HR naar ITSM
Sage People koppelen met ServiceNow: team members als gebruiker en verzoeken bij elk employment record
Met een koppeling tussen Sage People en ServiceNow wordt elke team member uit Sage People een gebruiker in ServiceNow, met afdeling, functie, manager en entiteit, en bestelt KoppelHet bij een nieuw of beëindigd employment record een verzoek uit de servicecatalogus van ServiceNow. Het verzoek staat op naam van de medewerker, en na de einddatum van het dienstverband zet de koppeling de gebruiker op inactief.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Sage People voor meerdere landen gebruiken en ServiceNow als servicedesk hebben, zien in ServiceNow vaak alleen wat Active Directory doorgeeft. Een einddatum in Sage People bereikt de servicedesk dan via een mail van de manager, of helemaal niet.
- KoppelHet vraagt team members en employment records op via de Salesforce API, op de wijzigingsdatum van beide objecten.
- Alleen team members van de entiteiten die bij deze ServiceNow-omgeving horen gaan door.
- Entiteiten, afdelingen en kantoren komen eerst in ServiceNow, daarna de gebruikers.
- ServiceNow werkt de gebruiker bij op personeelsnummer of maakt hem aan.
- Valt de startdatum van een employment record binnen de afgesproken termijn, dan bestelt KoppelHet het onboardingitem met de medewerker als requested for.
- Een einddatum levert een offboardingverzoek op; na die datum gaat de gebruiker op inactief.
Waar je op let bij Sage People en ServiceNow
- In Sage People staan persoon en dienstverband in twee objecten: fHCM2__Team_Member__c en fHCM2__Employment__c. KoppelHet vraagt beide op wijzigingsdatum op, want een einddatum raakt alleen het employment record en zou anders geen offboardingverzoek in ServiceNow opleveren.
- Sage People draait op Salesforce. KoppelHet meldt zich aan via een External Client App met client credentials, die draait als een API-gebruiker met een Salesforce Integration-licentie en alleen leesrechten op de velden voor ServiceNow.
- Een internationale Sage People-omgeving bevat vaak ook collega's die een andere servicedesk hebben. KoppelHet filtert op entiteit, zodat ServiceNow alleen gebruikers krijgt die deze servicedesk ook bedient.
- Elke entiteit uit Sage People wordt een bedrijf in core_company. Een flow in ServiceNow kan dan per land een andere toewijzingsgroep kiezen voor laptop, telefoon en toegang.
- Gaat iemand naar een andere entiteit, dan krijgt hij in Sage People een nieuw employment record terwijl de team member blijft. KoppelHet behandelt dat als overplaatsing: één wijzigingsverzoek en een ander bedrijf op dezelfde gebruiker, geen offboarding.
- Komt een oud-medewerker terug, dan staat in Sage People een nieuw employment record bij de bestaande team member. ServiceNow vindt de inactieve gebruiker op personeelsnummer terug en zet hem weer actief, met de eerdere tickets erbij.
- Salaris, beoordelingen en verzuim staan in Sage People naast de basisgegevens. Ze zitten niet in de permission set van de API-gebruiker, dus de koppeling kan ze niet lezen en ze komen nooit in ServiceNow.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we per land een andere servicedesk laten werken?
Ja. De entiteit uit Sage People wordt het bedrijf in ServiceNow, en de flow van het catalogusitem kiest daarop de toewijzingsgroep.
Wat als iemand binnen de groep van land wisselt?
Dan blijft het één gebruiker in ServiceNow. Het bedrijf verandert en er komt een wijzigingsverzoek, geen vertrek en nieuwe start.
Welke gegevens leest KoppelHet uit Sage People?
Alleen de velden in de permission set van de API-gebruiker: naam, personeelsnummer, e-mail, functie, afdeling, manager, entiteit en de datums van het dienstverband.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sage People wordt gelezen via de Salesforce REST API met SOQL op fHCM2__Team_Member__c en fHCM2__Employment__c, op wijzigingsdatum. Aanmelden met OAuth 2.0 client credentials via een External Client App, Run As een gebruiker met het profiel Minimum Access – API Only en een permission set met alleen leesrechten.
- Naar ServiceNow via de Import Set API (insertMultiple) naar staging tables met transform maps en coalesce op employee_number. insertMultiple transformeert standaard asynchroon; met run_after worden core_company, cmn_department en cmn_location vóór sys_user verwerkt.
- Verzoeken via POST /api/sn_sc/servicecatalog/items/{sys_id}/order_now met de variabelen en sysparm_requested_for. Dat geeft een REQ met RITM; de flow van het item maakt de taken. KoppelHet bewaart per employment record het RITM-nummer.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sage People | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
Employee Number (team member) | employee_number | Sleutel voor bijwerken |
First Name | first_name | |
Last Name | last_name | |
E-mail (team member) | email | |
Job Title | title | |
Department | department (cmn_department) | |
Entiteit of company | company (core_company) | |
Kantoor | location (cmn_location) | |
Manager | manager (sys_user) | |
End Date (employment) | active = false | Na de einddatum |
Nieuw of beëindigd employment record | Catalogusitem voor onboarding of offboarding | |
Gesynchroniseerde gebruiker | sysparm_requested_for | |
Start Date of End Date (employment) | Variabele startdatum of laatste werkdag |
Gerelateerd
Sage People → Active Directory
Sage People koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor het Nederlandse kantoor
Sage People → ADP iHCM
Sage People ADP iHCM koppeling: salarisrecords, bonussen en vertrek van de Nederlandse payrollcompany naar ADP
Sage People → AFAS Profit
Sage People koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers en salarissen uit Sage People in AFAS Profit
ASSage People → Arbodienst (SIVI)
Sage People koppelen met de arbodienst via SIVI: absence records als verzuimmelding