Recruitment naar HR
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Met een koppeling tussen Greenhouse en SAP SuccessFactors wordt een geaccepteerd aanbod in Greenhouse een nieuwe medewerker in Employee Central, met persoon, dienstverband en functiegegevens op de startdatum uit het aanbod. KoppelHet bouwt de stap van aanname naar Employee Central, inclusief de positie en het juiste land.
Wat de koppeling doet
Organisaties die internationaal werven in Greenhouse en SAP SuccessFactors Employee Central als HR-kern gebruiken, laten een shared service center elke aanname opnieuw invoeren. Het aanbod komt als pdf binnen, en welke positie in SuccessFactors bij de opening hoort, zoekt HR zelf op.
- KoppelHet haalt dagelijks bedrijven, afdelingen, locaties en posities uit SuccessFactors op.
- Het aanbod wordt in Greenhouse geaccepteerd en Greenhouse stuurt hire_candidate.
- KoppelHet kiest het SuccessFactors-bedrijf op basis van het kantoor van de vacature.
- Persoon, dienstverband en functiegegevens worden in die volgorde in Employee Central gezet.
- Lukt een stap niet, dan stopt de rest en ziet HR de reden in het KoppelHet platform.
Waar je op let bij Greenhouse en SAP SuccessFactors
- Een gebruiker met naam, afdeling en kantoor is voor Employee Central niet genoeg. Een aanname vraagt een persoon, een dienstverband en functiegegevens met een hire-reden.
- De webhook hire_candidate van Greenhouse bevat de opening met het opening-ID en eventuele eigen velden van die opening. Werkt SuccessFactors met position management, dan zet HR de positiecode op de opening en neemt KoppelHet die over in de functiegegevens.
- Greenhouse stuurt hire_candidate bij Accept Offer, niet bij het verplaatsen naar een stap. Een aanbod dat na acceptatie nog wijzigt, krijgt in Greenhouse een nieuwe versie; KoppelHet leest altijd het actuele aanbod voordat het naar Employee Central schrijft.
- Een kantoor in Greenhouse is vrije tekst, een bedrijf en locatie in SuccessFactors zijn vaste codes. KoppelHet vertaalt per kantoor naar bedrijf en locatie, zodat een aanname voor een buitenlands kantoor in het juiste land komt.
- Greenhouse probeert een mislukte webhook tot zeven keer in ongeveer vijftien uur. Weigert Employee Central de aanname, bijvoorbeeld door een onbekende afdeling, dan antwoordt KoppelHet wel aan Greenhouse en houdt de aanname zelf vast tot HR de vertaling aanvult.
- SAP faseert basic authentication voor de SuccessFactors-API's uit. KoppelHet gebruikt OAuth 2.0 met een SAML-bearer voor een technische gebruiker, zodat de aanname niet stopt op de dag dat SAP die oude toegang uitzet.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet SuccessFactors Recruiting gebruiken?
Dat is een keuze per organisatie. Wie in Greenhouse blijft werven, houdt vacatures en scorecards daar; de koppeling begint bij het geaccepteerde aanbod.
Gaat de aanname via SuccessFactors Onboarding?
Niet standaard. We beginnen met de medewerker direct in Employee Central. Een route via Onboarding kan later als uitbreiding.
Komen BSN en Nederlandse loongegevens uit Greenhouse?
Nee. HR of de lokale salarisadministratie vult ze aan na de indiensttreding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Greenhouse via de webhook hire_candidate (HMAC SHA-256 in de header Signature; payload met application.offer.starts_at en custom_fields, application.opening.opening_id en custom_fields, jobs[] met departments en offices) en Harvest v3 (client credentials op auth.greenhouse.io/token, GET /v3/offers met version, status en starts_on).
- Naar Employee Central via OData v2-upserts op PerPerson, PerPersonal, PerEmail, EmpEmployment en EmpJob met een hire-event; afdelingen en locaties als foundation objects. OAuth 2.0 SAML bearer met een API-gebruiker die schrijfrechten op deze entiteiten heeft.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Greenhouse | Veld in SAP SuccessFactors | Toelichting |
|---|---|---|
candidate first_name en last_name | PerPersonal firstName en lastName | |
Persoonlijk e-mailadres | PerEmail (privé) | |
application.offer.starts_at | EmpEmployment startDate en EmpJob startDate | |
application.opening.opening_id of custom field op de opening | EmpJob position | Alleen bij position management |
jobs[].offices | EmpJob company en location | Via vertaaltabel per kantoor |
jobs[].departments | EmpJob department (FODepartment) | |
application.id | personIdExternal-voorstel of eigen veld | Sleutel tegen dubbele aanmaak |
Gerelateerd
Greenhouse → ADP Workforce Now
Greenhouse ADP Workforce Now koppeling: geaccepteerd aanbod als in-progress hire in ADP
Greenhouse → AFAS Profit
Greenhouse koppelen met AFAS: geaccepteerd aanbod start de onboarding in AFAS Profit
Greenhouse → BambooHR
Greenhouse BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten automatisch en volledig in BambooHR
Greenhouse → Dayforce
Greenhouse Dayforce koppeling: geaccepteerd aanbod als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce