Identity en access management
SAP HCM koppelen met Google Workspace: Google-accounts op basis van SAP-maatregelen
Met een koppeling tussen SAP HCM en Google Workspace krijgt een nieuwe medewerker in SAP een Google-account in de organisatie-eenheid van zijn personeelsgebied, met functie en afdeling, en wordt het account geschorst op de begindatum van de uitdiensttreding. SAP stuurt alleen de Nederlandse medewerkers naar een programma van KoppelHet in jullie netwerk, dat alleen naar buiten verbindt.
Wat de koppeling doet
Wie SAP HCM in het eigen datacenter draait en Google Workspace voor mail en samenwerking gebruikt, maakt accounts vaak aan via een formulier van de afdeling. Bij een overplaatsing blijft iemand in de groepen van de oude afdeling, en vertrekkers houden hun account tot iemand het opmerkt.
- HR voert in SAP de maatregel voor indiensttreding in, vaak weken vooruit.
- SAP verstuurt de gewijzigde gegevens naar het programma van KoppelHet in jullie netwerk.
- KoppelHet maakt het Google-account aan in de organisatie-eenheid van het personeelsgebied, met functie en afdeling, en zet het in de groepen van de afdeling.
- Een overplaatsing wisselt op de begindatum de afdeling en groepen.
- Op de begindatum van de uitdiensttreding schorst KoppelHet het account; na de termijn gaan bestanden naar de leidinggevende en verdwijnt het account.
Waar je op let bij SAP HCM en Google Workspace
- SAP HCM stuurt alleen de infotypes die zijn gewijzigd. Wijzigt alleen de organisatorische toewijzing, dan vult KoppelHet de naam aan met wat al bekend is, zodat een overplaatsing geen account zonder naam oplevert.
- Maatregelen in SAP hebben een begindatum die vaak vooruit ligt. KoppelHet maakt het Google-account aan zodra de indiensttreding binnenkomt, maar wisselt groepen en schorst pas op de begindatum van de volgende maatregel.
- Of iemand in dienst is, staat in SAP in de status van de maatregel. KoppelHet schorst op basis van die status, zodat een medewerker met onbetaald verlof zijn account houdt en een vertrekker niet.
- Het personeelsgebied in SAP bepaalt de organisatie-eenheid in Google. Zo kunnen instellingen per onderdeel van de organisatie verschillen, zonder dat IT accounts met de hand verplaatst.
- Google Workspace is alleen via internet te bereiken, SAP HCM staat achter jullie firewall. De IDocs gaan naar een KoppelHet-agent op een server in datzelfde netwerk, en die agent zet ze via een uitgaande verbinding door; Google hoeft SAP nooit te benaderen.
- Google brengt geschorste accounts in rekening als actieve. KoppelHet verwijdert een geschorst account na de termijn die jullie kiezen, nadat de Drive-bestanden naar de leidinggevende zijn overgezet.
- Het verdelingsmodel in SAP bepaalt welke infotypes worden verstuurd. Adres en bankgegevens laten we daarin weg, zodat alleen naam, organisatie en maatregelen het netwerk verlaten.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moet SAP van buitenaf bereikbaar zijn?
Nee. SAP stuurt de gegevens naar een programma van KoppelHet binnen jullie netwerk, dat alleen naar buiten verbindt.
Wat moet onze SAP-beheerder inrichten?
Een verdelingsmodel en partnerprofiel voor de HR-stamgegevens, met een filter op de Nederlandse medewerkers en zonder adres en bank. Wij leveren de instellingen aan.
Krijgen gastmedewerkers ook een account?
Als ze in SAP met een eigen werknemersgroep staan, spreken we per groep af of ze een account krijgen en in welke organisatie-eenheid.
Wat is achteraf terug te zien voor een audit?
Elke actie van de koppeling staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform, met de maatregel uit SAP waar ze op volgde. KoppelHet werkt met een ISO 27001-gecertificeerd managementsysteem.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SAP HCM verstuurt HR-stamgegevens via ALE met het berichttype HRMD_A (IDocs), aangemaakt door change pointers, met een distributiemodel en partnerprofiel dat filtert op Nederlandse medewerkers. Een KoppelHet-agent ontvangt de IDocs binnen het netwerk. Infotypes 0000 (maatregelen, STAT2), 0001 (organisatorische toewijzing, personeelsgebied) en 0002 (persoonsgegevens); sleutel PERNR.
- Naar Google schrijven we via de Admin SDK Directory API (externalIds, name, primaryEmail, orgUnitPath, organizations, suspended; delete na de termijn), groups en members, en de Data Transfer API voor Drive. Toegang via een service account met domain-wide delegation.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP HCM | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
PERNR | externalIds (organization) | Vaste sleutel |
Voornaam en roepnaam (infotype 0002) | name.givenName | |
Voorvoegsel en achternaam (infotype 0002) | name.familyName | |
Naamgevingsregel | primaryEmail | |
Personeelsgebied (infotype 0001) | orgUnitPath | Via een vertaaltabel |
Organisatie-eenheid (infotype 0001) | organizations.department en groepen | |
Functie of positie (infotype 0001) | organizations.title | |
Maatregel en status (infotype 0000) | suspended |
Gerelateerd
SAP HCM → Active Directory
SAP HCM koppelen met Active Directory: domeinaccounts per personeelsgebied uit SAP HR
SAP HCM → AFAS Profit
SAP HCM AFAS koppeling: SAP-personeelsgegevens automatisch naar de loonadministratie
SAP HCM → Microsoft Entra ID
SAP HCM koppelen met Entra ID: Microsoft-accounts uit SAP HR, zonder eigen Logic Apps
SAP HCM → Nmbrs
SAP HCM Nmbrs koppeling: SAP-personeelsgegevens naar de Nederlandse salarisverwerking