Payroll koppeling
SAP SuccessFactors ADP iHCM koppeling: salaris, toeslagen en vertrek voor de Nederlandse payroll bij ADP
Een koppeling tussen SAP SuccessFactors Employee Central en ADP iHCM brengt salariswijzigingen, terugkerende en eenmalige looncomponenten en vertrek van de Nederlandse medewerkers uit SuccessFactors naar de juiste ADP-paygroup en salarisperiode. Elk soort gegeven gaat via de ADP-route die ervoor bedoeld is, zodat een eenmalige betaling nooit als salariswijziging in ADP komt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR wereldwijd in SAP SuccessFactors vastleggen en de Nederlandse salarissen bij ADP iHCM hebben, sturen ADP elke periode een overzicht van salarissen, toeslagen en bonussen. Payroll typt dat over in ADP, en een bonus met een verkeerde periode blijft in ADP los staan tot iemand hem koppelt.
- HR legt in Employee Central een salariswijziging, toeslag, bonus of vertrek vast voor een Nederlandse medewerker.
- KoppelHet haalt de gewijzigde records op met hun geldigheidsdatum en zoekt de bijbehorende ADP-medewerker op.
- Het basissalaris gaat als salariswijziging naar ADP, variabele bedragen als batch voor de salarisperiode van de paygroup.
- Een beëindiging in Employee Central start de beëindiging in ADP, met laatste werkdag en reden.
- ADP meldt per regel wat is verwerkt; afgekeurde regels komen op de verschillenlijst voor payroll.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en ADP iHCM
- ADP iHCM NL kent per soort looncomponent een eigen API. Het basissalaris loopt via een salariswijziging, variabele bedragen via een batch, numerieke velden zonder belastbaarheid via Additional Remuneration en inhoudingen via een eigen route. KoppelHet bepaalt per SuccessFactors-looncomponent welke route hij volgt.
- Eenmalige betalingen hebben in SuccessFactors een betaaldatum, geen geldigheidsperiode. ADP wil bij elk variabel bedrag begin- en einddatum van de salarisperiode van de paygroup. KoppelHet zoekt de ADP-periode waarin de betaaldatum valt en stuurt die mee.
- Terugkerende looncomponenten zijn in SuccessFactors effective dated. Een wijziging met terugwerkende kracht wordt in ADP een terugwerkende boeking, maar een datum vóór het begin van het ADP-contract weigert ADP. KoppelHet legt zo'n regel bij payroll neer in plaats van hem te laten afketsen.
- Bij een batch-vervanging verwijdert ADP elke regel die niet opnieuw wordt meegestuurd, en ADP heeft geen lijst van eerdere batches. KoppelHet bewaart daarom per periode het batch-ID en de volledige inhoud van wat naar ADP is gegaan.
- SuccessFactors kan een beëindiging terugdraaien of de datum aanpassen. ADP kent geen gewijzigde beëindiging; KoppelHet annuleert de beëindiging in ADP en start hem opnieuw met de nieuwe datum, en wacht op de bevestiging van ADP.
- Niet elke medewerker in iHCM heeft een associateOID, en een wijziging via de ADP-API vraagt die wel. KoppelHet koppelt de SuccessFactors-medewerker daarom één keer aan het ADP-personeelsnummer en vraagt de associateOID op waar die bestaat.
- Looncomponenten in SuccessFactors zijn voor het hele concern ingericht, de variabele velden in ADP per paygroup. Een SuccessFactors-component zonder ADP-veld in de Multipay mapper meldt KoppelHet bij payroll, in plaats van het bedrag te laten vallen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom komt een nieuwe medewerker niet automatisch in ADP?
In de openbare iHCM-gidsen van ADP vonden we geen API om een medewerker aan te maken. De koppeling begint daarom bij medewerkers die al in ADP staan; de indiensttreding meldt KoppelHet als taak bij payroll.
Wat gebeurt er met loonheffingsgegevens?
Die blijven in ADP. SuccessFactors stuurt alleen salaris, looncomponenten en vertrek; Nederlandse fiscale keuzes beheert payroll in ADP.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SAP SuccessFactors Employee Central via de OData API met OAuth 2.0, gefilterd op lastModifiedDateTime en de Nederlandse company - EmpJob, EmpPayCompRecurring (payComponent, paycompvalue, frequency, startDate), EmpPayCompNonRecurring (payComponentCode, value, payDate) en EmpEmploymentTermination (endDate, eventReason). Technische gebruiker met leesrechten op de Nederlandse legal entity.
- ADP iHCM via GET /hr/v2/workers (payrollfilenumber en paygroupcode), de Base Remuneration Change API (velden 2416 en 2417), de Pay Data Input API voor iHCM NL (.add en .replace, geen OData-parameters, validatie op paygroup, veld en periode), Additional Remuneration Change voor numerieke velden zonder belastbaarheid en de Worker Terminate API (worker.terminate, worker-termination.cancel; afronding alleen via events). Elke URI in de Consumer Application Registry (CAR).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in ADP iHCM | Toelichting |
|---|---|---|
userId / personIdExternal | Sleutel bij de ADP-medewerker (payrollfilenumber) | Eenmalig gekoppeld en bewaard |
company (EmpJob) | payrollGroupCode | Nederlandse legal entity naar ADP-paygroup |
EmpPayCompRecurring (basissalaris) | Salariscode 2416 en salarisbedrag 2417 | |
EmpPayCompRecurring (toeslag) | Additional Remuneration | Numerieke velden zonder belastbaarheid |
EmpPayCompNonRecurring (payComponentCode, value, payDate) | Variabel veld (Vxxx) via Pay Data Input | Via een vertaaltabel per looncomponent |
EmpEmploymentTermination (endDate, eventReason) | Beëindiging met datum en reden |
- SAP SuccessFactors – EmpPayCompRecurring
- SAP SuccessFactors – EmpPayCompNonRecurring
- SAP SuccessFactors – EmpEmploymentTermination
- SAP SuccessFactors – Last modified queries and effective dated entities
- ADP – Pay Data Input API Guide for iHCM NL
- ADP – Worker Management API Guide for ADP iHCM
- ADP – Worker Terminate API Guide for ADP iHCM
- ADP Marketplace – SAP Integration for ADP iHCM by Flexspring
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central