Recruitment naar HR
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Met een koppeling tussen Ashby en SAP SuccessFactors wordt een kandidaat die in Ashby is aangenomen een nieuwe medewerker in Employee Central, met startdatum, locatie en afdeling uit het geaccepteerde aanbod. KoppelHet maakt persoon, dienstverband en job in de volgorde die Employee Central vraagt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Ashby werven en SAP SuccessFactors Employee Central als HR-systeem hebben, laten HR elke aanname overtypen, en locatie en afdeling worden in Employee Central per kandidaat opnieuw opgezocht.
- De recruiter markeert de kandidaat in Ashby als aangenomen.
- Ashby stuurt een ondertekende webhook met sollicitatie en aanbod.
- KoppelHet zoekt de namen van locatie en afdeling op in Ashby en vertaalt ze naar codes in Employee Central.
- In Employee Central komen persoon, dienstverband en job met een hire-event op de startdatum.
- Bij een fout krijgt HR een melding met de reden uit Employee Central.
Waar je op let bij Ashby en SAP SuccessFactors
- In de webhook van Ashby staan locatie en afdeling van de vacature als ID, niet als naam. KoppelHet zoekt de naam op in Ashby en vertaalt die naar de code van het foundation object in Employee Central, met een melding bij een onbekende waarde.
- Een aanbod in Ashby hoort bij één opening. Volgen de openingen in Ashby jullie posities in SuccessFactors, dan zet KoppelHet de job in Employee Central op die positie; anders blijft de positie leeg en vult HR haar aan.
- Employee Central wil een nieuwe medewerker in de volgorde persoon, dienstverband en job. KoppelHet onthoudt per Ashby-sollicitatie welke stap gelukt is, zodat een herhaalde webhook niet opnieuw bij de persoon begint.
- Het salaris in Ashby heeft een bedrag en een valutacode, terwijl compensatie in Employee Central aan looncomponenten per land hangt. In de eerste versie gaat het salaris niet mee; HR legt het vast, meenemen kan later als uitbreiding.
- Gebruiken jullie Ashby ook voor aannames in een ander HR-systeem, zoals een Europese HiBob-omgeving, dan reageert KoppelHet alleen op aannames voor entiteiten in SuccessFactors.
- SuccessFactors bouwt API-toegang met gebruikersnaam en wachtwoord af. KoppelHet gebruikt vanaf de start OAuth 2.0 met een eigen API-gebruiker in SuccessFactors.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan de koppeling via SuccessFactors Onboarding lopen?
Ja, SAP ondersteunt een extern ATS in Onboarding, met middleware. We kiezen per klant één route; zonder Onboarding gaan we direct naar Employee Central.
Gaat het BSN mee?
Nee. HR vult het in Employee Central aan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Ashby-webhook candidateHire, ingesteld onder Admin, Integrations, Webhooks met een geheime sleutel en ondertekend in de header Ashby-Signature. Payload data.application (candidate met name, primaryEmailAddress, primaryPhoneNumber; job met title, locationId, departmentId) en data.offer.latestVersion (startDate, salary met value en currencyCode, openingId, customFields). Namen van locatie en afdeling via de Ashby-API.
- SAP SuccessFactors Employee Central via OData v2-upserts op PerPerson, PerPersonal, PerEmail en PerPhone, daarna EmpEmployment en EmpJob met een hire-event; personIdExternal als sleutel; location, department en legal entity als foundation objects. OAuth 2.0 met SAML-assertion.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Ashby | Veld in SAP SuccessFactors | Toelichting |
|---|---|---|
candidate.name | PerPersonal (firstName, lastName) | Ashby heeft één naamveld; KoppelHet splitst |
candidate.primaryEmailAddress | PerEmail | |
candidate.primaryPhoneNumber | PerPhone | |
offer.latestVersion.startDate | startDate van EmpEmployment en EmpJob | |
job.locationId | location (foundation object) | Via een vertaaltabel |
job.departmentId | department (foundation object) | Via een vertaaltabel |
offer.latestVersion.openingId | position in EmpJob | Als de opening een SuccessFactors-positie volgt |
Gerelateerd
Ashby → BambooHR
Ashby BambooHR koppeling: aanname, gewijzigde startdatum en dienstverbandstatus in BambooHR
Ashby → Dayforce
Ashby Dayforce koppeling: aanname eerst laten controleren door Dayforce, dan pas opslaan
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob