HR naar ITSM
Sage People koppelen met Freshservice: team members als aanvrager, onboarding en offboarding per employment record
Met een koppeling tussen Sage People en Freshservice wordt elke team member uit Sage People een aanvrager in Freshservice, met afdeling, locatie, functie en leidinggevende, en dient KoppelHet bij een nieuw of beëindigd employment record een onboarding- of offboardingverzoek in. Freshservice heeft geen connector voor Sage People, dus KoppelHet leest Sage People via de Salesforce API en schrijft naar de Freshservice API v2.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Sage People als HR-systeem voor meerdere landen en Freshservice als IT-servicedesk vullen het onboardingformulier in Freshservice vaak met de hand in, op basis van wat al in Sage People staat. Vertrek komt bij IT binnen als een losse mail, soms pas na de laatste werkdag.
- Elk uur vraagt KoppelHet in Sage People de team members en employment records op die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd.
- Alleen entiteiten die Freshservice bedient gaan door; de rest blijft buiten de koppeling.
- Een nieuw employment record levert een onboardingverzoek op, met de leidinggevende als initiator.
- Zodra de werkmail bekend is, maakt of werkt KoppelHet de aanvrager bij, met afdeling, locatie en leidinggevende.
- Een einddatum op het employment record geeft een offboardingverzoek; na die dag deactiveert KoppelHet de aanvrager.
Waar je op let bij Sage People en Freshservice
- Sage People bewaart de einddatum op het employment record en niet op de team member. KoppelHet kijkt daarom naar de wijzigingsdatum van beide objecten; anders blijft een vertrek onzichtbaar voor Freshservice zolang niemand de persoonsgegevens aanraakt.
- Freshservice laat een API-sleutel met beheerdersrechten een onboardingverzoek indienen namens een ander, via initiator_id. KoppelHet vult daar de leidinggevende uit Sage People in, zodat die het verzoek in zijn eigen portaal ziet en de vragen van IT kan beantwoorden.
- Een aanvrager in Freshservice kan niet zonder e-mailadres of telefoonnummer. Nieuwe collega's hebben in Sage People vaak nog geen werkmail, dus het onboardingverzoek gaat eerst in en de aanvrager volgt pas als het adres in Sage People staat.
- De entiteit uit Sage People gaat als veldwaarde mee in het onboardingformulier. Freshservice kiest op basis van zulke waarden de onderdelen uit het onboardingpakket, zodat een collega in Duitsland een ander toetsenbord en andere software krijgt dan iemand in Nederland.
- Wisselt iemand binnen de groep van entiteit, dan ontstaat in Sage People een tweede employment record bij dezelfde team member. KoppelHet past alleen locatie en entiteitsveld van de bestaande aanvrager aan en dient geen offboarding in voor het oude record.
- Freshservice begrenst het opvragen van alle aanvragers apart, op 40 tot 140 per minuut afhankelijk van het plan. KoppelHet houdt zelf bij welke team member bij welke aanvrager hoort en hoeft de lijst dus niet elke ronde door te lopen.
- Komt een oud-medewerker terug, dan heeft Freshservice de gedeactiveerde aanvrager nog. KoppelHet heractiveert die aanvrager in plaats van een nieuwe aan te maken, want het e-mailadres is in Freshservice al bezet.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wie ziet het onboardingverzoek in Freshservice?
De servicedesk, en de leidinggevende uit Sage People als initiator. Die kan in het portaal vragen van IT beantwoorden.
Leest KoppelHet salarisgegevens uit Sage People?
Nee. De API-gebruiker krijgt alleen leesrechten op naam, werkmail, functie, afdeling, manager, entiteit en de datums van het dienstverband.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sage People via de Salesforce REST API met SOQL op fHCM2__Team_Member__c en fHCM2__Employment__c, gefilterd op LastModifiedDate. Aanmelden met OAuth 2.0 client credentials via een External Client App die draait als API-gebruiker met een Salesforce Integration-licentie, het profiel Minimum Access – API Only en een permission set met alleen leesrechten op de benodigde velden.
- Freshservice via de API v2: requesters (primary_email of een telefoonnummer verplicht; department_ids, location_id, reporting_manager_id, custom_fields; deactiveren en heractiveren), POST /api/v2/onboarding_requests en /api/v2/offboarding_requests met initiator_id en formuliervelden. Limieten per minuut per plan, voor de lijst met aanvragers 40 (Starter) tot 140 (Enterprise).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sage People | Veld in Freshservice | Toelichting |
|---|---|---|
Team member Id | Eigen aanvragersveld (custom_fields) | Sleutel; blijft gelijk bij terugkeer |
First Name, Last Name | first_name, last_name | |
E-mail (team member) | primary_email | |
Job Title | job_title | |
Department | department_ids | |
Entiteit | location_id en eigen veld | Bepaalt het onboardingpakket per land |
Manager | reporting_manager_id en initiator_id | |
Start Date (employment) | Onboardingveld cf_date_of_joining | |
End Date (employment) | Offboardingverzoek, daarna deactiveren |
Gerelateerd
Sage People → Active Directory
Sage People koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor het Nederlandse kantoor
Sage People → ADP iHCM
Sage People ADP iHCM koppeling: salarisrecords, bonussen en vertrek van de Nederlandse payrollcompany naar ADP
Sage People → AFAS Profit
Sage People koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers en salarissen uit Sage People in AFAS Profit
ASSage People → Arbodienst (SIVI)
Sage People koppelen met de arbodienst via SIVI: absence records als verzuimmelding