Payroll koppeling
SAP HCM AFAS koppeling: SAP-personeelsgegevens automatisch naar de loonadministratie
Met een koppeling tussen SAP HCM en AFAS Profit komen nieuwe Nederlandse medewerkers, functiewijzigingen, loonsverhogingen en vertrek uit SAP automatisch in AFAS, met contract, rooster, salaris en bankrekening. Elke wijziging krijgt in AFAS de ingangsdatum uit SAP, zodat de salarisadministratie geen uitdraaien of maandlijsten meer overtypt.
Wat de koppeling doet
Concerns die SAP HCM on-premise voor HR draaien terwijl een Nederlandse werkmaatschappij in AFAS Profit verloont, voeren een nieuwe medewerker twee keer in: via een maatregel in SAP en daarna in AFAS vanaf een uitdraai. Loonsverhogingen uit SAP komen via een maandelijkse lijst binnen.
- HR voert in SAP een maatregel uit, zoals een indiensttreding of loonsverhoging.
- SAP verstuurt de wijzigingen van de Nederlandse medewerkers naar een klein programma van KoppelHet in het eigen netwerk.
- Dat programma geeft ze versleuteld door aan het KoppelHet platform.
- De medewerker staat daarna in AFAS met contract, afdeling, functie, rooster, salaris en bankrekening, met de ingangsdatum uit SAP.
- Een uitdienstmaatregel in SAP beëindigt het contract in AFAS op de datum van de maatregel.
Waar je op let bij SAP HCM en AFAS Profit
- SAP HCM draait meestal in het eigen datacenter en is niet vanaf internet bereikbaar. Een klein programma van KoppelHet in jullie netwerk ontvangt de wijzigingen, zodat er geen poort naar SAP open hoeft.
- SAP schrijft voor dat verdeelde HR-gegevens in het ontvangende systeem niet worden gewijzigd. Wat de salarisadministratie in AFAS aanpast aan gegevens die uit SAP komen, overschrijft de volgende wijziging dus weer.
- SAP stuurt bij elke medewerker ook de basisgegevens mee. KoppelHet gebruikt die om te bepalen of een medewerker in AFAS nieuw is of al bestaat.
- Het basisloon staat in SAP vaak in een schaal met trede. Past de SAP-schaal op de cao-schaal in AFAS, dan gaan schaal en trede mee; anders gaat het bedrag als vast salaris naar AFAS.
- Vaste toeslagen, zoals een reiskostenvergoeding, hebben in SAP een eigen looncode. KoppelHet vertaalt elke code naar een looncomponent in AFAS; codes zonder Nederlandse tegenhanger blijven weg.
- Een uitdiensttreding in SAP heeft een eigen reden. KoppelHet vertaalt die naar de reden einde arbeidsovereenkomst in AFAS, die nodig is voor de loonaangifte.
- Is de Nederlandse versie van SAP HCM nooit ingericht, dan staan loonheffingskorting en andere fiscale gegevens niet in SAP. De salarisadministratie legt ze in AFAS vast, en de koppeling laat ze staan.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moeten we in SAP iets aanpassen?
De SAP-beheerder stelt in welke gegevens van welke medewerkers naar KoppelHet gaan. Maatwerk in SAP is niet nodig.
Wat als we naar SuccessFactors overstappen?
Dan wisselt alleen de bronkant. De AFAS-kant en de vertaaltabellen blijven grotendeels gelijk. SAP SuccessFactors koppelen we ook met AFAS.
Hoe komt de eerste set medewerkers in AFAS?
SAP kan eerst alle Nederlandse medewerkers in één keer versturen. KoppelHet koppelt die eenmalig aan de medewerkers die al in AFAS staan, voordat de dagelijkse wijzigingen starten.
Gaan er gegevens van andere landen mee?
Nee. SAP stuurt alleen Nederlandse medewerkers, en KoppelHet controleert dat nog een keer.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SAP HCM verstuurt HR-stamgegevens via ALE met het berichttype HRMD_A (IDocs), aangemaakt door change pointers, met een distributiemodel en partnerprofiel dat filtert op Nederlandse medewerkers. SAP vereist minstens de bestaansinfotypes 0000 tot en met 0003.
- Gebruikte infotypes onder meer 0000 (maatregelen), 0001 (organisatorische toewijzing), 0002 (persoonsgegevens), 0007 (geplande werktijd), 0008 (basisloon), 0009 (bankgegevens) en 0014 (terugkerende betalingen). Een KoppelHet-agent ontvangt de IDocs binnen het netwerk.
- Naar AFAS schrijven we via de UpdateConnector KnEmployee (KnPerson, contract, AfasSalary met schaal en trede, AfasBankInfo, fiscaal segment).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP HCM | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer (SAP) | Medewerker (EmId) | Of in een vrij veld |
Maatregelen (infotype 0000) | Contract (DaBe, DaEn) | Soort maatregel bepaalt of het een in- of uitdienst is |
Organisatorische toewijzing (infotype 0001) | Organisatorische eenheid (DpId) en Functie (FuId) | Via een vertaaltabel |
Persoonsgegevens (infotype 0002) | Voornaam, voorvoegsel, achternaam, BSN (KnPerson) | |
Geplande werktijd (infotype 0007) | Rooster (HrWk, DyWk) | |
Basisloon (infotype 0008) | Salaris (EmSa), soort salaris (SaPe), trede (SaSt) | |
Bankgegevens (infotype 0009) | IBAN (AfasBankInfo) | |
Terugkerende betalingen (infotype 0014) | Vaste looncomponent in AFAS | Per looncomponentsoort afspreken |
Gerelateerd
SAP HCM → Active Directory
SAP HCM koppelen met Active Directory: domeinaccounts per personeelsgebied uit SAP HR
SAP HCM → Microsoft Entra ID
SAP HCM koppelen met Entra ID: Microsoft-accounts uit SAP HR, zonder eigen Logic Apps
SAP HCM → Google Workspace
SAP HCM koppelen met Google Workspace: Google-accounts op basis van SAP-maatregelen
SAP HCM → Nmbrs
SAP HCM Nmbrs koppeling: SAP-personeelsgegevens naar de Nederlandse salarisverwerking