractor, direct_employee, global_payroll_employee) | assign_licence ja of nee | |
Laatste werkdag uit de offboarding | DELETE op de dag erna |
Gerelateerd
Greenhouse → Remote
Greenhouse Remote koppeling: buitenlandse aannames als EOR-employment met het formulier van het land
Recruitee → Remote
Recruitee Remote koppeling: buitenlandse aannames direct als employment bij Remote
Remote → 4PS Construct
Remote 4PS Construct koppeling: eigen medewerkers van de bouwentiteit uit Remote in 4PS
Remote → Active Directory
Remote Active Directory koppeling: accounts voor collega's in andere landen