HR naar ERP
SAP SuccessFactors AllSolutions koppeling: Employee Central-medewerkers per bv in AllSolutions
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en AllSolutions komt elke medewerker van een Nederlands bedrijf in Employee Central automatisch als medewerker in het juiste AllSolutions-bedrijf, met afdeling, functie en leidinggevende. Wijzigingen met een toekomstige ingangsdatum gaan op die datum door, en een vertrek wordt in AllSolutions een datum uit dienst in plaats van een verwijdering.
Wat de koppeling doet
Organisaties die de groep in SAP SuccessFactors beheren en in Nederland projecten, uren en financiën in AllSolutions draaien, zetten nieuwe collega's met de hand in AllSolutions. Wie per de eerste van de maand naar een andere bv gaat, schrijft dan nog weken uren in het oude bedrijf.
- HR slaat in Employee Central een indiensttreding, overplaatsing of vertrek op voor een Nederlands bedrijf.
- KoppelHet haalt dagelijks de functiegegevens op, ook die met een toekomstige ingangsdatum.
- Per Employee Central-bedrijf wisselt KoppelHet naar het bijbehorende AllSolutions-bedrijf.
- Een nieuwe medewerker wordt aangemaakt; een wijziging gaat op de ingangsdatum door met alleen de velden die anders zijn.
- Bij een uitdiensttreding zet KoppelHet de datum uit dienst; de medewerker en zijn uren blijven bestaan.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en AllSolutions
- Employee Central geeft standaard alleen de functiegegevens terug die vandaag gelden. Een overplaatsing per volgende maand ziet een koppeling dan pas op die dag. KoppelHet vraagt de gegevens op met een datumbereik, zodat toekomstige wijzigingen al bekend zijn en op hun ingangsdatum in AllSolutions komen.
- SAP waarschuwt dat een filter op de laatste wijzigingsdatum bij functiegegevens ook een ongewijzigd record kan teruggeven. KoppelHet vergelijkt daarom met de vorige stand en stuurt AllSolutions alleen velden die echt anders zijn.
- Elk bedrijf in Employee Central hoort bij een eigen AllSolutions-bedrijf. Het koppelaccount van AllSolutions logt in bij één standaardbedrijf en moet expliciet mogen wisselen; KoppelHet wisselt per Employee Central-bedrijf voordat het schrijft.
- Een overplaatsing naar een andere Nederlandse bv is in Employee Central vaak een nieuw functierecord met een ander bedrijf. In AllSolutions zijn dat twee bedrijven. KoppelHet geeft de medewerker een datum uit dienst in het oude bedrijf en maakt hem aan in het nieuwe, zodat uren tot die dag bij de juiste bv blijven.
- AllSolutions voert bij het aanmaken via de API dezelfde controles uit als op het scherm, ook voor velden die de klant zelf verplicht heeft gemaakt. KoppelHet legt bij de start vast welke verplichte velden er zijn en waar ze in Employee Central vandaan komen, zodat een nieuwe medewerker niet strandt.
- Employee Central kent naast de functiegegevens een aparte beëindiging per dienstverband. AllSolutions verwijdert geen medewerker die nog in uren of projecten voorkomt. KoppelHet zet bij een beëindiging daarom alleen de datum uit dienst, en haalt die weg als HR het vertrek terugdraait.
- Volgens de documentatie die wij vonden, stopt SAP rond 20 november 2026 met basic authentication voor de SuccessFactors-API's. KoppelHet gebruikt OAuth met een SAML-assertie, zodat de koppeling naar AllSolutions daar niet door stilvalt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan salarissen ook mee naar AllSolutions?
Nee. De koppeling vult medewerkergegevens voor uren en projecten. Kostprijzen beheert finance in AllSolutions.
Wat als een afdeling nog niet bestaat in AllSolutions?
Dan keurt AllSolutions de medewerker af. KoppelHet meldt de ontbrekende afdeling aan finance en probeert het daarna opnieuw.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SAP SuccessFactors Employee Central via de OData API (v2) met OAuth 2.0 en een SAML bearer assertion. EmpEmployment (personIdExternal, userId, startDate, endDate), EmpJob (company, department, costCenter, jobTitle, managerId, startDate) en PerPersonal. Zonder datumparameter geldt asOfDate vandaag; KoppelHet gebruikt fromDate en toDate om toekomstige records te zien. Volgens SAP KBA 2920680 kan een filter op lastModifiedDateTime bij EmpJob ook ongewijzigde segmenten opleveren.
- AllSolutions via de REST API: inloggen met signature en refreshtoken; GET met filters op een weergave, POST per record (zelfde controles als het formulier, inclusief klantverplichte velden), PUT op het record-ID met alleen gewijzigde velden. Wisselen van bedrijf via de functie voor inlogbedrijven, die voor de API-gebruiker moet zijn geautoriseerd. Velden en labels bepaalt de klant met weergaven en instellingen voor de REST API.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in AllSolutions | Toelichting |
|---|---|---|
EmpEmployment.personIdExternal of userId | Personeelsnummer | Vaste sleutel, per klant gekozen |
PerPersonal (firstName, lastName) | Naam | |
EmpJob.company | AllSolutions-bedrijf (inlogbedrijf) | Vertaaltabel per bedrijf |
EmpJob.department | Afdeling | |
EmpJob.costCenter | Kostenplaats | |
EmpJob.jobTitle | Functie | |
EmpJob.managerId | Leidinggevende | |
EmpEmployment.startDate en endDate | Datum in dienst en datum uit dienst |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central