Identity en access management
SuccessFactors Active Directory koppeling: accounts van aanname tot vertrek
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en Active Directory krijgt een nieuwe medewerker uit SuccessFactors automatisch een account in jullie eigen Active Directory, bij de juiste locatie en met afdeling, leidinggevende en groepen. Oud-medewerkers die terugkomen krijgen hun oude account terug, en op de laatste werkdag gaat het account dicht.
Wat de koppeling doet
Organisaties die SuccessFactors Employee Central voor HR gebruiken en Active Directory in eigen beheer hebben, maken accounts aan na een formulier van de leidinggevende. Oud-medewerkers die terugkomen krijgen een tweede account, en in AD blijven accounts staan van mensen die al lang weg zijn.
- IT installeert eenmalig een klein programma van KoppelHet in het domein. Het werkt alleen met uitgaande verbindingen.
- KoppelHet ziet nieuwe en gewijzigde medewerkers van de Nederlandse vestiging in SuccessFactors, ook aangenomen kandidaten die pas later beginnen.
- Is er al een oud account, dan gaat dat weer aan; anders komt er een nieuw account bij de juiste locatie.
- Functie, afdeling, kantoor en leidinggevende worden ingevuld, en de groepen volgen uit locatie, afdeling en functie.
- Op de einddatum wordt het account uitgeschakeld en apart gezet bij de vertrokken medewerkers.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Active Directory
- Bij een herintreder kan SuccessFactors een nieuw dienstverband aan dezelfde persoon hangen. KoppelHet vindt het oude account terug en zet het weer aan met de nieuwe functie en afdeling, in plaats van een tweede account te maken.
- SuccessFactors legt per dienstverband vast of iemand opnieuw in dienst mag komen. Staat dat op nee, dan zet KoppelHet een oud account niet automatisch aan, maar meldt het aan IT.
- Externen zijn in SuccessFactors herkenbaar als ingehuurde kracht. Zij komen in een aparte map, met eigen regels.
- Aangenomen kandidaten uit SuccessFactors Onboarding staan al in het systeem voordat ze beginnen. Hun account wordt vooraf aangemaakt maar uitgeschakeld, en gaat pas op de startdatum aan.
- De einddatum uit SuccessFactors wordt ook de vervaldatum van het account. Active Directory weigert de aanmelding dan na de laatste dag, zelfs voordat het account formeel is uitgeschakeld.
- Langdurig verlof heeft in SuccessFactors een eigen status. Of een account tijdens verlof dicht moet, verschilt per organisatie; dat leggen we per status vast.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Welke rechten krijgt het programma in ons domein?
Alleen rechten op de mappen en groepen die de koppeling beheert. Beheerdersaccounts en service-accounts daarbuiten blijven buiten bereik.
Kan het e-mailadres terug naar SuccessFactors?
Ja, als zakelijk e-mailadres. Dat gebeurt nadat Microsoft het account naar Entra ID heeft overgezet, zodat het adres ook echt bestaat.
Wat als de leidinggevende in een ander land werkt?
Heeft die leidinggevende een account in hetzelfde domein, dan zet KoppelHet de relatie. Staat hij in een ander domein, dan spreken we af of het veld leeg blijft of naar een vaste contactpersoon wijst.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors Employee Central wordt gelezen via de OData API (PerPerson, PerPersonal, EmpEmployment, EmpJob, EmpEmploymentTermination) op lastModifiedDateTime. Flags okToRehire en isContingentWorker; emplStatus voor verlof.
- Een KoppelHet-agent in het domein heeft alleen rechten op de organizational units (OU's) en groepen van de koppeling. AD-attributen onder meer employeeID (personIdExternal, maximaal 16 tekens), sAMAccountName (maximaal 20 tekens), givenName, sn, displayName, title, department, physicalDeliveryOfficeName, manager en accountExpires (latestTerminationDate).
- Het werkadres kan terug naar PerEmail in SuccessFactors nadat Entra Connect het account heeft gesynchroniseerd.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Active Directory | Toelichting |
|---|---|---|
PerPerson.personIdExternal | employeeID | Maximaal 16 tekens in AD |
Naamgevingsregel | sAMAccountName | Maximaal 20 tekens |
PerPersonal.firstName en lastName | givenName en sn | |
PerPersonal.displayName | displayName | |
EmpJob.jobTitle | title | |
EmpJob.department | department | |
EmpJob.Location (LocationName) | physicalDeliveryOfficeName en OU | |
EmpJob.managerId | manager | Distinguished name van het account van de manager |
EmpEmployment.isContingentWorker | OU voor externen | |
EmpEmploymentTermination.latestTerminationDate | accountExpires |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central