DyVerlof, verzuim en uren
Sage People Dyflexis koppeling: employment records uit Sage People als contract in Dyflexis
Met een koppeling tussen Sage People en Dyflexis komen medewerkers van de Nederlandse werklocaties uit Sage People automatisch in Dyflexis, met een contract waarin uren, werkdagen, vestiging, kostenplaats en proeftijd uit het employment record staan. Een vertrek of andere werkuren in Sage People bereiken zo de planning zonder dat iemand ze overtypt.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Sage People als internationaal HR-systeem en Dyflexis voor de planning in Nederland zetten nieuwe roosterkrachten en urenwijzigingen met de hand in Dyflexis. Wat in Sage People al is aangepast, ziet de planner pas later.
- HR legt in Sage People een team member vast met een employment record op een Nederlandse werklocatie.
- KoppelHet leest gewijzigde records met een API-gebruiker die alleen leesrechten op de benodigde velden heeft.
- De medewerker gaat naar Dyflexis, met een contract voor de vestiging die bij de werklocatie hoort.
- Een beheerder verbindt de nieuwe medewerker eenmalig in Dyflexis; daarna volgt elke wijziging.
- Staat er een einddatum op het employment record, dan sluit KoppelHet medewerker en contract op die dag.
Waar je op let bij Sage People en Dyflexis
- Sage People bewaart de normale werkuren op het employment record, naast een FTE-waarde. Dyflexis vraagt uren per week. KoppelHet gebruikt de werkuren en niet de FTE, omdat de FTE in een internationaal systeem vaak op een andere voltijdnorm is gebaseerd dan de Nederlandse cao.
- Het werkdagenpatroon in Sage People legt vast op welke dagen iemand werkt en hoe feestdagen tellen. Dyflexis wil het gemiddelde aantal werkdagen per week. KoppelHet telt de werkdagen in het patroon dat aan het employment record hangt.
- In Sage People is de werklocatie een opzoekveld naar een locatierecord. Alleen employment records met een Nederlandse werklocatie die in de tabel aan een Dyflexis-vestiging hangt, gaan door. Collega's op een kantoor in een ander land komen zo niet in het Nederlandse rooster.
- Het employment record heeft een eigen kostenplaatsveld voor de personeelskosten. Dyflexis kan per medewerker een kostenplaats bewaren. KoppelHet neemt die over, zodat urenrapportages in Dyflexis per kostenplaats dezelfde indeling hebben als in Sage People.
- Sage People legt het einde van de proeftijd apart vast, en Dyflexis heeft daar een eigen veld voor. Met die datum in Dyflexis ziet de leidinggevende in de planning wanneer de proeftijd afloopt.
- Sage People draait op Salesforce, en wat de koppeling ziet, bepaalt de permission set van een aparte API-gebruiker. Ontbreken uren of werklocatie bij een medewerker, dan is dat vaak een veldrecht en geen lege waarde. KoppelHet controleert bij de start of elk veld uit de mapping leesbaar is.
- Basis is in Sage People een keuzelijst voor het soort dienstverband. Via een tabel wordt elke waarde een Dyflexis-contracttype, zodat bijvoorbeeld oproepkrachten en vaste krachten in de planning hun eigen regels houden.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan gewerkte uren terug naar Sage People?
Nee. De uren uit Dyflexis gaan naar de Nederlandse salarisverwerking; die stroom kan later als uitbreiding.
Wat als iemand een tweede employment record krijgt?
Dan wordt dat een nieuw contract bij dezelfde medewerker in Dyflexis, met de startdatum van het nieuwe record. Het oude contract eindigt op de einddatum van het oude record.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sage People via de Salesforce REST API met SOQL op het Team Member- en Employment Record-object (onder meer Payroll Number, Work Location, Hours Worked, FTE, Work Days Pattern, Basis, Cost Code, Probation End Date, Start Date en End Date), gefilterd op LastModifiedDate. Toegang via OAuth 2.0 met een API-gebruiker en een permission set met alleen leesrechten.
- Naar Dyflexis via POST /api2/external-employees/{employeeReference} (lastName verplicht; firstName, lastNamePrefix, email, personnelNumber, costCenter, probationDate, employmentStart, employmentEnd) en POST /api2/external-employees/{employeeReference}/contracts (contractReference, office, type, start, end, hours, days). Scope external_employees.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sage People | Veld in Dyflexis | Toelichting |
|---|---|---|
Team Member Id | employeeReference | |
Payroll Number | personnelNumber | |
First Name, Last Name | firstName, lastNamePrefix, lastName | |
Work Email | email | |
Work Location | office (contract) | Via een tabel naar Dyflexis-vestigingen |
Hours Worked | hours (contract) | |
Work Days Pattern | days (contract) | Aantal werkdagen in het patroon |
Basis | type (contract) | |
Cost Code | costCenter | |
Probation End Date | probationDate | |
Start Date en End Date | employmentStart, employmentEnd en contractdata |
Gerelateerd
Sage People → Active Directory
Sage People koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor het Nederlandse kantoor
Sage People → ADP iHCM
Sage People ADP iHCM koppeling: salarisrecords, bonussen en vertrek van de Nederlandse payrollcompany naar ADP
Sage People → AFAS Profit
Sage People koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers en salarissen uit Sage People in AFAS Profit
ASSage People → Arbodienst (SIVI)
Sage People koppelen met de arbodienst via SIVI: absence records als verzuimmelding