HR naar ERP
Sage People Exact Online koppeling: medewerkers, team en cost code vergeleken met de Exact-administratie
Met een koppeling tussen Sage People en Exact Online vergelijkt KoppelHet de Nederlandse medewerkers in Sage People dagelijks met de medewerkers, afdelingen en kostenplaatsen in de Exact-administratie. Nieuwe medewerkers, vertrekkers en een onbekende cost code komen op een werklijst voor de beheerder, omdat Exact Online medewerkers via de API alleen laat lezen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Sage People als HR-systeem gebruiken en hun Nederlandse boekhouding in Exact Online voeren, onderhouden de medewerkerslijst in Exact met de hand. Sage People draait vaak voor een internationale groep, en finance ziet een nieuwe collega pas als de eerste kosten binnenkomen.
- Bij de start leggen we vast welke Nederlandse medewerkers bij welke Exact-administratie horen.
- Elk uur haalt KoppelHet de team members en employment records op die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd.
- Nieuwe medewerkers, vertrekkers, een ander team en een cost code die in Exact ontbreekt, komen op de werklijst.
- Na de aanpassing in Exact verdwijnt de regel bij de volgende vergelijking.
Waar je op let bij Sage People en Exact Online
- Sage People heeft een personeelsnummer dat volgens de eigen documentatie kan veranderen en niet uniek hoeft te zijn, en daarnaast een Unique Id die nooit verandert. KoppelHet koppelt op die Unique Id, zodat een nieuw personeelsnummer niet tot een dubbele medewerker op de werklijst leidt.
- De cost code staat in Sage People als vrije tekst op het employment record. Exact kent alleen kostenplaatsen die in de administratie bestaan. KoppelHet controleert elke cost code tegen Exact en zet een onbekende code op de werklijst, in plaats van een tikfout als nieuwe kostenplaats aan te maken.
- Een team member in Sage People heeft een HR Department, maar dat bepaalt vooral welke HR-manager en welk beleid gelden. De afdeling waarin iemand werkt staat in het veld Team. Voor de Exact-afdeling gebruikt KoppelHet daarom Team, via een vertaaltabel.
- Een dagelijkse batch in Sage People kan na de einddatum de status aanpassen en het veld Manager leegmaken. KoppelHet zet de vertrekker daarom al op de werklijst zodra de einddatum is ingevuld, met de leidinggevende van dat moment, en niet pas als het record is opgeschoond.
- Bedenkt een vertrekker zich, dan wist HR in Sage People de einddatum en de laatste werkdag. KoppelHet ziet dat bij de volgende ronde en haalt de vertrekregel van de werklijst, zodat de beheerder in Exact geen einddatum zet voor iemand die blijft.
- Een team member kan in Sage People meerdere employment records hebben, elk met een eigen payroll number en start- en einddatum. KoppelHet vergelijkt per employment record, zodat een tweede dienstverband bij de Nederlandse werkgever als aparte medewerker in Exact kan worden beoordeeld.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom maakt KoppelHet geen kostenplaatsen aan in Exact?
De cost code in Sage People is vrije tekst zonder omschrijving. Een onbekende code gaat daarom naar finance. Automatisch aanmaken kan later als uitbreiding, als de codes in Sage People vastliggen.
Waarom maakt KoppelHet de medewerker niet zelf aan in Exact?
De REST API van Exact Online laat medewerkers alleen lezen. Daarom de werklijst.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sage People via de Salesforce REST API met SOQL op fHCM2__Team_Member__c (onder meer Unique Id, Personnel Number, Team, HR Department, Manager, Employment Status) en fHCM2__Employment__c (Start Date, End Date, Last Working Date, Cost Code, Payroll Number), gefilterd op LastModifiedDate. API-gebruiker met een Salesforce Integration-licentie, OAuth 2.0 client credentials en een permission set met alleen leesrechten op deze velden.
- Exact Online via de REST API met OAuth, per division. payroll/Employees (Code, StartDate, EndDate, Manager) en hrm/Departments zijn alleen te lezen; hrm/Costcenters wordt alleen gelezen voor de controle. API-limieten per minuut en per dag per administratie.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sage People | Veld in Exact Online | Toelichting |
|---|---|---|
Unique Id | Employees (sleutel bij KoppelHet) | Personnel Number kan veranderen |
Payroll Number (employment record) | Employees.Code (vergelijking) | |
Start Date en End Date | Employees.StartDate en EndDate (vergelijking) | |
Team | Departments.Code (vergelijking) | Via een tabel |
Cost Code | Costcenters.Code (controle) | |
Manager | Employees.Manager (vergelijking) | Opgezocht als Exact-gebruiker in dezelfde administratie |
Gerelateerd
Sage People → Active Directory
Sage People koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor het Nederlandse kantoor
Sage People → ADP iHCM
Sage People ADP iHCM koppeling: salarisrecords, bonussen en vertrek van de Nederlandse payrollcompany naar ADP
Sage People → AFAS Profit
Sage People koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers en salarissen uit Sage People in AFAS Profit
ASSage People → Arbodienst (SIVI)
Sage People koppelen met de arbodienst via SIVI: absence records als verzuimmelding