Leren en certificaten
SAP SuccessFactors aNewSpring koppeling: deelnemers uit Employee Central, afgeronde cursussen als extern leermoment
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en aNewSpring wordt elke medewerker uit Employee Central automatisch deelnemer in aNewSpring, in de groep van zijn afdeling en gekoppeld aan zijn leidinggevende. Rondt hij een cursus in aNewSpring af, dan komt die als extern leermoment in zijn leerhistorie in SuccessFactors Learning.
Wat de koppeling doet
Organisaties met SuccessFactors Employee Central die eigen opleidingen in aNewSpring geven, zetten deelnemers vaak met een export klaar. Medewerkers met een global assignment of een tweede baan krijgen dan een tweede account, en wat in aNewSpring is afgerond ontbreekt in SuccessFactors Learning, waar HR over verplichte scholing rapporteert.
- KoppelHet leest gewijzigde personen uit Employee Central, met dienstverband, functie-informatie en zakelijk e-mailadres.
- Per persoon is er één deelnemer in aNewSpring met personIdExternal als extern ID, in de groep van de afdeling van de thuisplaatsing.
- De leidinggevende uit EmpJob wordt begeleider, zodat hij de voortgang van zijn team in aNewSpring ziet.
- Na de afsluitende activiteit stuurt aNewSpring een webhook; KoppelHet zet de cursus als extern leermoment bij het actieve gebruikers-ID in SuccessFactors Learning.
- Bij uitdiensttreding archiveert KoppelHet de deelnemer; resultaten blijven in aNewSpring bewaard.
Terug: Afgeronde cursussen met datum en cijfer
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en aNewSpring
- Bij een global assignment maakt Employee Central een extra dienstverband met een eigen gebruiker aan, met assignmentClass GA naast de thuisplaatsing ST. aNewSpring kent één deelnemer per extern ID. KoppelHet gebruikt daarom personIdExternal als sleutel en neemt groep en begeleider van de ST-plaatsing, zodat niemand twee leeraccounts krijgt.
- SuccessFactors Learning schrijft een leermoment op het gebruikers-ID, niet op de persoon. Heeft iemand door een herindiensttreding of tweede baan meer dan één gebruiker, dan zoekt KoppelHet de gebruiker van het dienstverband met status actief of verlof, en zet de afgeronde aNewSpring-cursus daar neer.
- Employee Central geeft voor een nieuwe medewerker vóór de startdatum alleen basisgegevens zoals naam en startdatum, vaak nog zonder zakelijk e-mailadres. aNewSpring vraagt een unieke login. KoppelHet maakt de deelnemer pas aan zodra het werkadres er is, en vraagt daarvoor de gegevens op met de startdatum als peildatum.
- Employee Central kent naast actief en uit dienst ook statussen als betaald en onbetaald verlof. Bij verlof blijft de deelnemer in aNewSpring actief, zodat een verplichte cursus na terugkomst verder kan; pas bij status T archiveert KoppelHet hem.
- aNewSpring stuurt bij een afgeronde cursus tegelijk een CourseCompleted- en een CoursePartCompleted-webhook. KoppelHet verwerkt alleen CourseCompleted, zodat er per cursus één leermoment in SuccessFactors Learning komt en niet één per onderdeel.
- Het cijfer in de webhook komt van de activiteit die in de aNewSpring-template bij Cursus eindcijfer baseren op is gekozen. Een extern leermoment toont in SuccessFactors Learning geen voltooiingsstatus, dus KoppelHet neemt dat cijfer en het oordeel geslaagd op in het leermoment zelf.
- SAP beschrijft dat de API voor leermomenten ook 201 teruggeeft als een record niet is opgeslagen. aNewSpring wil binnen tien seconden antwoord op een webhook. KoppelHet bevestigt de webhook daarom direct, schrijft het leermoment daarna, leest de leerhistorie terug en probeert het zelf opnieuw als het leermoment ontbreekt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom personIdExternal en niet het gebruikers-ID als sleutel?
Een persoon houdt zijn personIdExternal, terwijl er bij een global assignment, tweede baan of herindiensttreding een nieuwe gebruiker bij kan komen. Zo blijft de cursushistorie in aNewSpring bij één deelnemer.
Schrijft de koppeling medewerkers ook in voor cursussen?
Niet in de eerste versie. Groepen uit Employee Central kunnen later als uitbreiding aan een cursus worden gekoppeld; aNewSpring kan hele groepen tegelijk inschrijven.
Hebben we SuccessFactors Learning nodig?
Voor de deelnemers in aNewSpring niet. Voor de afgeronde cursussen terug wel, of een andere plek in SuccessFactors die we samen kiezen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Employee Central via de OData API v2 met OAuth 2.0: PerPerson met employmentNav/userNav, employmentNav/jobInfoNav (department, managerId, emplStatusNav), emailNav en personEmpTerminationInfoNav; delta op lastModifiedDateTime en startDate, customPageSize 100, asOfDate voor nieuwe medewerkers. SuccessFactors Learning via learningevent-service/v1/ExternalLearningEvents.
- aNewSpring API met een API key: POST /addOrUpdateUser/{userID} (login, firstName, lastName, company, locale, archived), POST /initializeId/{login}/{userID} voor bestaande deelnemers, POST /addGroup/{groupID} en /addGroupUsers, POST /setTeacherStudents/{teacherID}. Webhook CourseCompleted met grade en passed, X-WebHook-Signature (Base64 HMAC-SHA1), antwoord binnen tien seconden met 200, 201, 202 of 204.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in aNewSpring | Toelichting |
|---|---|---|
personIdExternal | userID (extern ID) | Blijft gelijk bij global assignment, tweede baan en herindiensttreding |
PerEmail (zakelijk, primair) | login | |
PerPersonal firstName en lastName | firstName en lastName | |
EmpJob department (assignmentClass ST) | Groep van het type Student met parent | |
EmpJob managerId | setTeacherStudents van de leidinggevende | |
FOCompany | company | |
emplStatus T | archived = true | |
CourseCompleted: name, completeDate en grade | External learning event bij userId van het actieve dienstverband | Terugweg naar SuccessFactors Learning |
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central