Leren en certificaten
Sage People StudyTube koppeling: team members als StudyTube-gebruiker en certificaten terug als trainingsrecord
Met een koppeling tussen Sage People en StudyTube krijgt elke team member uit Sage People automatisch een StudyTube-account in het team van zijn afdeling, en verdwijnt dat account na vertrek. Behaalde StudyTube-certificaten komen terug als voltooide training in Sage People, via de Payflow-upload voor trainingsgegevens.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Sage People als HR-systeem en StudyTube als leerplatform gebruiken, maken nieuwe collega's met de hand aan in StudyTube en ruimen vertrekkers later op. Behaalde certificaten blijven in StudyTube, zodat HR bij een audit of ontwikkelgesprek twee systemen naast elkaar legt.
- HR legt in Sage People een nieuwe team member, een wissel van afdeling of een einddatum vast.
- KoppelHet leest de gewijzigde team members en dienstverbanden via de Salesforce-API van Sage People.
- De afdelingen gaan als teams naar StudyTube, daarna de gebruiker op zijn vaste uid in het juiste team.
- Na de einddatum verwijdert KoppelHet het StudyTube-account, met de reservekopie van StudyTube aan.
- Nieuwe certificaten gaan dagelijks als CSV-bestand naar Payflow, dat ze als trainingsrecord inleest.
Terug: Behaalde certificaten met naam en datum als voltooide training
Waar je op let bij Sage People en StudyTube
- StudyTube bewaart een einddatum van het contract niet. Een datum in het verleden verwijdert de gebruiker direct, en een datum in de toekomst wordt genegeerd. KoppelHet stuurt de einddatum uit Sage People daarom niet mee bij het aanmaken, maar verwijdert het account zelf op de dag na het einde van het dienstverband.
- StudyTube neemt teams in één aanroep aan tot vijfhonderd tegelijk, maar een onderliggend team alleen als het bovenliggende al bestaat. KoppelHet stuurt de afdelingsstructuur uit Sage People daarom van boven naar beneden, zodat elk team onder de juiste ouder komt.
- Certificaten in StudyTube hebben een naam, een datum van behalen en een vlag of ze al zijn gesynchroniseerd, maar de API heeft geen functie om die vlag te zetten. KoppelHet houdt daarom zelf bij welke certificaten al in een Payflow-bestand zijn gegaan.
- Sage People leest trainingsgegevens van externe leveranciers in via Payflow, als CSV op de Payflow-SFTP-site, en maakt daarbij nieuwe trainingsrecords aan voor team members die er nog geen hadden. KoppelHet levert de StudyTube-certificaten in dat formaat aan, zodat ze op de trainingspagina van de team member staan.
- Een Payflow-service in Sage People bevat óf een upload óf een download, nooit beide. Voor deze koppeling is alleen een uploadservice nodig: de gebruikers gaan via de API naar StudyTube, de certificaten via Payflow terug.
- Sage People raadt voor de API een aparte integratiegebruiker aan met alleen-lezen veldrechten. Meer heeft KoppelHet voor het aanmaken van StudyTube-accounts niet nodig; salarisvelden komen niet in de permission set, zodat de koppeling die nooit ziet.
- StudyTube zoekt een gebruiker op zijn uid en werkt hem bij als hij al bestaat. KoppelHet gebruikt het vaste ID van de team member in Sage People als uid, zodat een nieuw werkadres na een naamswijziging geen tweede account oplevert.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan er salarisgegevens naar StudyTube?
Nee. StudyTube krijgt naam, werkadres, functie, personeelsnummer en team. De Sage People-gebruiker van de koppeling kan geen salaris zien.
Wanneer verdwijnt het StudyTube-account van een vertrekker?
Op de dag na de einddatum in Sage People, of later als jullie een bewaartermijn kiezen. StudyTube maakt eerst een reservekopie.
Kunnen ook externe trainingsaanvragen uit StudyTube mee?
Niet in de eerste versie. Bijgewoonde externe trainingen met kosten naar Sage People sturen kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Sage People via de Salesforce REST-API (SOQL op de team member- en dienstverbandobjecten, gefilterd op LastModifiedDate) met een External Client App (client credentials), Integration-licentie, profiel Minimum Access – API Only en een permission set met alleen-lezen velden. Terug via een Payflow-uploadservice (CSV op de Payflow-SFTP-site; nieuwe Training Records waar nodig).
- StudyTube Academy API v2 met OAuth 2.0 client credentials (scopes read en write): POST /api/v2/users op uid (email, first_name, last_name, company_role, employee_number; contract_end_date wordt niet opgeslagen), POST /api/v2/academy-teams/bulk/upsert (tot 500 teams, ouders eerst), DELETE /api/v2/users/{id} met skip_backup uit, GET /api/v2/certificates (name, completion_date, synced, created_at).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Sage People | Veld in StudyTube | Toelichting |
|---|---|---|
Team member ID (Salesforce) | uid | Vaste sleutel voor bijwerken en verwijderen |
Employee Number | employee_number | |
Werkadres | email | |
Functie | company_role | |
Afdeling | Team (academy-teams/bulk/upsert) | Bovenliggende teams eerst |
Einddatum dienstverband | DELETE /users/{id} na de einddatum | |
certificate name en completion_date | Trainingsrecord voltooid met naam en datum | Via Payflow-upload |
Gerelateerd
Sage People → Active Directory
Sage People koppelen met Active Directory: domeinaccounts voor het Nederlandse kantoor
Sage People → ADP iHCM
Sage People ADP iHCM koppeling: salarisrecords, bonussen en vertrek van de Nederlandse payrollcompany naar ADP
Sage People → AFAS Profit
Sage People koppelen met AFAS: Nederlandse medewerkers en salarissen uit Sage People in AFAS Profit
ASSage People → Arbodienst (SIVI)
Sage People koppelen met de arbodienst via SIVI: absence records als verzuimmelding