Payroll koppeling
SuccessFactors AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers automatisch naar salaris
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en AFAS Profit komen nieuwe Nederlandse medewerkers, functiewijzigingen, salarissen en vertrek uit Employee Central automatisch in AFAS, met contract, rooster en salaris. Elke wijziging krijgt de ingangsdatum uit SuccessFactors, ook als die weken in het verleden ligt, zodat de salarisadministratie niets meer opnieuw invoert.
Wat de koppeling doet
Wie SAP SuccessFactors Employee Central voor alle landen gebruikt en de Nederlandse salarissen in AFAS Profit verwerkt, legt nieuwe medewerkers en functiewijzigingen vast in Employee Central, vaak vanuit een shared service center. De Nederlandse salarisadministratie voert alles daarna opnieuw in AFAS in, ook wijzigingen die al weken eerder zijn ingegaan.
- HR in het shared service center rondt in SuccessFactors een indiensttreding of functiewijziging af voor een Nederlandse medewerker.
- KoppelHet ziet welke medewerkers zijn gewijzigd en haalt per medewerker alle regels op met hun ingangsdatum.
- De medewerker staat daarna in AFAS met contract, functie, rooster, salaris en fiscale gegevens, eventueel via de workflow voor indiensttreding.
- Een latere wijziging in SuccessFactors komt in AFAS met dezelfde ingangsdatum.
- Een einddatum in SuccessFactors beëindigt het contract in AFAS. Wat AFAS weigert, staat met de reden in het KoppelHet platform.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en AFAS Profit
- SuccessFactors vertelt welke medewerkers zijn gewijzigd, maar niet welke regel op welke datum geldt. KoppelHet haalt daarom daarna alle geldige regels met hun periode op en zet elke regel met eigen ingangsdatum in AFAS.
- Een persoon kan in SuccessFactors identificatienummers uit meerdere landen hebben. Voor AFAS gebruikt KoppelHet alleen het Nederlandse nummer als BSN.
- AFAS vraagt bij een indiensttreding fiscale gegevens. Die bestaan alleen in SuccessFactors als de Nederlandse landvelden zijn ingericht; anders vult de salarisadministratie ze in AFAS aan.
- Heeft iemand in SuccessFactors twee dienstverbanden tegelijk, dan worden het twee contracten onder één medewerker in AFAS.
- Looncomponenten in SuccessFactors zijn voor het hele concern ingericht, niet volgens een Nederlandse cao. Per component spreken we af of het het salaris, een vaste looncomponent of niets wordt in AFAS.
- De koppeling krijgt in SuccessFactors alleen toegang tot de Nederlandse medewerkers en de gegevens die AFAS nodig heeft.
- AFAS houdt persoonsgegevens en contractgegevens apart bij. KoppelHet splitst een wijziging uit SuccessFactors daarom over de juiste onderdelen in AFAS.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moet SuccessFactors de Nederlandse salarisvelden kennen?
Niet per se. Zijn de Nederlandse landvelden ingericht, dan nemen we ze mee. Anders blijven ze in AFAS en overschrijft de koppeling ze niet.
Wat gebeurt er met een wijziging met terugwerkende kracht?
KoppelHet zet de wijziging met de oorspronkelijke ingangsdatum in AFAS. AFAS verrekent het verschil in de eerstvolgende salarisrun.
Werkt dit als we SAP-payroll voor andere landen gebruiken?
Ja. De koppeling neemt alleen de Nederlandse medewerkers mee en raakt andere landen niet.
Wie beheert de koppeling?
KoppelHet. Elke ronde en elke fout staan in het platform, en wij passen de koppeling aan als er in SuccessFactors of AFAS iets verandert.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SAP SuccessFactors Employee Central wordt gelezen via de OData API, eerst gefilterd op lastModifiedDateTime, daarna de geldige records met fromDate en toDate (effective dated). Entiteiten PerPerson, PerPersonal, PerNationalId (country NLD), EmpEmployment, EmpJob (standardHours, jobCode, department) en EmpPayCompRecurring.
- Aanmelden met OAuth 2.0 en een SAML bearer assertion; technische gebruiker met rechten op de Nederlandse medewerkers. Nederlandse velden via country-specific fields. Concurrent employment geeft twee EmpEmployment-records.
- Naar AFAS schrijven we via de UpdateConnectors KnPerson en KnEmployee (AfasContract, AfasTimeTable, AfasOrguniFunction, AfasSalary, AfasAgencyFiscus).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
PerPerson.personIdExternal | Medewerker (EmId) of vrij veld | |
PerPersonal.firstName, lastName | Voornaam, voorvoegsel, achternaam (KnPerson) | Voorvoegsels splitsen als ze in lastName staan |
PerNationalId.nationalId (country NLD) | BSN | |
EmpEmployment.startDate | Begindatum contract (AfasContract) | |
EmpJob.standardHours | Rooster (AfasTimeTable) | Omrekenen naar de parttimefactor ten opzichte van de fulltime uren in AFAS |
EmpJob.jobCode | Functie (AfasOrguniFunction) | Via een vertaaltabel |
EmpJob.department | Organisatorische eenheid (AfasOrguniFunction) | Via een vertaaltabel |
EmpPayCompRecurring | Salaris (AfasSalary) en vaste looncomponenten | Per pay component bepalen we de AFAS-tegenhanger |
EmpEmployment.endDate | Einddatum contract |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central