Payroll koppeling
SAP HCM YouForce koppeling: SAP-mutaties automatisch klaar voor HR in YouForce
Met een koppeling tussen SAP HCM en Visma Raet YouForce start elke nieuwe Nederlandse medewerker of contractwijziging die HR in SAP vastlegt automatisch als aanvraag in YouForce, met de gegevens al ingevuld. De Nederlandse salarisadministratie hoeft niets meer over te nemen uit een SAP-scherm, en typefouten in BSN en IBAN verdwijnen.
Wat de koppeling doet
Werkgevers met SAP HCM als centraal HR-systeem die in Nederland in Visma Raet YouForce verlonen, bijvoorbeeld vanwege de cao, leggen een indiensttreding twee keer vast: als maatregel in SAP en daarna in YouForce. Gegevens worden overgetypt uit een SAP-scherm, met kans op typefouten in BSN en IBAN.
- HR in het shared service center voert in SAP een indiensttreding uit voor een Nederlandse medewerker.
- Een klein programma van KoppelHet in het netwerk ontvangt de wijziging en geeft die door aan het platform.
- KoppelHet bepaalt of het een nieuwe medewerker, een herintreder of een wijziging is, en zet de passende aanvraag klaar in YouForce.
- HR in Nederland kiest cao-schaal en trede en rondt de aanvraag af. Afgewezen aanvragen staan in het platform.
- Vaste toeslagen uit SAP gaan als looncomponent naar YouForce.
Waar je op let bij SAP HCM en Visma Raet YouForce
- Elke wijziging in SAP begint met een maatregel, zoals indiensttreding of functiewijziging. KoppelHet gebruikt de soort maatregel om de juiste aanvraag in YouForce te kiezen, in plaats van uit veldwijzigingen af te leiden wat er is gebeurd.
- SAP kan meerdere wijzigingen tegelijk sturen, bijvoorbeeld een nieuwe afdeling en nieuwe werktijd op dezelfde datum. KoppelHet bundelt die tot één aanvraag, zodat HR in YouForce één workflow krijgt en niet twee.
- Een uitdiensttreding kan niet automatisch in YouForce worden gezet. KoppelHet maakt er een taak van met datum en reden voor de salarisadministratie, die de uitdiensttreding in YouForce afrondt.
- KoppelHet bewaart het SAP-personeelsnummer in een extra veld bij de persoon in YouForce. Een volgende wijziging voor dezelfde medewerker vindt daarmee de juiste persoon, ook als YouForce een eigen nummer uitgeeft.
- Vaste toeslagen hebben in SAP een eigen looncode. KoppelHet vertaalt elke code naar het juiste looncomponent in YouForce en laat codes zonder Nederlandse tegenhanger weg.
- SAP schrijft voor dat verdeelde HR-gegevens in het ontvangende systeem niet worden gewijzigd. Omdat YouForce elke wijziging via een aanvraag laat lopen, kan HR in Nederland toch cao-schaal en trede kiezen; die gegevens stuurt de koppeling bewust niet mee.
- SAP HCM staat meestal in een afgeschermd netwerk. Het programma van KoppelHet ontvangt de wijzigingen daar en maakt zelf de uitgaande verbinding, zodat er geen poort naar SAP open hoeft.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom komt een nieuwe medewerker niet direct in YouForce?
YouForce laat nieuwe medewerkers en contractwijzigingen via een aanvraag binnenkomen. Zo controleert HR in Nederland de cao-inschaling voordat de salarisrun ermee rekent.
Wat moet de SAP-beheerder regelen?
Instellen welke gegevens van welke medewerkers naar KoppelHet gaan: in elk geval persoonsgegevens, maatregelen, werktijd, bankgegevens en vaste toeslagen van de Nederlandse medewerkers.
Wat als SAP en YouForce allebei een personeelsnummer uitgeven?
Dan houdt YouForce zijn eigen nummer en staat het SAP-nummer in een extra veld. Bij de start koppelen we de bestaande medewerkers eenmalig op BSN.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SAP HCM verstuurt HRMD_A-IDocs via change pointers, volgens een distributiemodel met filter op Nederlandse medewerkers; minstens de bestaansinfotypes 0000 tot en met 0003, plus werktijd (0007), bankgegevens (0009) en terugkerende betalingen (0014). Een KoppelHet-agent ontvangt de IDocs binnen het netwerk.
- De maatregelsoort in infotype 0000 bepaalt de keuze tussen de hire-, contract- en adjustment-endpoints van de Youforce Recruitment API, die elk een workflow starten. De Recruitment API kent geen uitdiensttreding.
- Looncomponenten via de Enterprise API; het SAP-nummer in een extensieveld via de Extensions API.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP HCM | Veld in Visma Raet YouForce | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer (SAP) | Extensieveld op de persoon | Zodat een latere IDoc de juiste persoon vindt |
Maatregelsoort (infotype 0000) | Soort workflow: hire, re-hire of contract adjustment | |
Persoonsgegevens (infotype 0002) | Naam, geboortedatum, BSN | |
Adresgegevens (SAP) | Adres | |
Organisatorische toewijzing (infotype 0001) | Organisatie-eenheid en functie | Via een vertaaltabel naar YouForce-codes |
Geplande werktijd (infotype 0007) | Uren per week | |
Bankgegevens (infotype 0009) | IBAN | |
Terugkerende betalingen (infotype 0014) | Looncomponent (Enterprise API) | Per looncomponentsoort afspreken |
Gerelateerd
SAP HCM → Active Directory
SAP HCM koppelen met Active Directory: domeinaccounts per personeelsgebied uit SAP HR
SAP HCM → AFAS Profit
SAP HCM AFAS koppeling: SAP-personeelsgegevens automatisch naar de loonadministratie
SAP HCM → Microsoft Entra ID
SAP HCM koppelen met Entra ID: Microsoft-accounts uit SAP HR, zonder eigen Logic Apps
SAP HCM → Google Workspace
SAP HCM koppelen met Google Workspace: Google-accounts op basis van SAP-maatregelen