HR naar ITSM
Remote TOPdesk koppeling: medewerkers in andere landen als persoon en melding in TOPdesk
Met een koppeling tussen Remote en TOPdesk staat iedereen die via Remote werkt, als employer of record, contractor of eigen werknemer, als persoon in TOPdesk, met afdeling, land en leidinggevende. Zodra de onboarding bij Remote rond is, staat er een melding voor laptop en accounts klaar, en een offboarding die Remote heeft goedgekeurd, wordt een offboardingmelding.
Wat de koppeling doet
Organisaties die collega's in andere landen via Remote in dienst hebben en hun servicedesk in TOPdesk draaien, hebben in TOPdesk vaak alleen de mensen uit de eigen salarisadministratie. Zonder koppeling hoort de servicedesk van een nieuwe collega in het buitenland via een teamlead, en komt de laptop te laat door de douane.
- HR maakt in Remote een employment aan en nodigt de nieuwe collega uit.
- KoppelHet zet de persoon in TOPdesk, met afdeling, de vestiging van zijn land en de soort arbeidsrelatie.
- Binnen de afgesproken termijn voor de startdatum volgt een onboardingmelding op naam van de collega, met land en startdatum, voor het team dat de laptop verstuurt.
- Wijzigt de functie, afdeling of het werkadres in Remote, dan werkt KoppelHet de persoon bij.
- Als Remote een offboarding heeft gecontroleerd, komt er een offboardingmelding voor de einddatum. Daarna archiveert KoppelHet de persoon.
Waar je op let bij Remote en TOPdesk
- Remote kent EOR-medewerkers, contractors en eigen werknemers die alleen via Remote worden betaald. Iedereen die IT gebruikt, hoort in TOPdesk, dus de koppeling neemt alle soorten mee en zet de soort bij de persoon. Een contractor met een eigen laptop krijgt zo een onboardingmelding voor alleen accounts.
- Een employment doorloopt bij Remote eerst uitnodiging, onboarding en controle door Remote voordat die actief wordt. KoppelHet zet de persoon in TOPdesk zodra de employment er is, maar maakt de onboardingmelding pas als de onboarding is afgerond, zodat de servicedesk geen laptop klaarzet voor iemand die nog afhaakt.
- Bij een offboarding toetst Remote eerst de opzegtermijnen van het land voordat de einddatum vaststaat. De offboardingmelding volgt daarom pas als Remote de offboarding heeft doorgezet naar payroll, met de bevestigde datum en niet met de voorgestelde.
- Een offboarding kan in Remote als vertrouwelijk zijn gemarkeerd, en zo'n verzoek staat niet in de gewone lijst. KoppelHet vraagt vertrouwelijke verzoeken niet op, zodat de servicedesk niets ziet van een vertrek waarover de medewerker nog niet is ingelicht.
- Remote probeert een melding alleen opnieuw bij een verbindingsfout; een foutcode van de ontvanger telt als afgeleverd. KoppelHet neemt elke melding daarom direct aan, verwerkt hem daarna in TOPdesk en haalt gemiste meldingen terug uit de afleverhistorie van Remote.
- Collega's via Remote werken vaak in een land zonder eigen kantoor. KoppelHet hangt ze aan een vestiging per land in TOPdesk, zodat de onboardingmelding bij het team komt dat naar dat land verstuurt, en zodat de servicedesk bij een vraag ziet in welk land iemand werkt.
- Het werkadres staat in Remote soms pas later vast dan de rest van de employment, en Remote meldt die wijziging apart. KoppelHet vult het e-mailadres in TOPdesk aan zodra die melding komt, zodat de nieuwe collega ook zelf meldingen kan doen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ook als onze eigen medewerkers al uit AFAS of Nmbrs in TOPdesk komen?
Ja. Remote vult alleen de mensen aan die niet in de eigen salarisadministratie staan. We spreken af welke bron per persoon leidend is, zodat niemand twee keer in TOPdesk komt.
Wat als iemand afhaakt voordat de onboarding klaar is?
Dan is er nog geen onboardingmelding. De persoon in TOPdesk wordt gearchiveerd als de employment bij Remote wordt gearchiveerd of verwijderd.
Gaan er salaris- of contractgegevens naar TOPdesk?
Nee. Alleen naam, werkadres, functie, afdeling, land en de soort arbeidsrelatie.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Remote wordt gelezen via de Remote API op gateway.remote.com met een company-scoped token. Eerste vulling met GET /v1/employments (page_size 100, filters op status, employment_model eor, peo of global_payroll en employment_type); de lijst geeft een lichte employment met onder meer job_title, status, type, department, employment_model, external_id en de lifecycle stage. Daarna webhooks via POST /v1/webhook-callbacks op employment.onboarding.completed, employment.details.updated, employment.status.updated, employment.work_email.updated en offboarding.submitted_to_payroll en offboarding.completed.
- Webhooks zijn ondertekend (X-Remote-Signature en X-Remote-Timestamp). Alleen transportfouten worden opnieuw geprobeerd, vijf keer tot 18 uur na de eerste poging; 4xx en 5xx gelden als afgeleverd. Ontdubbelen op het event-id; gemiste meldingen via GET /v1/webhook-events en POST /v1/webhook-events/replay. Vertrouwelijke offboardings staan alleen in de lijst met include_confidential.
- Naar TOPdesk via de TOPdesk REST API: personen en vestigingen via Supporting Files (employeeNumber maximaal 20 tekens), meldingen met POST /tas/api/incidents (callerLookup, briefDescription, request, operatorGroup, targetDate, externalNumber) of wijzigingen met POST /tas/api/operatorChanges vanuit een sjabloon. KoppelHet bewaart per employment welke melding er al is.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Remote | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
short_id van de employment | employeeNumber | Het lange employment-id gaat naar een vrij veld |
full_name | firstName en surName | |
Werkadres (work_email) | email | |
job_title | jobTitle | |
department | department | |
Land van de employment | branch | Een vestiging per land |
employment_model en type | Vrij veld soort arbeidsrelatie | |
Leidinggevende | manager | |
status active (onboarding afgerond) | Onboardingmelding of wijziging uit sjabloon | |
Offboarding met einddatum | Offboardingmelding, daarna employmentTerminationDate en archiveren |
Gerelateerd
Greenhouse → Remote
Greenhouse Remote koppeling: buitenlandse aannames als EOR-employment met het formulier van het land
Recruitee → Remote
Recruitee Remote koppeling: buitenlandse aannames direct als employment bij Remote
Remote → 4PS Construct
Remote 4PS Construct koppeling: eigen medewerkers van de bouwentiteit uit Remote in 4PS
Remote → Active Directory
Remote Active Directory koppeling: accounts voor collega's in andere landen