ASVerzuimmelding (SIVI)
SAP SuccessFactors koppelen met de arbodienst via SIVI: ziekte en herstel uit Employee Central
Met een koppeling tussen SAP SuccessFactors en de Arbodienst gaan goedgekeurde ziekmeldingen, wijzigingen en herstel van Nederlandse medewerkers uit Employee Central automatisch naar de arbodienst, in het SIVI-formaat dat arbodiensten verwerken. Ook nieuwe dienstverbanden staan vooraf bij de arbodienst, zodat een eerste ziekmelding niet blijft hangen op een onbekende medewerker.
Wat de koppeling doet
Organisaties met SAP SuccessFactors Employee Central als HR-systeem en een Nederlandse arbodienst houden verzuim vaak dubbel bij, in Time Off en in het portaal van de arbodienst. Komt een nieuwe medewerker pas bij de eerste ziekmelding in beeld, dan kost het uitzoeken dagen van de wettelijke termijn.
- Een nieuw dienstverband bij de Nederlandse company gaat als dienstverband en werknemer naar de arbodienst, voordat iemand ziek kan worden.
- Een medewerker of leidinggevende meldt ziekte in SuccessFactors; pas na goedkeuring pakt KoppelHet die op.
- Loopt het verzuim lang door en zet HR het om naar een leave of absence, dan blijft het voor de arbodienst hetzelfde verzuimgeval.
- Bij terugkeer gaat de hersteldatum naar de arbodienst, ook als die terugkeer gedeeltelijk is.
- De retour- en verwerkingsmelding van de arbodienst komt terug in het KoppelHet platform; een weigering gaat als taak naar HR in Nederland.
Waar je op let bij SAP SuccessFactors en Arbodienst (SIVI)
- In SuccessFactors heeft een time off-aanvraag een goedkeuringsstatus. De arbodienst krijgt alleen goedgekeurde ziekte; een aanvraag die nog wacht of is afgewezen, gaat niet mee.
- Langdurig verzuim staat in SuccessFactors vaak als leave of absence, met een verwachte en een werkelijke terugkeerdatum. De werkelijke terugkeer ligt daar altijd een dag na de einddatum, en dat is precies de hersteldatum die de arbodienst wil.
- Een leave of absence zet de medewerker in SuccessFactors op een andere status, maar voor de arbodienst is het geen vertrek. KoppelHet stuurt het dienstverband dan niet als beëindigd door.
- Met concurrent employment heeft één persoon in SuccessFactors twee dienstverbanden met elk een eigen user. De arbodienst wil één werknemer met twee dienstverbanden, dus het persoonsnummer wordt het Werknemer ID en elke user een dienstverband.
- EmpJob is effective dated. KoppelHet leest de afdeling en leidinggevende die golden op de eerste ziektedag, zodat een overplaatsing tijdens het verzuim de melding niet naar de verkeerde eenheid stuurt.
- Het BSN staat in SuccessFactors bij de nationale ID's met land NLD. Omdat arbodiensten het BSN maar beperkt mogen gebruiken, leest de koppeling dat veld standaard niet.
- SuccessFactors kent de Nederlandse vangnetregeling niet. We leggen die vast in een landspecifiek veld voor Nederland, zodat de rest van het concern er niets van merkt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moet ons globale SuccessFactors-team iets aanpassen?
Weinig: een technische gebruiker met leesrechten en een landspecifiek veld voor het vangnet. Ziek melden werkt verder zoals het al werkt.
Gaat ziekte die nog niet is goedgekeurd al naar de arbodienst?
Nee. Wil je dat ziekte direct gaat, dan richten we het ziekte-time type in zonder goedkeuringsstap.
Wat als de arbodienst een melding weigert?
Dan staat de reden in het KoppelHet platform en krijgt HR in Nederland een taak. Na de correctie in SuccessFactors gaat de melding opnieuw.
Kan dezelfde koppeling ook naar een verzuimverzekeraar?
Ja, als uitbreiding. SIVI heeft een apart bericht van werkgever naar verzekeraar; de SuccessFactors-kant blijft gelijk.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SuccessFactors Employee Central wordt gelezen via de OData API v2 met OAuth 2.0 (SAML bearer assertion), gefilterd op lastModifiedDateTime en de Nederlandse company. Ziekte uit EmployeeTime (timeType, approvalStatus, startDate, endDate, loaExpectedReturnDate, loaActualReturnDate); dienstverbanden uit EmpEmployment en EmpJob (department, managerId, standardHours) met fromDate en toDate.
- Naar de arbodienst gaan de SIVI-berichten Dienstverbanden, Werknemer gegevens en Verzuimmeldingen (XML met XSD per bericht); de arbodienst stuurt Retourmeldingen terug. Versie en transport spreken we af met de arbodienst, die de actuele en de twee vorige jaarversies ondersteunt.
- Technische gebruiker in SuccessFactors met leesrechten op time off en de Nederlandse medewerkers; geen basic authentication.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SAP SuccessFactors | Veld in Arbodienst (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
personIdExternal | Identificatie werknemer | Gelijk over alle dienstverbanden van één persoon |
userId (EmpEmployment) | Identificatie dienstverband | Bij concurrent employment één per dienstverband |
EmployeeTime.startDate | Datum eerste verzuimdag | |
EmployeeTime.loaActualReturnDate | Datum hersteld | In SuccessFactors al de dag na de einddatum |
Afwezige uren ten opzichte van EmpJob.standardHours | Percentage verzuim | |
EmpJob.department op de eerste verzuimdag | Organisatie-eenheid, code | Via een vertaaltabel naar de eenheden bij de arbodienst |
EmpJob.managerId | Contactpersoon (leidinggevende) | |
Country-specific field of extra veld | Vangnet J/N | |
PerNationalId (country NLD) | BSN | Alleen als de arbodienst erom vraagt en jullie akkoord zijn |
- SAP Business Accelerator Hub – Employee Central (OData v2)
- SAP KBA 2914686 – Leave of absence beëindigen via OData (loaActualReturnDate)
- SAP KBA 2836870 – Actual return date moet een dag na de einddatum liggen
- SAP KBA 2857820 – vaste goedkeuringsstatussen Employee Time
- SIVI – Verzuimstandaard Werkgevers – Arbodiensten
- SIVI – Toelichting Verzuimstandaard Werkgevers – Arbodiensten 2026 (concept)
Gerelateerd
Ashby → SAP SuccessFactors
Ashby SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central
Bullhorn → SAP SuccessFactors
Bullhorn SAP SuccessFactors koppeling: plaatsingen als medewerker of contingent worker in Employee Central
Carerix → SAP SuccessFactors
Carerix SAP SuccessFactors koppeling: geslaagde plaatsing als nieuwe medewerker in Employee Central
Greenhouse → SAP SuccessFactors
Greenhouse SAP SuccessFactors koppeling: aanname als nieuwe medewerker in Employee Central