Payroll koppeling
Sage People PayFit koppeling: Franse starters via Payflow naar PayFit, loonstroken terug in WX
Een koppeling tussen Sage People en PayFit zet nieuwe medewerkers van de Franse entiteit uit een Payflow-export van Sage People als collaborator met basiscontract klaar in PayFit. Na elke loonrun gaan de loonstroken uit PayFit via inbound Payflow terug naar Sage People, waar medewerkers ze in WX zien.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Sage People wereldwijd als HR-systeem gebruiken en de Franse lonen in PayFit laten rekenen, voeren starters twee keer in. Medewerkers verwachten hun loonstrook in WX, maar die staat alleen in PayFit.
- HR legt de Franse starter vast in Sage People; een Payflow-service met selectie op land zet de batch op de SFTP-server.
- KoppelHet haalt de batch op en maakt voor elke nieuwe medewerker een collaborator en daarna een contract in PayFit.
- Payroll vult in PayFit het contract aan en draait de loonrun; wijzigingen uit de batch staan op een werklijst.
- Na de loonrun haalt KoppelHet de loonstroken op en zet eerst de pdf's en daarna één csv op de SFTP-map voor inbound Payflow.
- Sage People hangt elke loonstrook bij het juiste team member; medewerkers zien hem in WX.
Waar je op let bij Sage People en PayFit
- Een Payflow-service selecteert team members op een veld, zoals land. KoppelHet laat die selectie op Frankrijk staan, omdat PayFit via de API alleen voor Franse bedrijven een contract kan aanmaken.
- Payflow neemt met de juiste instelling alleen salarissen mee die in of vóór de periode ingaan. Daarmee komt een starter die volgende maand begint niet al in de lopende run; KoppelHet maakt de collaborator wel aan, maar het contract met de echte startdatum.
- De PayFit-API kan een collaborator en een contract aanmaken, maar geen bestaand contract wijzigen. Salaris- en functiewijzigingen uit de Payflow-batch zet KoppelHet daarom op een werklijst, die payroll in PayFit afwerkt.
- Payflow verwijdert oude batches na een in te stellen aantal dagen, en bij nul blijft alleen de laatste. KoppelHet haalt elke batch op voordat hij verdwijnt, zodat geen Franse starter tussen twee runs wegvalt.
- Inbound Payflow wil per loonstrook één pdf zonder zip, en één csv per loonrun die pas na alle pdf's mag komen, omdat de csv de import start. KoppelHet levert in die volgorde, zodat geen loonstrook ontbreekt.
- Met alleen Employee Number en bestandsnaam toont WX alleen een aanmaakdatum. KoppelHet zet ook periode en betaaldatum uit PayFit in de csv, zodat medewerkers in WX zien bij welke maand een loonstrook hoort.
- Een nieuw PayFit-contract is pas na twee tot vijf minuten beschikbaar, en PayFit raadt af om meerdere contracten tegelijk op te starten. Staat een starter twee keer in opeenvolgende batches, dan maakt KoppelHet geen tweede contract.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet via de API van Sage People?
Payflow is in Sage People de bedoelde route voor salarisgegevens en kent de periodelogica al. De API kan later als uitbreiding, bijvoorbeeld voor snellere meldingen.
Werkt dit ook voor Spanje?
Nog niet volledig. PayFit maakt via de API alleen contracten voor Frankrijk; voor Spanje maakt de koppeling nu alleen de collaborator aan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sage People Payflow (uitgaand) met Team Member Select Field op land, Salary Select Dates, Team Member Include Period Back, UTF-8, Batch Start Cron Command, Delete Batch After Days en Managed File Transfer via SFTP. Terug via inbound Payflow - pdf's per loonstrook en daarna één csv per run met Employee Number, bestandsnaam, Period en Pay Date.
- PayFit via partner-api.payfit.com - POST /companies/{companyId}/collaborators en POST /companies/{companyId}/collaborators/{collaboratorId}/contracts (jobTitle, startDate; alleen Frankrijk, 201 zonder data); loonstroken met GET /companies/{companyId}/collaborators/{collaboratorId}/payslips (scope contracts:payslips:read).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sage People | Veld in PayFit | Toelichting |
|---|---|---|
Team member Employee Number | Bij KoppelHet gekoppeld aan het PayFit collaboratorId | |
Voornaam, achternaam, privé-e-mail, adres | firstName, lastName, personalEmail, personalAddress | |
Employment start date | Contract startDate | |
Job title | Contract jobTitle | |
PayFit-loonstrook (pdf) | Inbound Payflow-csv met Employee Number en bestandsnaam | Plus periode en betaaldatum voor WX |
Gerelateerd
Sage People → Active Directory
Sage People koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor het Nederlandse kantoor
Sage People → ADP iHCM
Sage People ADP iHCM koppeling: salarisrecords, bonussen en vertrek van de Nederlandse payrollcompany naar ADP
Sage People → AFAS Profit
Sage People koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers en salarissen uit Sage People in AFAS Profit
ASSage People → Arbodienst (SIVI)
Sage People koppelen met de arbodienst via SIVI: absence records als verzuimmelding