HR naar ITSM
Sage People koppelen met Jira Service Management: klanten per entiteit en verzoeken bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Sage People en Jira Service Management wordt elke team member uit Sage People een klant in Jira Service Management, lid van de organisatie van zijn entiteit, en zet KoppelHet bij een nieuw of beëindigd employment record een verzoek in de juiste service desk. Na de laatste werkdag trekt de koppeling de portaaltoegang van de vertrokken medewerker in.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Sage People voor HR gebruiken en hun IT-verzoeken in Jira Service Management afhandelen, typen een nieuwe collega vaak opnieuw over in een portaalformulier. Wie vertrekt, houdt toegang tot het klantportaal tot iemand er handmatig aan denkt.
- KoppelHet leest elk uur gewijzigde team members en employment records uit Sage People.
- Voor elke entiteit bestaat in Jira Service Management een organisatie; de klant wordt daar lid van.
- Heeft de nieuwe collega al een werkmail, dan maakt KoppelHet de klant aan; anders gaat het verzoek op naam van de manager.
- Het onboardingverzoek krijgt startdatum, functie, afdeling en entiteit in de velden van het request type.
- Een einddatum levert een offboardingverzoek op; na die dag wordt de portaaltoegang ingetrokken.
Waar je op let bij Sage People en Jira Service Management
- Een klant in Jira Service Management heeft een weergavenaam die niet uniek hoeft te zijn. KoppelHet bewaart daarom per team member het accountId dat Jira teruggeeft, zodat twee collega's met dezelfde naam nooit door elkaar lopen.
- Elke entiteit uit Sage People wordt een organisatie in Jira Service Management. Agents zien zo bij elk verzoek voor welk land of welke werkgever het is, en een service desk kan alleen de organisaties krijgen die hij bedient.
- Een verzoek namens iemand anders kan alleen als die persoon al klant is. Voor een nieuwe collega zonder werkmail zet KoppelHet het onboardingverzoek op naam van de manager uit Sage People, met de naam van de nieuwe collega in een veld.
- Het vertrek staat in Sage People op het employment record, los van de persoon. KoppelHet vraagt dat object apart op wijzigingsdatum op, zodat een einddatum ook zonder andere wijziging een offboardingverzoek in Jira oplevert.
- Portaaltoegang intrekken vraagt in Jira een sitebeheerder en werkt niet vanuit een Connect-app. KoppelHet gebruikt daarvoor een aparte technische gebruiker en roept het pas aan na de laatste werkdag uit Sage People.
- Welke velden een verzoek nodig heeft, verschilt per request type. KoppelHet haalt die velden op uit Jira en vult ze met waarden uit Sage People; voegt een beheerder een verplicht veld toe, dan meldt de koppeling dat in plaats van een half verzoek in te dienen.
- Een overstap naar een andere entiteit geeft in Sage People een nieuw employment record. KoppelHet verplaatst de klant naar de organisatie van de nieuwe entiteit en dient een wijzigingsverzoek in, zonder de portaaltoegang in te trekken.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt dit met Jira Service Management Cloud en Data Center?
Deze pagina gaat uit van de Cloud-API. Bij Data Center verschillen de endpoints voor klanten; dat bekijken we in de intake.
Kan elke entiteit een eigen service desk hebben?
Ja. KoppelHet kiest de service desk en het request type op basis van de entiteit uit Sage People.
Wat gebeurt er met de tickets van iemand die vertrekt?
Die blijven in Jira staan. De koppeling trekt alleen de portaaltoegang in, zodat de vertrokken medewerker niets nieuws kan indienen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sage People via de Salesforce REST API met SOQL op fHCM2__Team_Member__c en fHCM2__Employment__c op LastModifiedDate, met OAuth 2.0 client credentials via een External Client App. De API-gebruiker heeft een Salesforce Integration-licentie en een permission set met alleen leesrechten.
- Jira Service Management via /rest/servicedeskapi/: POST customer (email, displayName; 201 bij succes, 409 bij een conflict), organization met users, en PUT customer/user/{accountId}/revoke-portal-only-access (sitebeheerder, niet voor Connect-apps, 204 bij succes).
- Verzoeken via POST /rest/servicedeskapi/request met serviceDeskId, requestTypeId, requestFieldValues en raiseOnBehalfOf; de velden per request type via /rest/servicedeskapi/servicedesk/{serviceDeskId}/requesttype/{requestTypeId}/field.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sage People | Veld in Jira Service Management | Toelichting |
|---|---|---|
E-mail (team member) | email (customer) | |
First Name + Last Name | displayName | |
Entiteit | Organization | Één organisatie per entiteit |
Manager | raiseOnBehalfOf | Zolang de medewerker geen werkmail heeft |
Start Date (employment) | requestFieldValues: startdatum | |
Job Title en Department | requestFieldValues: functie en afdeling | |
End Date (employment) | Offboardingverzoek en revoke-portal-only-access |
Gerelateerd
Sage People → Active Directory
Sage People koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor het Nederlandse kantoor
Sage People → ADP iHCM
Sage People ADP iHCM koppeling: salarisrecords, bonussen en vertrek van de Nederlandse payrollcompany naar ADP
Sage People → AFAS Profit
Sage People koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers en salarissen uit Sage People in AFAS Profit
ASSage People → Arbodienst (SIVI)
Sage People koppelen met de arbodienst via SIVI: absence records als verzuimmelding