Payroll koppeling
SAP HCM Nmbrs koppeling: SAP-personeelsgegevens naar de Nederlandse salarisverwerking
Met een koppeling tussen SAP HCM en Nmbrs komen nieuwe Nederlandse medewerkers, uren, salarissen, toeslagen en vertrek uit SAP automatisch in het juiste Nmbrs-bedrijf. Het payrollbureau krijgt geen Excel-export meer, en toeslagen uit SAP worden steeds op dezelfde manier naar looncomponenten in Nmbrs vertaald.
Wat de koppeling doet
Concerns die SAP HCM voor de HR van al hun Europese vestigingen gebruiken en een Nederlandse dochter via een payrollbureau in Nmbrs laten verlonen, sturen elke maand een Excel-export met mutaties. Looncomponentsoorten uit SAP moeten daarbij steeds opnieuw worden vertaald, en wat na de export verandert, schuift door naar de volgende maand.
- HR legt in SAP een wijziging vast voor een Nederlandse medewerker.
- Een klein programma van KoppelHet in het netwerk van het concern ontvangt de wijziging en geeft die door aan het platform.
- KoppelHet bepaalt aan de hand van de vennootschap in SAP in welk Nmbrs-bedrijf de werknemer hoort.
- Alleen wat in SAP is gewijzigd, komt met de ingangsdatum uit SAP in Nmbrs; wat het payrollbureau zelf beheert, blijft staan.
- Een uitdiensttreding in SAP zet de datum uit dienst in Nmbrs.
Waar je op let bij SAP HCM en Nmbrs
- SAP stuurt alleen de onderdelen die zijn gewijzigd, niet het hele dossier. KoppelHet haalt eerst de werknemer uit Nmbrs op en past alleen die onderdelen aan, zodat gegevens die het payrollbureau in Nmbrs beheert blijven staan.
- SAP legt basisloon en toeslagen vast met looncodes van het concern. Nmbrs werkt met looncomponenten per bedrijf. De vertaling tussen die twee leggen we bij de start vast en beheren we in het KoppelHet platform, niet in een spreadsheet bij het bureau.
- Vaste toeslagen in SAP hebben een begin- en einddatum. In Nmbrs worden het vaste looncomponenten die doorlopen tot de einddatum uit SAP; zonder einddatum lopen ze door tot een volgende wijziging.
- Verhuist een medewerker in SAP naar een andere Nederlandse vennootschap, dan sluit KoppelHet het dienstverband bij het oude Nmbrs-bedrijf af en opent een nieuw bij het andere, op dezelfde datum.
- SAP legt werktijd vast als regeling met een deeltijdpercentage. Nmbrs rekent met uren per week; KoppelHet rekent het percentage om op basis van de fulltime uren van het Nmbrs-bedrijf.
- Het payrollbureau geeft de koppeling alleen toegang tot de administratie van deze klant in Nmbrs. SAP zelf hoeft geen verbinding met internet te maken; dat doet het programma van KoppelHet.
- Voor de eerste vulling kan SAP alle Nederlandse medewerkers in één keer versturen. KoppelHet legt die naast Nmbrs en koppelt bestaande werknemers op BSN, voordat de dagelijkse wijzigingen worden verwerkt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moet het payrollbureau iets in SAP kunnen?
Nee. Het bureau werkt alleen in Nmbrs. De SAP-beheerder van het concern stelt in welke gegevens naar KoppelHet gaan.
Wat gebeurt er met eenmalige betalingen, zoals een bonus?
Die gaan als variabel looncomponent naar de periode waarin ze worden uitbetaald, als SAP ze meestuurt. Welke gegevens SAP meestuurt, leggen we bij de start vast.
Blijven Nederlandse fiscale gegevens in Nmbrs?
Ja. Loonheffingskorting, pensioen en cao beheert het bureau in Nmbrs. De koppeling schrijft alleen de gegevens die uit SAP komen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SAP HCM verstuurt HRMD_A-IDocs op basis van change pointers, met alleen de gewijzigde infotypes; een KoppelHet-agent ontvangt ze binnen het netwerk. Infotypes onder meer 0000, 0001 (met bedrijfsnummer), 0002, 0007 (werktijdregeling en deeltijdpercentage), 0008, 0009 en 0014 (terugkerende betalingen).
- Naar Nmbrs schrijven we via de Nmbrs REST API, die per debiteur werkt; het payrollbureau autoriseert de koppeling op de debiteur van de klant.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP HCM | Veld in Nmbrs | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer (SAP) | Personeelsnummer | |
Persoonsgegevens (infotype 0002) | Voornaam, tussenvoegsel, achternaam, geboortedatum, BSN | |
Maatregelen (infotype 0000) | Datum in dienst en datum uit dienst | |
Bedrijfsnummer (infotype 0001) | Nmbrs-bedrijf | Vaste tabel per Nederlands bedrijf |
Organisatorische toewijzing (infotype 0001) | Afdeling en functie | Via een vertaaltabel |
Geplande werktijd (infotype 0007) | Uren per week en deeltijdfactor | |
Basisloon (infotype 0008) | Bruto maandsalaris | |
Bankgegevens (infotype 0009) | IBAN | |
Terugkerende betalingen (infotype 0014) | Vaste looncomponent | Vertaaltabel per looncomponentsoort |
Gerelateerd
SAP HCM → Active Directory
SAP HCM koppelen met Active Directory: domeinaccounts per personeelsgebied uit SAP HR
SAP HCM → AFAS Profit
SAP HCM AFAS koppeling: SAP-personeelsgegevens automatisch naar de loonadministratie
SAP HCM → Microsoft Entra ID
SAP HCM koppelen met Entra ID: Microsoft-accounts uit SAP HR, zonder eigen Logic Apps
SAP HCM → Google Workspace
SAP HCM koppelen met Google Workspace: Google-accounts op basis van SAP-maatregelen